Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie etapowo i wprowadza istotne zmiany dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną oraz wynajmujących nieruchomości prywatnie. Wbrew powszechnym przekonaniom, obie te grupy mogą zostać objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, zależnie od charakteru sprzedaży i statusu nabywcy.
- Działalność nierejestrowana – definicja, charakterystyka i status podatkowy
- KSeF i obowiązkowe etapy wdrożenia systemu
- Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą korzystać z KSeF?
- Wymóg posiadania numeru NIP dla działalności nierejestrowanej w KSeF
- Najem prywatny – definicja, status podatkowy i zwolnienia VAT
- Najem prywatny a obowiązek wystawiania faktur w KSeF
- Wymóg posiadania numeru NIP dla wynajmujących w KSeF
- Porównanie obowiązków KSeF w B2C i B2B dla działalności nierejestrowanej i najmu prywatnego
- Praktyczne kroki przygotowawcze do wdrożenia KSeF dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną
- Praktyczne kroki przygotowawcze do wdrożenia KSeF dla wynajmujących nieruchomości
- Zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF
- Sankcje i odpowiedzialność za niewdrożenie KSeF
- Praktyczne wyzwania i rozwiązania dla działalności nierejestrowanej
- Praktyczne wyzwania i rozwiązania dla wynajmujących nieruchomości
Ten poradnik wyjaśnia, kiedy KSeF dotyczy działalności nierejestrowanej i najmu prywatnego, jakie limity stosować oraz jakie kroki podjąć, aby przygotować się do zmian obowiązujących od 1 kwietnia 2026 roku.
Działalność nierejestrowana – definicja, charakterystyka i status podatkowy
Działalność nierejestrowana (tzw. „firma na próbę”) to aktywność zarobkowa osób fizycznych, która nie wymaga wpisu do CEIDG. Zgodnie z art. 5 Prawa przedsiębiorców, nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny nie przekracza w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia oraz która w ostatnich 60 miesiącach nie wykonywała działalności gospodarczej.
W 2026 roku limit działalności nierejestrowanej wynosi 10 813,50 zł na kwartał (225% z 4806 zł). Kluczową cechą tej formy jest brak obowiązku opłacania składek ZUS i zdrowotnych, co obniża koszt rozpoczęcia drobnej aktywności zarobkowej.
Mimo braku rejestracji w CEIDG, w świetle ustawy o VAT osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest uznawana za podatnika wykonującego działalność gospodarczą. Zgodnie z art. 15 ustawy o VAT, obejmuje to m.in. ciągłe wykorzystywanie towarów lub praw dla celów zarobkowych, co oznacza, że taka osoba jest podatnikiem VAT (choć może korzystać ze zwolnień).
KSeF i obowiązkowe etapy wdrożenia systemu
Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dla czytelności kluczowe daty i zakres obowiązków zestawiono poniżej:
| Data | Kogo dotyczy | Zakres obowiązku | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | najwięksi podatnicy (sprzedaż brutto 2024 > 200 mln zł) | obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF | pierwsza fala wdrożenia |
| 1 kwietnia 2026 | pozostali podatnicy VAT | obowiązek KSeF co do zasady | z wyłączeniem najmniejszych – limit 10 tys. zł brutto/mies. |
| do 31 grudnia 2026 | podatnicy korzystający z okresu przejściowego | wystawianie poza KSeF możliwe do 10 tys. zł brutto/mies. | faktury uproszczone (≤ 450 zł) i z kas również poza KSeF |
| od 1 stycznia 2027 | wszyscy podatnicy | pełny obowiązek KSeF | wejście w życie kar administracyjnych |
Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą korzystać z KSeF?
W relacjach B2C (na rzecz konsumentów) nie ma obowiązku samodzielnego wystawiania faktury; na żądanie można ją wystawić poza KSeF. Sprzedaż konsumencka jest wyłączona z obligatoryjnego fakturowania ustrukturyzowanego.
W relacjach B2B (na rzecz przedsiębiorców) od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF jest zasadą. Do 31 grudnia 2026 roku działa limit 10 tys. zł brutto/mies. – poniżej którego faktury można wystawiać poza KSeF. Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu wszystkie kolejne faktury do końca roku muszą być w KSeF.
Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną powinny monitorować, komu i na jaką kwotę wystawiają faktury B2B. Przekroczenie progu skutkuje natychmiastowym i trwałym (do końca roku) wejściem w pełny obowiązek KSeF.
Wymóg posiadania numeru NIP dla działalności nierejestrowanej w KSeF
Warunkiem wystawienia faktury w KSeF jest posiadanie numeru NIP. Ponieważ działalność nierejestrowana nie jest wpisywana do CEIDG, NIP należy uzyskać samodzielnie.
