Krajowy System e-Faktur (KSeF) rozpoczął obowiązkowe działanie 1 lutego 2026 roku, wprowadzając nowe standardy dokumentowania transakcji w Polsce. Ustawodawca przewidział okres przejściowy z abolicją, który chroni przedsiębiorców przed sankcjami za błędy proceduralne i niedostosowanie do nowych wymogów w 2026 roku.

Niniejszy poradnik wyjaśnia, kiedy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe, jakie błędy nie będą karane w 2026 roku oraz jakie konsekwencje grożą po upływie okresu przejściowego.

„w 2026 roku za nieprzystąpienie do KSeF-u lub za błędy związane z KSeF-em podatnicy nie będą karani”

To kluczowa informacja dla biznesu, przekazana przez wiceszefa KAS, Marcina Łobodę.

Struktura wprowadzania KSeF i etapy wdrażania systemu

KSeF wdrażany jest etapowo i różnicuje obowiązki według skali działalności. Pierwszy etap wystartował 1 lutego 2026 roku i objął największe firmy (sprzedaż brutto za 2024 rok powyżej 200 mln zł) – obowiązek jest bezwarunkowy.

Drugi etap – od 1 kwietnia 2026 roku – obejmuje pozostałych przedsiębiorców (przychody 2024 do 200 mln zł). Podatnicy z miesięczną sprzedażą dokumentowaną fakturami do 10 000 zł brutto mogą do końca 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF.

Trzeci etap – od 1 stycznia 2027 roku – domyka wdrożenie i obejmuje mikroprzedsiębiorców i najmniejsze podmioty, które do tego czasu mieściły się w limicie 10 000 zł sprzedaży miesięcznie.

Odbiór faktur przez KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla wszystkich podatników VAT – także dla tych, którzy jeszcze nie muszą wystawiać faktur w KSeF.

Dla przejrzystości poniżej zestawienie etapów:

Abolicja w KSeF – charakter i zakres zwolnienia od kar w 2026 roku

Abolicja to okresowe odstąpienie od kar administracyjnych za naruszenia proceduralne związane z KSeF, a nie amnestia za nierzetelne rozliczenia. Zwolnienie obejmuje m.in. nieprzystąpienie do KSeF oraz błędy techniczne wynikające z dostosowania do przepisów.

Brak kar administracyjnych obowiązuje w całym 2026 roku – od 1 lutego do 31 grudnia. Przedsiębiorcy mogą wdrażać system i uczyć się jego obsługi bez ryzyka sankcji pieniężnych za uchybienia proceduralne. Abolicja nie oznacza jednak bezkarności w razie nierzetelnych danych.

Kluczowe rozróżnienie: brak kary za wystawienie faktury poza KSeF w okresie, gdy powinna być w nim wystawiona, ale odpowiedzialność karnoskarbowa przy fakturach niezgodnych z rzeczywistością pozostaje aktualna już w 2026 roku.

Harmonogram kar i sankcji – od kiedy będą obowiązywać kary za błędy w KSeF

Art. 106ni ustawy o VAT – regulujący kary pieniężne za naruszenia przepisów KSeF – wchodzi w życie 1 stycznia 2027 roku. Do tego czasu za uchybienia proceduralne nie będą nakładane kary administracyjne.

Poniższa tabela zbiera kluczowe daty i konsekwencje:

Wyjątki – kiedy przedsiębiorca może być ukarany mimo abolicji w 2026 roku

Poniższe sytuacje pozostają karalne już w 2026 roku:

• Nierzetelna faktura – dokument z danymi niezgodnymi z rzeczywistością (KKS/Kodeks karny);
• Brak wystawienia faktury – mimo obowiązku, na podstawie art. 62 KKS (do 180 stawek dziennych);
• Sprzedaż z pominięciem kasy – brak wymaganej fiskalizacji lub dokumentowania sprzedaży;
• Świadome posługiwanie się nierzetelną fakturą – odpowiedzialność jak za jej wystawienie.

Grzywna do 720 stawek dziennych, pozbawienie wolności lub obie te kary łącznie mogą dotyczyć najpoważniejszych przypadków, a w reżimie Kodeksu karnego kara może sięgnąć do 25 lat.

Praktyczne implikacje abolicji – co można i czego nie można robić do końca 2026 roku

W okresie przejściowym przedsiębiorcy mają pewne ułatwienia, ale obowiązują limity i terminy:

• do 10 000 zł sprzedaży brutto miesięcznie (łącznie) podatnik może wystawiać faktury poza KSeF,
• po przekroczeniu limitu w danym miesiącu należy wystawić w KSeF fakturę „przekraczającą” i wszystkie kolejne w roku,
• do końca 2026 roku można wystawiać faktury z kas rejestrujących (w tym faktury uproszczone do 450 zł) poza KSeF,
• dostępny jest tryb offline24 – fakturę należy dosłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego,
• faktury wystawione poza KSeF w 2026 roku nie odbierają prawa do odliczenia VAT ani rozpoznania kosztów uzyskania przychodów,
• odbiór faktur wystawionych przez kontrahentów w KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich od 1 lutego 2026 roku.

