Do kiedy można wystawiać papierowe faktury? Sprawdź, jakie zmiany wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jakie są wyjątki od obowiązku e-fakturowania.

Zmiany w przepisach dotyczących faktur papierowych i KSeF

Od nowego roku, dokładnie od 1 stycznia 2024, przedsiębiorcy w Polsce będą musieli przyzwyczaić się do nowego sposobu wystawiania faktur. Tradycyjne wersje papierowe znikną z obiegu, a ich miejsce zajmą wyłącznie faktury elektroniczne. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma na celu usprawnienie procesu zarówno wystawiania, jak i odbierania dokumentów poprzez cyfryzację.

Pomimo że standardowe użycie faktur papierowych zostanie zniesione, w sytuacjach wyjątkowych określonych prawem nadal będzie można z nich korzystać. Zmiany te są skonstruowane tak, aby poprawić efektywność i ograniczyć potencjalne nadużycia podatkowe dzięki lepszej kontroli nad transakcjami.

Implementacja KSeF to krok w kierunku nowoczesnego zarządzania finansową dokumentacją oraz zapewnienia zgodności z aktualnymi przepisami prawa. Przedsiębiorcy powinni przygotować się do tych zmian poprzez:

• dostosowanie swoich systemów księgowych do obsługi e-faktur,
• zapoznanie się z nowymi regułami funkcjonowania systemu.

Faktury papierowe a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza pełną cyfryzację procesu fakturowania, zmniejszając rolę faktur papierowych. Dzięki temu systemowi, dokumenty muszą być przekształcane z tradycyjnej formy na cyfrową, co usprawni przepływ informacji i ograniczy ryzyko pomyłek.

Przedsiębiorstwa powinny zapewnić, że dane z papierowych faktur są dostępne w ich systemach, co przyspieszy rozliczenia i uczyni je bardziej efektywnymi i klarownymi.

KSeF umożliwia automatyczne przesyłanie danych do urzędów skarbowych, co ułatwia monitorowanie transakcji oraz zmniejsza prawdopodobieństwo oszustw podatkowych. Choć faktury papierowe mogą być używane w wyjątkowych sytuacjach, przedsiębiorcy powinni przygotować się na dominację e-faktur.

Cyfryzacja nie tylko usprawni zarządzanie dokumentacją finansową, ale również obniży koszty związane z drukiem i archiwizacją tradycyjnych dokumentów.

Do kiedy można wystawiać papierowe faktury?

Od początku 2024 roku w Polsce nie będzie można używać faktur papierowych, z wyjątkiem określonych sytuacji. Do końca grudnia 2023 roku przedsiębiorcy mogą jeszcze wystawiać takie dokumenty, jak faktury z kas fiskalnych czy uproszczone. Jednak po tym terminie będą musieli przejść na faktury elektroniczne.

Taka zmiana ma na celu usprawnienie księgowości oraz lepszą kontrolę nad transakcjami handlowymi. Dodatkowo wdrożenie systemu e-faktur (KSeF) zwiększy przejrzystość i efektywność w obiegu dokumentów. Firmy powinny już teraz przygotować swoje systemy, aby bez przeszkód przejść na nowy sposób wystawiania faktur, gdy możliwość korzystania z papierowych wersji się zakończy.

Wyjątkowe sytuacje, w których można wystawiać faktury papierowe

Mimo że Krajowy System e-Faktur (KSeF) wyparł tradycyjne faktury papierowe, w wyjątkowych okolicznościach wciąż można je wystawiać. Na przykład, gdy system KSeF ulegnie awarii. W takich sytuacjach przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania z trybu offline, co pozwala im na przygotowanie zarówno wersji papierowej, jak i elektronicznej dokumentów. Takie rozwiązanie, zwane trybem awaryjnym, pomaga utrzymać płynność operacyjną mimo technicznych przeszkód.

Istnieją również inne szczególne okoliczności wymagające użycia tradycyjnych faktur:

• Awaria systemu KSeF – umożliwia wystawienie faktur w trybie offline;
• Brak dostępu do internetu – gdy przerwy w dostępie do sieci uniemożliwiają korzystanie z systemów elektronicznych;
• Specjalne wymagania klientów – niektórzy klienci mogą preferować lub wymagać faktur w formie papierowej.

Choć cyfryzacja znacznie usprawnia zarządzanie dokumentacją i redukuje koszty, firmy muszą być gotowe na niespodziewane sytuacje i znać odpowiednie procedury działania. Dzięki temu mogą zachować zgodność z przepisami oraz uniknąć zakłóceń w codziennym funkcjonowaniu.

Po 2024 roku faktury papierowe staną się rzadkością, jednak ich rola pozostaje istotna w razie konieczności elastycznego podejścia do księgowości. Ważne jest, aby przedsiębiorstwa zapewniły gotowość swoich systemów na różne scenariusze oraz upewniły się, że ich pracownicy są świadomi procedur obowiązujących w przypadku awarii KSeF lub innych nagłych potrzeb zastosowania papierowych dokumentów finansowych.

Przyszłość faktur papierowych po wprowadzeniu KSeF

Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), faktury papierowe pozostaną akceptowane, choć ich rola będzie stopniowo maleć. Firmy, które nie muszą stosować KSeF, nadal mogą wybierać tradycyjne faktury jako jedną z opcji dokumentacji finansowej. Pomimo cyfryzacji księgowości, klasyczne faktury znajdą zastosowanie w określonych sytuacjach.

Celem tych zmian jest usprawnienie procesów księgowych oraz lepsza kontrola nad transakcjami handlowymi. Przedsiębiorstwa powinny przygotować się na dominację e-faktur i dostosować swoje systemy do nowego modelu operacyjnego. Warto podkreślić, że mimo przewagi rozwiązań elektronicznych, czasami papierowe faktury mogą być preferowane z uwagi na specyficzne wymagania klientów lub trudności techniczne związane z użyciem systemów cyfrowych.

W przyszłości kluczowa będzie zdolność firm do elastycznego dostosowywania się do nowych regulacji prawnych i potrzeb rynkowych po wdrożeniu KSeF. Przedsiębiorstwa powinny zadbać o ciągłość działania poprzez odpowiednie przygotowanie technologiczne oraz szkolenie personelu w zakresie obsługi różnych wariantów wystawiania dokumentów finansowych.