Na początku działalności księgowość często wydaje się stosunkowo prosta. Kilka lub kilkanaście faktur miesięcznie, podstawowe koszty, składki i podatek. Wraz z rozwojem firmy pojawiają się jednak pracownicy, leasingi, środki trwałe, większe kontrakty, transakcje zagraniczne czy nowe źródła finansowania. Wtedy zmieniają się również potrzeby przedsiębiorcy.

Artykuł sponsorowany

Księgowość dla małych firm nie powinna być wybierana wyłącznie na podstawie ceny czy liczby dokumentów. Znaczenie ma forma prawna, sposób opodatkowania, rodzaj prowadzonej działalności oraz to, jakich informacji właściciel potrzebuje do zarządzania biznesem.

Do wyboru pozostaje również sposób współpracy – od tradycyjnego przekazywania dokumentów do biura rachunkowego po księgowość online dla małych firm.

Jak wybrać rozwiązanie, które odpowiada obecnej sytuacji przedsiębiorstwa, ale nie stanie się ograniczeniem, gdy firma zacznie się rozwijać?

Mała firma nie zawsze oznacza prostą księgowość

Wielkość przedsiębiorstwa nie przesądza o stopniu skomplikowania jego rozliczeń.

Firma zatrudniająca dwie osoby może prowadzić transakcje zagraniczne, posiadać kilka samochodów w leasingu i współpracować z dużą liczbą podwykonawców. Z kolei przedsiębiorstwo zatrudniające większy zespół może działać w stosunkowo prostym modelu.

Dlatego wybierając księgowość dla małych firm Wrocław, warto patrzeć nie tylko na skalę działalności, ale przede wszystkim na jej charakter.

Znaczenie ma m.in. liczba i rodzaj transakcji, forma prawna przedsiębiorstwa, sposób finansowania, zatrudnienie czy zakres obowiązków podatkowych.

Istotne są również plany.

Jeżeli właściciel już dzisiaj wie, że za kilka miesięcy chce zatrudnić pracowników, wejść na zagraniczny rynek albo przekształcić działalność w spółkę, warto uwzględnić to przy wyborze księgowości.

Tradycyjna księgowość – kiedy taki model się sprawdza?

Tradycyjny model współpracy z biurem rachunkowym opiera się na regularnym przekazywaniu dokumentów i bezpośrednim kontakcie z księgowym.

Dla części przedsiębiorców nadal jest to wygodne rozwiązanie. Szczególnie wtedy, gdy właściciel chce mieć możliwość osobistego spotkania, działalność generuje dokumenty papierowe albo część procesów nie została jeszcze zdigitalizowana.

Najważniejsze nie jest jednak to, czy dokumenty trafiają do księgowości w teczce, czy elektronicznie.

Znacznie większe znaczenie ma jakość obsługi.

Przedsiębiorca powinien wiedzieć, kto odpowiada za jego rozliczenia, kiedy otrzyma informacje o wysokości zobowiązań oraz do kogo może zwrócić się w przypadku nietypowej transakcji.

Dobry model współpracy powinien również jasno określać, które obowiązki wykonuje biuro, a za które odpowiada klient.

Księgowość online dla małych firm – na czym polega?

Cyfryzacja sprawiła, że dokumentów nie trzeba już dostarczać osobiście do biura rachunkowego.

Księgowość online dla małych firm pozwala przekazywać faktury i inne dokumenty elektronicznie, a komunikacja z księgowym może odbywać się zdalnie.

Takie rozwiązanie jest szczególnie wygodne dla przedsiębiorców działających w różnych miejscach, pracujących zdalnie albo po prostu chcących ograniczyć czas poświęcany na administrację.

Ważne jest jednak rozróżnienie dwóch rzeczy.

Księgowość online nie musi oznaczać samodzielnej księgowości.

Przedsiębiorca może korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów, a jednocześnie mieć po drugiej stronie księgowego odpowiedzialnego za prowadzenie rozliczeń i dostępnego w przypadku pytań.

Technologia powinna ułatwiać współpracę, ale nie zastępuje specjalistycznej wiedzy.

Czy najtańszy pakiet online zawsze wystarczy?

Przy niewielkiej liczbie dokumentów podstawowy model obsługi może być wystarczający.

Problem pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna przeprowadzać transakcje wymagające indywidualnej analizy.

Standardowy pakiet może obejmować bieżące księgowanie dokumentów i przygotowanie rozliczeń, ale niekoniecznie konsultację dotyczącą planowanej inwestycji, umowy ze wspólnikiem czy konsekwencji podatkowych nowego modelu sprzedaży.

Dlatego przed wyborem usługi warto sprawdzić nie tylko cenę, ale również jej zakres.

Istotne jest również to, co dzieje się w przypadku problemu. Czy przedsiębiorca może porozmawiać z osobą prowadzącą jego księgowość? Czy otrzyma wyjaśnienie konkretnej sytuacji? Czy biuro może skonsultować zagadnienie z doradcą podatkowym?

Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają realnie porównać oferty.

Kiedy mała firma potrzebuje pełnej księgowości?

Pełne księgi kojarzą się przede wszystkim z dużymi przedsiębiorstwami. W praktyce prowadzą je również mniejsze podmioty.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych może wynikać m.in. z formy prawnej przedsiębiorstwa lub przekroczenia określonych ustawowo warunków.

Dlatego pełna księgowość dla małych firm nie jest sprzecznością.

Niewielka spółka z o.o. może mieć kilka osób w zespole i stosunkowo niewielką liczbę dokumentów, a jednocześnie prowadzić księgi rachunkowe.