Konsekwencje po okresie przejściowym – kary od 2027 roku

Od 1 stycznia 2027 roku za wystawienie faktury poza KSeF grozi do 100% kwoty VAT z tej faktury, a jeśli VAT nie został wykazany – do 18,7% należności ogółem.

• termin zapłaty kary – 14 dni od doręczenia decyzji,
• miarkowanie kary – organ uwzględnia stopień naruszenia, częstotliwość, poprzednie uchybienia, działania naprawcze i sytuację finansową,
• wyłączenie podwójnego karania – osoby fizyczne ukarane karnoskarbowo nie dostają równolegle kary administracyjnej,
• w razie siły wyższej organ może odstąpić od nałożenia kary.

Przykład: faktura 1 000 zł brutto z VAT 23% = 230 zł VAT; potencjalna kara może wynieść 230 zł. Dla 10 000 zł brutto kara może sięgnąć już kilku tysięcy złotych.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców – jak przygotować się do 2027 roku

Aby bezpiecznie wejść w pełną obowiązkowość KSeF, zrealizuj poniższe kroki:

1. Ustal swoją datę obowiązku – 1 lutego, 1 kwietnia 2026 lub 1 stycznia 2027;
2. Przeprowadź audyt systemów – sprawdź integrację z KSeF, zaplanuj wdrożenie lub zmianę oprogramowania/API;
3. Przeszkol zespół – procedury wystawiania/odbioru, obsługa błędów i wyjątków;
4. Uporządkuj uprawnienia – role (administrator, wystawiający, odbierający) i ścieżki akceptacji;
5. Testuj wcześnie – wykorzystaj abolicję do prób bez ryzyka kar;
6. Ustal zasady współpracy z biurem rachunkowym – zakres odpowiedzialności, kompetencje w KSeF;
7. Przygotuj procedury awaryjne – tryb offline24 i terminy dosyłania dokumentów.

Okres przejściowy w praktyce – doświadczenia pierwszych tygodni KSeF

W pierwszych pięciu dniach funkcjonowania KSeF zarejestrowano ponad 6,6 mln dokumentów, co pokazuje szybkie dostosowanie dużych firm.

Wystąpiły jednak problemy z logowaniem (awaria Profilu Zaufanego) oraz ograniczenia funkcjonalne po stronie KSeF. To dowód, że nawet dobrze przygotowany system może mieć trudności w realnej eksploatacji.

Jednostki samorządu terytorialnego sygnalizowały brak obowiązkowego pola „Podmiot 3”, co utrudniało trafne kierowanie faktur do właściwych jednostek i powodowało opóźnienia, a błędne NIP-y wymuszały korekty.

Do najczęściej zgłaszanych ograniczeń należą:

• limit jednorazowego pobierania do 10 faktur i brak zaawansowanych filtrów,
• brak sortowania oraz oznaczania dokumentów już pobranych,
• brak mechanizmu do flagowania dokumentów budzących wątpliwości.

Wiele podmiotów wdrożyło integracje z własnymi systemami finansowo-księgowymi, co poprawiło automatyzację i bezpieczeństwo rozliczeń.

Pytania i odpowiedzi – najczęstsze wątpliwości dotyczące abolicji

Najważniejsze odpowiedzi zebraliśmy poniżej:

• Czy abolicja obejmuje błędy w danych na fakturze – dotyczy wyłącznie błędów proceduralnych (np. wystawienia poza KSeF), a nie nierzetelnych danych;
• Czy abolicja dotyczy wszystkich grup – tak, obejmuje duże, średnie, małe i mikro, choć terminy obowiązkowości różnią się;
• Czy w 2027 roku będzie dodatkowy czas na dostosowanie – nie, od 1 stycznia 2027 r. naruszenia są karane w pełnym zakresie;
• Czy faktura poza KSeF w 2026 wpływa na odliczenie VAT – nie, jeśli spełnione są ogólne warunki ustawy o VAT;
• Czy w okresie przejściowym można wystawiać tradycyjne faktury wszystkim kontrahentom – częściowo; mikro z obrotem do 10 000 zł/m-c mogą do 31.12.2026, większe podmioty do 31.03.2026 (z zastrzeżeniami limitów);
• Co zrobić, jeśli KSeF nie działa – skorzystać z trybu offline: w offline24 dosłać fakturę następnego dnia roboczego, a w trybie awaryjnym w ciągu 7 dni roboczych.

Wnioski i rekomendacje na koniec 2026 roku

Wykorzystaj abolicję jako czas na domknięcie wdrożenia i procesów:

• dokończ integrację KSeF w systemach FK i przetestuj ją w warunkach produkcyjnych,
• przeszkol zespół (w tym procedury awaryjne i obsługa wyjątków),
• udokumentuj i przetestuj procedury wewnętrzne (akceptacje, obieg, korekty),
• zaangażuj biuro rachunkowe i doradców w prace wdrożeniowe,
• pamiętaj, że po 31 grudnia 2026 roku abolicja się kończy,
• uwzględnij w budżecie bufor na ryzyko sankcji po 1 stycznia 2027 roku.