Krajowy System e-Faktur (KSeF) to fundamentalna zmiana w sposobie wystawiania i odbierania faktur w Polsce, która weszła w życie 1 lutego 2026 roku dla największych przedsiębiorstw.

Rejestracja w KSeF to warunek legalnego i zgodnego z przepisami prowadzenia działalności gospodarczej. Dla JDG dostęp jest natychmiastowy (np. przez Profil Zaufany), natomiast spółki wymagają złożenia zawiadomienia ZAW-FA lub posiadania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

W tym przewodniku znajdziesz praktyczne instrukcje rejestracji, metody uwierzytelniania oraz zasady nadawania uprawnień w KSeF, aby właściwie przygotować firmę do obowiązkowego e-fakturowania.

Znaczenie rejestracji w KSeF i harmonogram obowiązku

KSeF jest centralną platformą do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Rejestracja w KSeF to nie tylko wymóg formalny – to klucz do sprawnego funkcjonowania procesów sprzedażowych i księgowych w nowym modelu.

Od 1 lutego 2026 roku duże firmy (sprzedaż w 2024 r. > 200 mln zł) muszą wystawiać i odbierać faktury w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmuje pozostałych podatników VAT, a mikrofirmy z miesięczną sprzedażą fakturową < 10 000 zł brutto przechodzą na obowiązek wystawiania od 1 stycznia 2027 roku. Od 1 lutego 2026 roku wszyscy podatnicy VAT muszą odbierać faktury wyłącznie w KSeF.

Aby szybko sprawdzić, jaki termin dotyczy Twojej firmy, skorzystaj z poniższego zestawienia:

Wystawienie faktury poza KSeF grozi karą do 100% VAT z danej faktury, a dla faktur bez VAT – do 18,7% wartości należności. W okresie przejściowym 1.02–31.12.2026 możliwe są też sankcje karnoskarbowe.

Różne ścieżki rejestracji w zależności od rodzaju podmiotu

Ścieżka rejestracji zależy od formy działalności i dostępnych metod uwierzytelniania. Wybierz wariant zgodny z Twoim podmiotem i przygotuj wymagane dane.

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej – najprostszy przebieg

Dla JDG rejestracja jest najszybsza. Osoba fizyczna prowadząca działalność automatycznie posiada uprawnienia właściciela – po poprawnym uwierzytelnieniu uzyskuje pełny dostęp do KSeF. Nie trzeba czekać na decyzję urzędu skarbowego – wystarczy logowanie i podpisanie żądania.

Najwygodniejszy wariant to Profil Zaufany przez portal login.gov.pl. System może poprosić o kod SMS lub potwierdzenie w mObywatel. Alternatywą jest podpis kwalifikowany (z numerem PESEL lub NIP) albo token autoryzacyjny czy certyfikat KSeF – przydatne zwłaszcza do integracji z programem księgowym.

Rejestracja spółek – procedura ze złożeniem zawiadomienia ZAW-FA

Spółki nie mają automatycznych uprawnień – muszą wskazać osobę uprawnioną do działania w KSeF poprzez zawiadomienie ZAW-FA, chyba że posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.

Najważniejsze elementy zawiadomienia ZAW-FA to:

• cel złożenia – nadanie, odebranie uprawnień lub zgłoszenie danych unikalnych podpisu;
• właściwy urząd – według siedziby spółki lub NIP;
• dane spółki – NIP, adres siedziby, dane kontaktowe;
• dane osoby uprawnionej – imię, nazwisko, PESEL lub NIP;
• adresy e-mail – spółki i osoby uprawnionej (niezbędne do powiadomień);
• podpisy reprezentantów – wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji muszą podpisać.

Złożenie ZAW-FA odbywa się elektronicznie; dostępne są następujące kanały:

• e-Urząd Skarbowy – jako załącznik do pisma ogólnego,
• e-doręczenia – z zachowaniem wymogów podpisów,
• papierowo w urzędzie – tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Od 1 lutego 2026 roku korespondencja przez ePUAP nie jest uznawana – używaj e-Urzędu Skarbowego lub e-doręczeń. Po pozytywnej weryfikacji urząd nada uprawnienia i wyśle powiadomienia na wskazane e-maile.

