Od 1 lutego 2026 roku KSeF 2.0 stał się obowiązkowy dla największych przedsiębiorstw, a od 1 kwietnia 2026 obowiązek obejmie praktycznie wszystkich podatników VAT w Polsce.

Krajowy System e-Faktur to centralna, państwowa platforma do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. Wymusza on wybór odpowiedniego oprogramowania – od prostych aplikacji dla mikrofirm po rozbudowane systemy ERP dla dużych organizacji. Wszystkie omawiane poniżej programy obsługują KSeF 2.0, ale różnią się ceną, zakresem funkcji i grupą docelową.

Najczęściej wybierane systemy z pełną integracją KSeF to:

• Subiekt 123,
• Subiekt GT,
• Comarch ERP Optima,
• Symfonia KSeF Plus i Symfonia ERP,
• wFirma,
• inFakt,
• Fakturownia,
• enova365,
• Base.

Obowiązkowe KSeF 2.0 – nowa rzeczywistość dla polskich firm

Faktury w KSeF mają format XML, co umożliwia automatyczne przetwarzanie w systemach księgowych i przyspiesza obieg dokumentów.

W nowym modelu faktury trafiają najpierw do centralnego systemu KSeF, a dopiero potem są udostępniane odbiorcy – niezależnie od jego zgody. Struktura FA(3) wprowadza dokładniejsze opisy transakcji (m.in. dla rozliczeń międzynarodowych i złożonych usług), a nowe metody uwierzytelniania oparte o certyfikaty zwiększają bezpieczeństwo i sprzyjają automatyzacji wymiany danych.

Faktura przesłana poza KSeF nie spełnia wymogów ustawy i nie stanowi podstawy rozliczeń podatkowych. Dlatego wybór narzędzia wpływa nie tylko na zgodność z prawem, ale też na koszty i poziom automatyzacji procesów.

Subiekt 123 i Subiekt GT – rozwiązania InsERT dla średniego segmentu

Subiekt 123 to intuicyjny, chmurowy program do fakturowania online z opcją magazynu, a Subiekt GT – bardziej rozbudowany system handlowo‑magazynowy. Oba są gotowe do pracy z KSeF 2.0.

Najważniejsze możliwości przy pracy z KSeF:

• wystawianie i odbiór e-faktur – w tym automatyczne pobieranie UPO i podgląd statusu dokumentów;
• weryfikacja zgodności ze wzorcem MF, co minimalizuje odrzucenia w KSeF;
• role i uprawnienia (Użytkownik+) – granularna kontrola dostępu do funkcji KSeF;
• obsługa walut oraz wsparcie dla WDT i eksportu w Subiekt 123;
• automatyczny kod QR i numer KSeF na wizualizacji faktury (wymóg od 1.02.2026);
• integracje z InsERT nexo / nexo PRO – szybkie przekazywanie dokumentów do księgowości.

Ceny i model licencjonowania:

• Subiekt GT – ok. 1045 zł netto za licencję na 3 stanowiska;
• Subiekt 123 – model subskrypcyjny, koszt zależny od pakietu.

Comarch ERP Optima – wszechstronne rozwiązanie dla biznesu

Comarch ERP Optima ma wbudowaną integrację z KSeF i umożliwia automatyzację wysyłki oraz odbioru e-faktur wraz z ich centralnym przechowywaniem.

Praktyczne funkcje KSeF w Optimie:

• opisy towarów i dokumentów przesyłane do KSeF (w tym kopiowanie opisu z karty towaru);
• kod QR i link weryfikacyjny na wydruku oraz weryfikacja faktury po pobraniu UPO;
• szablony e-mail z automatycznym wstawieniem numeru KSeF.

Koszty i skalowanie:

• on‑premise – przy dużych wolumenach (np. >60 tys. faktur/rok) koszty mogą sięgać 7560 zł netto rocznie;
• chmura – elastyczne progi: np. do 20 dok./mies. 15 zł netto, do 120 dok./mies. 50 zł netto;
• skok kosztu przy ~800 dok./mies. (z 75 zł do 250 zł) – wzrost powyżej 300 procent.

Dla największych organizacji:

• Comarch EDI KSeF – integracja z dowolnym ERP, konwersja do KSeF XML, walidacje biznesowe;
• przedłużony darmowy okres komunikacji z KSeF dla klientów Comarch ERP (zgodnie z warunkami producenta).

Symfonia KSeF Plus – specjalistyczne narzędzie do integracji

Symfonia KSeF Plus łączy KSeF z Twoimi aplikacjami księgowymi i obiegiem dokumentów – bez dodatkowych instalacji, po założeniu konta i autoryzacji w KSeF.