NIP uzyskasz, składając formularz NIP-7 do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania (osobiście, listownie lub elektronicznie). Od 1 stycznia 2026 roku NIP-7 można złożyć także w e-Urzędzie Skarbowym.
Brak NIP uniemożliwia wystawienie faktury ustrukturyzowanej, dlatego wniosek warto złożyć z wyprzedzeniem, szczególnie przy planowanych transakcjach B2B.
Najem prywatny – definicja, status podatkowy i zwolnienia VAT
Najem prywatny to wynajmowanie nieruchomości poza zarejestrowaną działalnością gospodarczą. Przychody opodatkowane są ryczałtem: 8,5% do 100 tys. zł rocznie i 12,5% od nadwyżki.
Wynajem lokali mieszkalnych wyłącznie na cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT). Zwolnienie nie obejmuje m.in. najmu na cele biurowe, usługowe, rekreacyjne oraz najmu krótkoterminowego.
Jeśli zwolnienie przedmiotowe nie przysługuje, można stosować zwolnienie podmiotowe do 240 tys. zł rocznie (od 2026 r.). Przychody z najmu prywatnego wliczają się do limitu z art. 113 ustawy o VAT łącznie z innymi przychodami.
Najem prywatny a obowiązek wystawiania faktur w KSeF
Dla najemców-konsumentów (B2C) co do zasady nie ma obowiązku wystawienia faktury; na żądanie można ją wystawić poza KSeF. Operację ewidencyjną można ująć dokumentem wewnętrznym „WEW”.
Gdy najemcą jest przedsiębiorca (B2B), od 1 kwietnia 2026 roku trzeba wystawić fakturę w KSeF – niezależnie od statusu VAT wynajmującego. Do 31 grudnia 2026 roku działa przejściowy limit 10 tys. zł brutto/mies.; po jego przekroczeniu obowiązek KSeF powstaje natychmiast i trwa do końca roku.
Przykład: wynajem studentowi (osobie fizycznej) nie wymaga faktury, chyba że zażąda – wtedy poza KSeF. Wynajem spółce zapewniającej lokum pracownikowi wymaga faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.
Wymóg posiadania numeru NIP dla wynajmujących w KSeF
Wystawiając faktury w KSeF dla firm, wynajmujący musi posiadać NIP – nawet bez zarejestrowanej działalności gospodarczej.
Procedura jest identyczna: złóż NIP-7 (osobiście, listownie lub elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy). NIP powinien być nadany przed pierwszą fakturą w KSeF.
Bez NIP wystawienie faktury w KSeF nie jest możliwe, dlatego zaplanuj wniosek z wyprzedzeniem.
Porównanie obowiązków KSeF w B2C i B2B dla działalności nierejestrowanej i najmu prywatnego
Dla szybkiego rozeznania zobacz, jak różnią się obowiązki w zależności od statusu nabywcy i rodzaju przychodów:
| Sytuacja | Działalność nierejestrowana | Najem prywatny | Uwagi |
|---|---|---|---|
| B2C (konsument) | brak obowiązku KSeF; faktura na żądanie poza KSeF | brak obowiązku KSeF; faktura na żądanie poza KSeF | możliwe ujęcie dokumentem „WEW” (przy najmie) |
| B2B (przedsiębiorca) | obowiązkowy KSeF od 1.04.2026 | obowiązkowy KSeF od 1.04.2026 | do 31.12.2026: limit 10 tys. zł brutto/mies. poza KSeF |
| Faktury uproszczone (≤ 450 zł) | do 31.12.2026 poza KSeF | do 31.12.2026 poza KSeF | paragon z NIP do 450 zł = faktura uproszczona |
| NIP | wymagany do wystawienia w KSeF | wymagany do wystawienia w KSeF | uzyskaj przez NIP-7 |
Praktyczne kroki przygotowawcze do wdrożenia KSeF dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną
Aby sprawnie wejść w KSeF, wykonaj następujące działania:
- identyfikacja kontrahentów – oceń, czy i jak często wystawiasz faktury B2B; relacje B2C nie wymagają KSeF (faktury na żądanie poza systemem);
- uzyskanie NIP – jeśli przewidujesz transakcje B2B, złóż NIP-7 w urzędzie skarbowym lub przez e-Urząd Skarbowy, najlepiej przed 1 kwietnia 2026 r.;
- poznaj narzędzia – przetestuj bezpłatne aplikacje MF: Aplikację Podatnika KSeF i Aplikację Mobilną KSeF;
- sprawdź oprogramowanie – upewnij się, że program księgowy ma integrację API z KSeF lub poznaj harmonogram wdrożenia u dostawcy;
- monitoruj limit 10 tys. zł/mies. (do 31.12.2026) – do progu możesz fakturować B2B poza KSeF; po przekroczeniu wszystkie kolejne faktury w roku muszą być w KSeF;
- przygotuj się na pełen obowiązek od 1.01.2027 – wcześniejsze wdrożenie ograniczy ryzyko błędów i przestojów.