Rejestracja z wykorzystaniem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (zawierająca nazwę firmy i NIP) pozwala spółce logować się bez ZAW-FA – wystarczy podpisać żądanie PIN-em do pieczęci. Wadą jest koszt: ~700 zł (mobilna) do >1300 zł (na karcie).

Pieczeń jest jedynym narzędziem do wygenerowania certyfikatu KSeF typu 2, wymaganego przy wystawianiu faktur offline (drugi kod QR potwierdzający tożsamość wystawcy).

Metody uwierzytelniania w systemie KSeF

Poniższa tabela ułatwia dobór metody uwierzytelniania w zależności od potrzeb i narzędzi w firmie:

Proces rejestracji krok po kroku – praktyczne instrukcje

Poniżej znajdziesz sekwencję kroków, które należy wykonać, aby skutecznie zalogować się i uzyskać dostęp do KSeF:

1. Przygotuj dane: NIP firmy, dane osoby logującej (PESEL/NIP), dostęp do Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego; dla spółek – dane osoby do ZAW-FA i adresy e-mail.
2. Wejdź na stronę logowania Aplikacji Podatnika KSeF: ksef.mf.gov.pl/web/login, wybierz identyfikator (zwykle NIP) i środowisko produkcyjne.
3. Wybierz metodę uwierzytelniania: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć (spółki) lub certyfikat KSeF (jeśli już go masz).
4. Zaloguj się wybraną metodą: w przypadku Profilu Zaufanego przejdź przez login.gov.pl i ewentualną autoryzację SMS/mObywatel.
5. Podpisz żądanie uwierzytelniające (XML) wybraną metodą – system może poprosić o dodatkowe potwierdzenie.
6. Poczekaj na komunikat potwierdzenia i przejście do Aplikacji Podatnika KSeF – dostęp zostaje nadany, możesz pracować w systemie.

Dla spółek bez pieczęci elektronicznej konieczne jest wcześniejsze złożenie ZAW-FA i nadanie uprawnień wskazanej osobie. Po powiadomieniu e-mail o skutecznym nadaniu uprawnień możliwe jest logowanie do KSeF.

Generowanie certyfikatów i zarządzanie uprawnieniami

Po pierwszym zalogowaniu warto wygenerować certyfikat KSeF (typ 1) do integracji z ERP i automatyzacji. Prawidłowe zarządzanie uprawnieniami zwiększa bezpieczeństwo i porządkuje odpowiedzialności.

Wygenerowanie certyfikatu KSeF w Aplikacji Podatnika

Zaloguj się do KSeF i przejdź do sekcji certyfikatów. Wybierz „Wygeneruj nowy certyfikat”, wskaż podmiot/osobę, nadaj hasło i pobierz dwa pliki (PEM). Certyfikat typu 1 jest ważny 2 lata – po upływie terminu wygeneruj nowy i zaktualizuj w systemach.

Nadawanie uprawnień pracownikom i współpracownikom

W KSeF możesz granularnie przypisywać role. Poniżej podstawowe zakresy, jakie warto rozważyć:

• wystawianie faktur,
• odbieranie faktur,
• przeglądanie dokumentów,
• zarządzanie uprawnieniami.

Dla współpracy z biurem rachunkowym praktyczne jest nadanie uprawnień kierownictwu biura, które dalej deleguje dostęp swoim pracownikom – zapewnia to kontrolę i elastyczność.

Testowanie i przygotowanie do wystawiania faktur

Przed startem obowiązku sprawdź działanie integracji i przećwicz wystawianie/odbieranie dokumentów w środowiskach testowych i przedprodukcyjnych.

Środowisko testowe i przedprodukcyjne KSeF

Od 3 listopada 2025 r. dostępne było środowisko testowe (fikcyjne dane i uwierzytelnienia), a od 15 listopada 2025 r. – przedprodukcyjne (prawdziwe logowanie, fikcyjne faktury). Pozwala to przećwiczyć pełny obieg: nadanie numeru KSeF, pobranie UPO, odbiór, wyszukiwanie i archiwizację.

