Czy można prowadzić ewidencję korekt online?

Dodał: Tomasz Bednarz, w Porady księgowe .

Prowadząc działalność handlową lub usługową i dokonując sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, przedsiębiorca zobowiązany jest do ewidencjonowania transakcji za pomocą kasy rejestrującej. Wyjątkiem od reguły jest zwolnienie z tytułu limitu obrotu na poziomie 20 tys. zł. Ewidencja na kasie fiskalnej nie uwzględnia zwrotów czy pomyłek. W jaki sposób należy prowadzić ewidencję korekt? Czy w ramach księgowości internetowej można sformułować skutecznie taki rejestr?

korekta onlineEwidencja korekt

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących zakłada, że w przypadku reklamacji towarów lub usług, a także zwrotu towarów, co skutkuje całkowitym lub częściowym zwrotem zapłaty, przedsiębiorca powinien wprowadzić zwróconą kwotę do odrębnej ewidencji. Nazywa się ją ewidencją korekt. Taki dokument musi zawierać:

  • datę dokonania sprzedaży,
  • nazwę towaru lub usługi, która pozwoli na jednoznaczną identyfikację,
  • ewentualnie opis towaru lub usługi,
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji,
  • wartość brutto towaru zwracanego lub reklamowanego bądź usługi oraz wartość podatku należnego, jeśli dochodzi do zwrotu całości należności,
  • zwracaną klientowi kwotę brutto oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego,
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
  • protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji, wraz z podpisami sprzedawcy i klienta.

Ewidencja korekt powinna uwzględniać niezbędne dowody, pozwalające na udokumentowanie zwrotu lub reklamacji. Zdarzenia polegające na konieczności korekty sprzedaży muszą być zaewidencjonowane za pomocą dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży – może to być oryginał bądź kopia faktury lub paragonu.

Korekta błędów

Korekta może dotyczyć nie tylko dokonywanych przez klientów zwrotów lub reklamacji, ale również błędów, jakie przedsiębiorca popełni podczas ewidencjonowania sprzedaży z wykorzystaniem kasy fiskalnej. W takich przypadkach należy ująć błędy w odrębnej ewidencji, wraz ze wskazaniem:

  • wartości sprzedaży brutto i podatku należnego za błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż,
  • przyczyn i okoliczności błędu,
  • oryginału paragonu fiskalnego, dokumentującego sprzedaż.

Jednocześnie, jeśli błąd wynika z pomyłki sprzedającego, musi on dokonać ponownej, poprawnej ewidencji sprzedaży. Na podstawie ewidencji podatnik zyska prawo obniżenia podstawy opodatkowania wyliczonej w raporcie kasowym za dany okres.

Nie istnieją formalne przeciwwskazania co do tego, aby ewidencję korekt i błędów dotyczących wykorzystywania kasy fiskalnej w praktyce działalności gospodarczej, prowadzić w postaci ewidencji online, z wykorzystaniem odpowiedniego programu komputerowego.