Praktyczne kroki przygotowawcze do wdrożenia KSeF dla wynajmujących nieruchomości
Wynajmujący powinni uporządkować procesy według poniższych kroków:
- weryfikacja najemców – rozróżnij B2C (bez KSeF) i B2B (KSeF obowiązkowy od 1.04.2026; faktury na żądanie B2C poza KSeF);
- uzyskaj NIP – jeśli wystawiasz faktury firmom, złóż NIP-7 i zapewnij nadanie NIP przed 1 kwietnia 2026 r.;
- poznaj narzędzia – korzystaj z Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF lub e‑Mikrofirmy w e‑Urzędzie Skarbowym;
- kontroluj limit 10 tys. zł/mies. (do 31.12.2026) – po jego przekroczeniu obowiązek KSeF powstaje natychmiast i trwa do końca roku;
- ustandaryzuj dokumentację – zaktualizuj wzory umów i procedury, wskazując tryb wystawiania faktur (poza KSeF/KSeF) i dane niezbędne do faktury;
- uwzględnij nowe wymogi UE – najem krótkoterminowy a rozporządzenie UE 2024/1028 (od 20 maja 2026 r.) mogą wymagać rejestracji lokali i dodatkowej ewidencji.
Zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF
Poniżej zebrano najważniejsze wyłączenia i ułatwienia przewidziane w przepisach:
- B2C – faktury dla konsumentów nie muszą być wystawiane w KSeF; tradycyjne formy są dopuszczalne;
- okres przejściowy do 31.12.2026 – jeśli łączna wartość sprzedaży brutto w miesiącu nie przekracza 10 tys. zł, można wystawiać faktury poza KSeF;
- faktury uproszczone i z kas – dokumenty do 450 zł brutto oraz faktury z kas rejestrujących mogą być poza KSeF do 31.12.2026; paragony z NIP do 450 zł pełnią funkcję faktury uproszczonej;
- zwolnienie z VAT ≠ zwolnienie z KSeF – w relacjach B2B podatnicy zwolnieni z VAT również wystawiają faktury w KSeF od 1.04.2026.
Sankcje i odpowiedzialność za niewdrożenie KSeF
W celu lepszej orientacji w ryzykach, poniżej najważniejsze konsekwencje:
- wysokość kary – do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF lub do 18,7% należności ogółem, gdy VAT nie wykazano;
- zakres naruszeń – niewystawienie w KSeF, niezgodność ze strukturą, brak terminowego dosłania faktur z trybu offline (1 dzień roboczy) lub przy niedostępności systemu (7 dni);
- termin stosowania kar – administracyjne kary z ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 roku; w 2026 roku nie są nakładane, nadal jednak grożą sankcje z KKS za wadliwe dokumentowanie.
Warto zachować zgodność z KSeF już od początku, aby ograniczyć ryzyko podatkowe i operacyjne.
Praktyczne wyzwania i rozwiązania dla działalności nierejestrowanej
Najczęstsze trudności oraz rekomendowane działania przedstawiono poniżej:
- narzędzia i kompetencje – korzystaj z materiałów instruktażowych i webinarów MF, które ułatwią start;
- uwierzytelnianie – zapewnij dostęp do przynajmniej jednego środka: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, podpis zaufany lub (od 1.04.2026) aplikacja mObywatel;
- monitorowanie limitu – prowadź bieżący rejestr wartości faktur B2B w każdym miesiącu; w razie potrzeby skorzystaj z pomocy biura rachunkowego lub materiałów MF.
Praktyczne wyzwania i rozwiązania dla wynajmujących nieruchomości
W portfelu wielu wynajmujących procesy warto uporządkować w trzech obszarach:
- rozróżnienie B2C/B2B – prowadź odrębną ewidencję i czytelne zasady fakturowania dla obu relacji;
- zmiana procedur – przygotuj szablony umów i instrukcje wskazujące tryb wystawiania faktur (poza KSeF/KSeF) i wymagane dane;
- współpraca z operatorami – jeśli korzystasz z biura lub platformy do zarządzania najmem, uzgodnij integrację i odpowiedzialności w zakresie KSeF.