Co zyskujesz w praktyce:

• wysyłkę i odbiór e-faktur bez logowania do portalu MF, wprost z aplikacji Symfonii;
• automatyczne UPO i przekazanie dokumentów do programu księgowego po pobraniu;
• obsługę załączników oraz dodatkowych danych dla kontrahentów.

Model cenowy:

• freemium – 60 operacji rocznie za darmo (odnawiane rocznie, jeśli nie masz płatnego pakietu);
• pakiety płatne – od 59 zł rocznie (np. do 120 dokumentów).

Alternatywa pełnego ERP:

• Symfonia ERP – modułowy system FK z automatyzacją KSeF i szybką adaptacją do zmian prawa.

wFirma – elastyczne rozwiązanie dla małych i średnich firm

wFirma zapewnia pełną integrację z KSeF – wysyłka odbywa się automatycznie po zapisaniu faktury, a odbiór nie wymaga logowania do platformy rządowej.

Funkcje istotne w codziennej pracy:

• import dokumentów z KSeF (pojedynczo i masowo) oraz filtrowanie po statusach;
• UPO do pobrania dla pojedynczych dokumentów lub masowo za wybrany okres;
• automatyczne księgowanie dzięki formatowi XML i zgodności z wymogami MF;
• faktury w językach obcych i wysyłka bezpośrednio do klienta.

Cennik i rozliczenie:

• Fakturowanie i CRM – od 19 zł netto/mies.;
• Pełna księgowość – 99 zł netto/mies. (rocznie) lub 119 zł netto/mies. (miesięcznie), pierwszy miesiąc gratis;
• 30 dni testów dla każdego pakietu, integracja KSeF bez dopłat.

Dla biur rachunkowych:

• automatyczny dostęp do dokumentów klienta (sprzedaż i koszty z KSeF/OCR) po integracji klienta z KSeF w wFirma;
• brak konieczności nadawania odrębnych uprawnień dla pracowników biura.

inFakt – darmowe rozwiązanie z pełną integracją

inFakt oferuje bezpłatną wysyłkę i odbiór e-faktur z KSeF bez limitów w ramach kluczowych funkcji.

Najważniejsze atuty:

• automatyczne pobieranie faktur z KSeF i powiadomienia o nowych dokumentach;
• proste wystawianie (NIP → automatyczne dane, szybkie dodanie pozycji i wysyłka);
• powiadomienia dla kontrahentów o nowych e-fakturach;
• role i uprawnienia z możliwością ograniczania dostępu do kluczowych funkcji;
• dokumentacja API obejmująca funkcje KSeF.

Zgodność i ceny:

• zgodność z przepisami i bieżące aktualizacje;
• 1. miesiąc za 0 zł, następnie od 59 zł netto/mies.;
• 30‑dniowy okres próbny i testy planów płatnych.

Fakturownia – automatyzacja dla każdego segmentu

Fakturownia może automatycznie przesyłać przychodowe faktury do KSeF (lub umożliwia ręczną/zbiorczą wysyłkę).

Co ułatwia pracę:

• automatyczne pobieranie wydatków z KSeF lub manualne pobrania na żądanie;
• zarządzanie uprawnieniami do wysyłki i wgląd w wystawcę dokumentu;
• masowe wysyłki – wsparcie dla większych wolumenów.

Wsparcie e‑commerce:

• automatyczna wysyłka do KSeF faktur wystawianych po API (np. na podstawie zamówień z e‑sklepu);
• podgląd i płatność online dla kontrahenta wraz z linkiem do faktury;
• opłacanie faktur kosztowych pojedynczo lub zbiorczo.

Cennik i ograniczenia dokumentów:

• integracja z KSeF bezpłatna w każdym abonamencie;
• wystawiasz tylko dokumenty objęte KSeF (bez proform i dokumentów magazynowych);
• automatyzacja cyklicznych faktur dla tego samego kontrahenta.

enova365 – zaawansowana alternatywa z darmową integracją

enova365 zapewnia integrację z KSeF w standardzie – bez dodatkowych opłat, z automatyczną wysyłką sprzedaży i odbiorem zakupów.

Korzyści dla użytkownika:

• pełna zgodność z wymogami KSeF oraz centralne zarządzanie dokumentami;
• bezpieczne archiwum zgodne z przepisami o przechowywaniu e‑faktur;
• automatyzacja procesów na wzór EDI (wymiany danych) – stosowana w enova365 od lat.

Base – system do zarządzania e‑commerce

Base automatyzuje obieg dokumentów sprzedażowych z panelu Base.com i pobiera numer KSeF oraz kod QR po przetworzeniu w systemie państwowym.