Przygotowanie procedur wewnętrznych w firmie

Dla spójności działań i bezpieczeństwa warto spisać krótkie, jasne procedury. Powinny one obejmować co najmniej:

• wystawianie faktur – kto i kiedy wystawia, jak przebiega akceptacja, tryb offline;
• odbiór i obieg zakupów – kto pobiera faktury z KSeF, częstotliwość, dekretacja;
• komunikacja z kontrahentami – zasady uzgadniania sposobu dostarczania i korekt;
• płatności – użycie numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego w tytułach przelewów;
• awarie i niedostępność – scenariusze postępowania, odpowiedzialności, czas reakcji.

Szkolenie pracowników

Program szkoleniowy dla osób pracujących w KSeF powinien zawierać co najmniej:

• podstawy KSeF i logowania,
• wystawianie i korekty faktur,
• odbiór, dekretację i archiwizację,
• obsługę błędów i tryb offline,
• procedury wewnętrzne i punkty kontaktu.

Obsługa błędów i korekty w KSeF

KSeF nie pozwala edytować ani usuwać wystawionej faktury – każdy błąd poprawia się fakturą korygującą.

Rodzaje błędów i procedury korygowania

Błędy mogą być merytoryczne (kwoty, stawki, podstawa) lub formalne (braki elementów). Po wdrożeniu KSeF wszelkie błędy wymagają formalnej korekty.

Aby wystawić korektę, wykonaj te kroki:

1. Wybierz „Faktura korygująca” w KSeF i wskaż numer KSeF dokumentu pierwotnego.
2. Uzupełnij poprawne dane i uzasadnienie korekty (jeśli wymagane).
3. Zatwierdź i wyślij – KSeF powiąże korektę z fakturą pierwotną i nada numer.

Korekta do zera i anulacja transakcji

Gdy faktura nie powinna była powstać (brak dostawy/usługi, anulowanie umowy), wystaw korektę do zera. Eliminuje ona skutki podatkowe dokumentu pierwotnego i jednoznacznie wykazuje brak transakcji.

Harmonogram techniczny i przejście na KSeF 2.0

W dniach 26–31 stycznia 2026 r. trwała przerwa techniczna związana z wdrożeniem KSeF 2.0. Od 1 lutego 2026 roku KSeF 2.0 jest jedynym obowiązującym systemem, a KSeF 1.0 (w tym MCU) został wyłączony. Integratorzy musieli przełączyć się na nowe adresy usług do 17 stycznia 2026 r.

Bezpieczeństwo i ochrona danych w KSeF

KSeF przetwarza dane osobowe z faktur; obowiązują zasady RODO. Odpowiedzialność dzieli się między przedsiębiorcę (zgodność danych i procesów) a Szefa KAS (bezpieczeństwo systemu).

Dobre praktyki minimalizujące ryzyko naruszeń to:

• zasada minimalnych uprawnień – dostęp wyłącznie dla osób, które go potrzebują,
• regularne przeglądy ról i wycofywanie nieużywanych uprawnień,
• udokumentowane procedury i szkolenia z bezpieczeństwa,
• silne hasła do certyfikatów i bezpieczne ich przechowywanie,
• reagowanie na incydenty i ich rejestrowanie.

Wsparcie i zasoby dostępne dla przedsiębiorców

Infolinia KSeF i wsparcie techniczne

Infolinia KAS działa od 1 października 2024 r.: 22 330 03 30 (komórki i zagranica) oraz 801 055 055 (stacjonarne). Wybierz opcję 6. Godziny: pon.–pt. 8:00–18:00.

Uzyskasz pomoc w zakresie zasad korzystania z KSeF, wystawiania/odbierania faktur, przygotowania organizacyjnego i rozwiązywania problemów technicznych.

Bezpłatne materiały edukacyjne i webinaria

Na podatki.gov.pl znajdziesz poradniki dla JDG, MŚP i dużych firm, FAQ, podręczniki, filmy i animacje. Cykl „Środy z KSeF” (IX–XII 2025) omawiał kluczowe obszary wdrożenia – materiały są dostępne online.

Portale i bazy wiedzy online

Serwisy podatki.gov.pl oraz ksef.podatki.gov.pl oferują bazę wiedzy, dokumentację techniczną, wzory formularzy i aktualności dotyczące zmian w KSeF.