Krajowy System e-Faktur, powszechnie znany jako KSeF, to przełomowa zmiana w sposobie wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizacji faktur w Polsce.

System Ministerstwa Finansów wprowadza obligatoryjną cyfryzację całego procesu fakturowania i zastępuje papier oraz PDF ustrukturyzowanymi plikami XML przesyłanymi do centralnej bazy rządowej.

Wdrożenie odbywa się etapowo między lutym a grudniem 2026 roku, z pełnym objęciem wszystkich podatników do 31 grudnia 2026 roku.

Ogólny przegląd harmonogramu wdrożenia KSeF na lata 2026–2028

Resort finansów przyjął model stopniowego wejścia obowiązków, aby umożliwić techniczne i organizacyjne przygotowanie firm do KSeF.

Od 1 lutego 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla największych firm, od 1 kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych podatników, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podmiotów „wykluczonych cyfrowo”.

Poniżej zestawienie kluczowych etapów i zasad:

Pierwszy etap implementacji – duże przedsiębiorstwa od 1 lutego 2026 roku

Od 1 lutego 2026 r. duzi podatnicy (>200 mln zł sprzedaży brutto w 2024 r.) wystawiają i odbierają faktury wyłącznie w KSeF.

Równolegle, od tego samego dnia, wszystkie podmioty – niezależnie od wielkości – mają obowiązek odbioru faktur wystawionych w KSeF przez kontrahentów.

Najważniejsze motywy wyboru progu 200 mln zł to:

• szybsze i bezpieczniejsze uruchomienie – start od podmiotów z rozwiniętymi działami IT i dojrzałymi procesami;
• niższe ryzyko techniczne – lepsze raportowanie błędów i testowanie funkcji przez duże organizacje;
• efekt skali – doświadczenia korporacji wspierają optymalizację systemu przed masowym wdrożeniem.

Dostępna jest wersja produkcyjna KSeF 2.0 wraz ze strukturą FA(3), trybem offline i obsługą załączników.

Drugi etap – pozostałe przedsiębiorstwa od 1 kwietnia 2026 roku

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania w KSeF rozszerza się na pozostałych podatników VAT.

Dla MŚP i mikroprzedsiębiorców obowiązuje okres przejściowy – można czasowo wystawiać poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży fakturowej nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie (do 31 grudnia 2026 r.).

Do miesięcznego limitu 10 000 zł nie wlicza się:

• faktur dla konsumentów (B2C) – osób fizycznych nieprowadzących działalności;
• dokumentów z kas rejestrujących – paragonów i faktur z kas;
• paragonów z NIP do 450 zł – traktowanych jako faktury uproszczone.

Po przekroczeniu progu 10 000 zł w danym miesiącu obowiązek KSeF dotyczy już faktury, która spowodowała przekroczenie limitu.

Trzeci etap – mikrofirmy i podatnicy wykluczeni cyfrowo od 1 stycznia 2027 roku

Ta faza obejmuje najmniejsze podmioty, w tym przedsiębiorców o niskich obrotach oraz tych, dla których dostosowanie do KSeF było szczególnie trudne.

Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie mikrofirmy wystawiają faktury wyłącznie w KSeF – bez możliwości stosowania papieru lub PDF.

Jednocześnie obowiązek odbioru faktur przez KSeF dotyczy także tych podmiotów już od 1 lutego 2026 r.

Ramy legislacyjne i podstawy prawne harmonogramu

Harmonogram KSeF określono w nowelizacjach ustawy o VAT oraz aktach wykonawczych po konsultacjach z rynkiem.

Kluczowe daty: ogłoszenie przesunięcia w styczniu 2024 r., publikacja zmian 10 czerwca 2024 r., finalne doprecyzowanie etapów w 2025 r.

Podstawy prawne obejmują m.in. art. 106 i nast. ustawy o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące wystawiania faktur.

Okresy przejściowe – zasady i ograniczenia dla różnych grup podatników

Okresy przejściowe łagodzą obowiązek wystawiania w KSeF dla wybranych grup i w określonych przedziałach czasu. Kluczowe reguły są następujące:

• dotyczą tylko wystawiania – obowiązek odbioru faktur KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026 r.;
• czasowe wyłączenia dla podatników poniżej 200 mln zł (1.02–31.03.2026) oraz dla podmiotów z limitem 10 000 zł/mies. (do 31.12.2026);
• karencja – do 31.07.2026 r. i/lub 31.12.2026 r. (zależnie od grupy) nie nakłada się kar za błędy i niedopasowanie do wymogów.