Jak to działa:

• automatyczne wczytanie certyfikatów KSeF przypisanych do organizacji i wybór właściwego numeru seryjnego;
• wskazanie klucza prywatnego wygenerowanego w aplikacji podatkowej KSeF;
• aktualizacja statusów i danych dokumentu po akceptacji w KSeF (numer KSeF, QR, data, status).

Monitoring statusów:

• status „W przetwarzaniu” do czasu odpowiedzi KSeF;
• cykliczne odpytywanie bramki KSeF co 60 minut;
• automatyczna zmiana statusu na „Zaakceptowana” i przypisanie numeru KSeF po pozytywnym wyniku.

Porównanie funkcjonalności i cen

Poniższa tabela zbiera kluczowe różnice między systemami pod kątem KSeF, segmentu i kosztów wejścia:

Aspekty techniczne i bezpieczeństwo

Aby wysłać fakturę do KSeF, konieczne jest założenie konta, nadanie uprawnień oraz autoryzacja profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym.

Podstawowe kroki wdrożenia technicznego wyglądają następująco:

• rejestracja podmiotu w KSeF – utworzenie konta i wskazanie osób uprawnionych;
• przygotowanie podpisu/certyfikatu – profil zaufany, podpis kwalifikowany lub certyfikat KSeF;
• konfiguracja integracji w wybranym systemie (wgranie certyfikatu, tokenu, mapowanie pól);
• testowa wysyłka i odbiór – weryfikacja UPO, numeru KSeF, kodu QR;
• parametryzacja ról i uprawnień – kontrola dostępu i ścieżek akceptacji.

Certyfikaty i autoryzacja:

• certyfikat typu 1 – do uwierzytelniania w KSeF;
• certyfikat typu 2 – do umieszczania kodów QR (obowiązkowy dla trybu offline24);
• od 1 stycznia 2027 – pozostają wyłącznie certyfikaty KSeF (tokeny zostaną wycofane).

Tryb awaryjny:

• offline24 – dla problemów z łącznością lub brakiem Internetu;
• wystawienie zgodnie z aktualną strukturą i niezwłoczne przesłanie do KSeF;
• maksymalnie następnego dnia roboczego po dacie wystawienia dokumentu.

Bezpieczeństwo i kontrola dostępu są kluczowe – wszystkie systemy wspierają granularne uprawnienia i zabezpieczają integralność danych.

Wdrażanie, wsparcie i procedury integracji

Poniższa lista porządkuje działania niezbędne do uruchomienia KSeF w firmie:

• analiza wymagań – formaty i struktury e‑faktur, certyfikaty, procesy przesyłania i archiwizacji;
• wybór oprogramowania – zgodność z KSeF, dopasowanie do skali i procesów (ERP, chmura, integrator);
• dostosowanie systemu – konfiguracja słowników, mapowanie pól, role i uprawnienia;
• migracja danych – przeniesienie dotychczasowych dokumentów i ustawień;
• integracje – połączenia z ERP/CRM/BI, automatyczne obiegi i archiwum;
• testy i szkolenia – scenariusze E2E, procedury awaryjne, obsługa offline24.

Modele dostępu dla biur rachunkowych w KSeF (wymagają odpowiedniej konfiguracji uprawnień):

• Model 1 – klient nie udziela dostępu do KSeF; biuro pracuje na dostarczonych plikach;
• Model 2 – klient nadaje dostęp biuru rachunkowemu jako podmiotowi;
• Model 3 – dostęp przyznany właścicielowi biura;
• Model 4 – dostęp dla wybranych pracowników biura.

Więksi dostawcy (Comarch, Symfonia, InsERT, inFakt, wFirma, Fakturownia) zapewniają bazy wiedzy, tutoriale i wsparcie techniczne. Bezpłatne okresy testowe ułatwiają ocenę dopasowania narzędzia do procesów firmy.

Rekomendacje dla różnych typów firm

Dobór oprogramowania warto oprzeć na skali i złożoności procesów:

• JDG i mikrofirmy – inFakt lub SzybkaFaktura.pl (proste fakturowanie, niski koszt wejścia);
• małe i średnie firmy handlowe – Subiekt 123 (fakturowanie + magazyn) lub wFirma (elastyczne moduły);
• firmy wymagające zaawansowania – Comarch ERP Optima albo Symfonia ERP (pełne ERP, automatyzacja);
• firmy e‑commerce – Fakturownia (integracje i automatyzacja) lub Base (monitoring i obsługa procesów);
• biura rachunkowe – wFirma (specjalne rozwiązania), Comarch ERP Optima i Symfonia ERP (ekosystemy usług), enova365 (pakiety z rabatami).