Pełna księgowość oznacza bardziej rozbudowany sposób ewidencjonowania operacji gospodarczych. Pozwala ujmować m.in. aktywa, zobowiązania, kapitały, przychody i koszty oraz przygotowywać sprawozdawczość finansową.

Wymaga to większej precyzji, ale jednocześnie daje szerszy obraz sytuacji przedsiębiorstwa.

Pełna księgowość może być również źródłem informacji dla właściciela

Pełne księgi bywają traktowane wyłącznie jako dodatkowy obowiązek.

Tymczasem dobrze zorganizowana pełna księgowość dla małych firm może dostarczać danych przydatnych w zarządzaniu biznesem.

Właściciel może analizować nie tylko przychody i koszty, ale również należności od klientów, zobowiązania, majątek czy strukturę finansowania.

Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy firma zaczyna rosnąć.

Przedsiębiorca, który wcześniej kontrolował biznes na podstawie kilku faktur i salda rachunku bankowego, z czasem potrzebuje dokładniejszych danych.

Księgowość może wtedy stać się jednym ze źródeł informacji wykorzystywanych przy decyzjach dotyczących inwestycji, zatrudnienia czy finansowania.

Online czy tradycyjnie? Ważniejszy jest sposób współpracy

Sam kanał przekazywania dokumentów nie przesądza o jakości księgowości.

Można mieć bardzo dobrą księgowość prowadzoną całkowicie zdalnie i słabą obsługę świadczoną przez biuro znajdujące się kilka ulic dalej. Możliwa jest również sytuacja odwrotna.

Dlatego wybór pomiędzy obsługą online a tradycyjną powinien zależeć przede wszystkim od potrzeb przedsiębiorcy.

Jeżeli firma działa cyfrowo, księgowość online dla małych firm może znacząco uprościć obieg dokumentów. Jeżeli właściciel preferuje bezpośrednie spotkania, warto pozostawić również taką możliwość.

Coraz częściej sprawdza się model mieszany: dokumenty są przekazywane elektronicznie, natomiast przedsiębiorca zachowuje możliwość bezpośredniej konsultacji ze swoim księgowym lub innym specjalistą.

Jak wybrać księgowość dla małej firmy?

Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić nie tylko miesięczną cenę.

Znaczenie mają zakres usług, sposób komunikacji oraz doświadczenie w obsłudze przedsiębiorstw o podobnym profilu.

W szczególności warto ustalić:

1. co dokładnie obejmuje miesięczna obsługa i które czynności są dodatkowo płatne;
2. kto będzie prowadził księgowość firmy i jak wygląda kontakt z tą osobą;
3. w jaki sposób przekazywane są dokumenty i czy przedsiębiorca ma do nich dostęp online;
4. czy biuro prowadzi również pełne księgi, jeżeli firma zmieni formę prawną lub pojawi się taki obowiązek;
5. czy dostępna jest obsługa kadrowo-płacowa, gdy przedsiębiorstwo zacznie zatrudniać;
6. czy w bardziej złożonych sprawach można skorzystać ze wsparcia doradcy podatkowego lub prawnika;
7. czy zakres współpracy można rozszerzać wraz z rozwojem biznesu.

Dzięki temu przedsiębiorca nie wybiera usługi wyłącznie na dzisiaj, ale również z myślą o kolejnym etapie działalności.

Księgowość powinna rozwijać się razem z firmą

Potrzeby przedsiębiorstwa zmieniają się.

Na początku wystarczające może być podstawowe prowadzenie rozliczeń. Później pojawia się obsługa pracowników, większa liczba dokumentów, bardziej skomplikowane transakcje i potrzeba uzyskiwania dodatkowych informacji finansowych.

W pewnym momencie może również pojawić się spółka i pełne księgi.

Nie oznacza to, że przedsiębiorca powinien od pierwszego dnia kupować najbardziej rozbudowany pakiet usług.

Warto natomiast wybrać takie rozwiązanie, które można rozwijać bez konieczności reorganizowania całego zaplecza przy każdej zmianie skali działalności.

Najważniejsze wnioski

Dobra księgowość dla małych firm powinna być dopasowana nie tylko do liczby dokumentów, ale również do formy prawnej, charakteru działalności i planów przedsiębiorcy.

Dla części firm odpowiednim rozwiązaniem będzie uproszczona ewidencja i elektroniczny obieg dokumentów. W innych przypadkach konieczna będzie pełna księgowość dla małych firm.

Również wybór pomiędzy obsługą tradycyjną a księgowością online dla małych firm nie powinien sprowadzać się do pytania, które rozwiązanie jest nowocześniejsze.

Najważniejsze jest to, czy przedsiębiorca otrzymuje prawidłowe rozliczenia, sprawną komunikację i dostęp do specjalisty wtedy, gdy pojawia się problem.

Szukasz księgowości dopasowanej do swojej firmy?

W ILT Księgowość obsługujemy zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki prowadzące pełne księgi rachunkowe. Zapewniamy również obsługę kadrowo-płacową, a w bardziej złożonych sprawach współpracujemy z doradcami podatkowymi i prawnikami Kancelarii ILT.

Obsługa może odbywać się zdalnie, dlatego miejsce prowadzenia działalności nie musi ograniczać wyboru księgowości.

Jeżeli zastanawiasz się, jaki model księgowości będzie odpowiedni dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami. Dobierzemy zakres obsługi do obecnej skali działalności i jej dalszych planów.