Okresy przejściowe – warunki dotyczące faktur papierowych i elektronicznych

W czasie okresu przejściowego możliwość wystawiania poza KSeF zależy od łącznej wartości sprzedaży w danym miesiącu. Warunki są precyzyjne:

• limit 10 000 zł brutto/mies. – dotyczy wyłącznie faktur, które zasadniczo podlegają KSeF;
• przekroczenie limitu – od faktury przekraczającej próg należy wystawiać wyłącznie w KSeF;
• brak „powrotu” – po przekroczeniu limitu nie przywraca się prawa do wystawiania poza KSeF do końca okresu przejściowego;
• wyłączenia z limitu – B2C, dokumenty z kas oraz paragony z NIP do 450 zł nie są wliczane.

Przygotowania techniczne i wdrażanie nowej wersji KSeF 2.0

W 2025 r. zaplanowano działania techniczne wspierające płynne uruchomienie KSeF 2.0 i nowej struktury FA(3). Najważniejsze kamienie milowe:

• czerwiec 2025 – publikacja schematu FA(3) i materiałów wdrożeniowych;
• 15 października 2025 – dostęp do środowiska DEMO dla integracji API;
• 1 listopada 2025 – uruchomienie MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień);
• 3–15 listopada 2025 – testowa Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (test/DEMO);
• 26–31 stycznia 2026 – przerwa techniczna i migracja do KSeF 2.0.

Struktura logiczna FA(3) – nowy wzór faktury ustrukturyzowanej

FA(3) (XML + schema XSD) precyzyjnie definiuje wymagane i opcjonalne pola, typy danych oraz zależności logiczne.

Nowością jest możliwość załączników do faktury po wcześniejszym zgłoszeniu w e-Urzędzie Skarbowym.

Główne komponenty struktury FA(3) to:

• nagłówek – dane techniczne dokumentu i identyfikatory systemowe;
• podmioty – sprzedawca, nabywca, jednostki dodatkowe (w tym JST);
• dane faktury – pozycje, stawki, kwoty, korekty, zaliczki;
• stopka/załączniki – podsumowania, rachunki, metadane i pliki dołączane.

NIP sprzedawcy jest polem obowiązkowym – jego brak spowoduje odrzucenie pliku przez KSeF.

Funkcjonalności i doskonalenia systemu KSeF 2.0

KSeF 2.0 wprowadza rozwiązania zwiększające niezawodność i bezpieczeństwo procesów. Kluczowe funkcje:

• tryb offline24 – wystawienie faktury bez internetu z późniejszym przesłaniem bez sankcji terminu;
• certyfikaty KSeF – uwierzytelnianie i obsługa trybu offline z kodami QR (typ 1 i typ 2);
• precyzyjne uprawnienia – role dla użytkowników, systemów i jednostek organizacyjnych (w tym JST);
• kody QR – szybka weryfikacja autentyczności i dostęp do dokumentu.

Wsparcie dla integratorów IT i dostawców oprogramowania

Powodzenie wdrożenia opiera się na jakości integracji z API KSeF. Dostępne są następujące zasoby:

• dokumentacja API KSeF 2.0 (w tym OpenAPI) – metody, struktury danych, przykłady;
• SDK – biblioteki dla Java i .NET ułatwiające implementację;
• środowiska testowe i DEMO – otwarte testy od 30 września 2025 r., produkcja od 1 lutego 2026 r.;
• centrum wsparcia na ksef.podatki.gov.pl – aktualności, FAQ, formularze zgłoszeń.

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF

Ustawa o VAT przewiduje kategorie transakcji i podmiotów, których obowiązek KSeF nie dotyczy. Najważniejsze grupy:

• status podatnika – brak siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce lub brak udziału stałego miejsca w danej transakcji;
• procedury szczególne – OSS, IOSS, okazjonalny przewóz osób, SOTI i pokrewne;
• nabywca – konsument (B2C) – faktury konsumenckie mogą pozostać w formie tradycyjnej;
• czynności z rozporządzenia (art. 106s) – m.in. autostrady, bilety, usługi kontroli ruchu lotniczego; do końca 2026 r. także dokumenty z kas i paragony z NIP do 450 zł.

Wyłączenia dotyczą wystawiania, nie odbioru – odbiorca może napotkać trudności księgowe przy odliczeniu VAT dla dokumentów poza KSeF.

Sankcje i kary za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF

Od 1 stycznia 2027 r. zaczynają obowiązywać kary za niewywiązanie się z wymogów KSeF.

Art. 106ni ustawy o VAT przewiduje do 100% VAT za brak terminowego przesłania faktury z wykazanym podatkiem, a dla faktur bez VAT lub niezgodnych ze wzorem – do 18,7% należności ogółem.

Do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje okres karencji – brak sankcji ma sprzyjać testom i przygotowaniom.

Korzyści ze stosowania KSeF – zmniejszenie błędów i usprawnienie procesów

Wymiana danych w formacie ustrukturyzowanym przynosi wymierne korzyści biznesowe i podatkowe. Najważniejsze plusy:

• mniej błędów – walidacja struktury i natychmiastowa informacja o niezgodnościach;
• szybsze zwroty VAT – skrócenie terminu z 60 do 40 dni po spełnieniu warunków;
• automatyzacja – integracja z ERP/FK, pobieranie i archiwizacja bez przepisywania;
• przejrzystość – centralna baza wspiera kontrolę krzyżową i ogranicza nadużycia VAT.

Dostępne narzędzia i aplikacje dla podatników

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia oraz szkolenia, aby ułatwić wdrożenie KSeF:

• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 – wystawianie/odbiór faktur, uprawnienia, certyfikaty, UPO;
• e‑mikrofirma w e‑Urzędzie Skarbowym – proste wystawianie i przenoszenie faktur do ewidencji VAT;
• integracje ERP z API KSeF 2.0 – gotowe rozwiązania od dostawców (np. Comarch, Sage);
• „Środy z KSeF” – szkolenia i webinary, baza wiedzy oraz FAQ na ksef.podatki.gov.pl.

Praktyczne kroki przygotowania firmy do KSeF

Rekomendowane działania ułatwią bezproblemowe przejście na obowiązkowe e‑fakturowanie:

1. Krok 1 – ustal termin wejścia obowiązku dla swojej firmy (1.02.2026, 1.04.2026 lub 1.01.2027);
2. Krok 2 – wybierz narzędzie pracy (Aplikacja Podatnika, integracja API, e‑mikrofirma);
3. Krok 3 – uzyskaj dostęp do KSeF (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, certyfikat KSeF);
4. Krok 4 – nadaj uprawnienia (np. zgłoszenie ZAW‑FA i konfiguracja ról);
5. Krok 5 – uzgodnij zasady z biurem rachunkowym (wysyłka, dekretacja, pełnomocnictwa);
6. Krok 6 – przetestuj system w środowisku test/DEMO przed 1 lutego 2026 r.;
7. Krok 7 – zaktualizuj procedury i przeszkol pracowników (sprzedaż, księgowość, IT);
8. Krok 8 – śledź komunikaty MF/KSeF i aktualizuj rozwiązania zgodnie z wytycznymi.

Szczególne przypadki – jednostki samorządu terytorialnego i podatnicy zwolnieni z VAT

JST wymagają specyficznej konfiguracji dostępu i ról dla wielu jednostek wewnętrznych; przygotowano dedykowane wytyczne do wypełniania FA(3) i zarządzania uprawnieniami.

Podatnicy zwolnieni z VAT mają własny harmonogram – w zależności od wielkości i charakteru sprzedaży część obowiązków przesunięto do 1 stycznia 2027 r.

Międzynarodowe aspekty – integracja z europejskimi standardami PEPPOL

Architektura KSeF uwzględnia kompatybilność z PEPPOL i modelem 5‑corner, co ułatwi transgraniczną wymianę e‑faktur.

Od 1 lutego 2026 r. system obsługuje dokumenty w standardzie PEF / UBL 2.1 z pełnym mapowaniem do KSeF 2.0.

Lata 2027 i 2028 – pełne funkcjonowanie systemu bez żadnych przesunięć

Od 1 stycznia 2027 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT w Polsce – poza ustawowymi wyłączeniami.

Planowane są dalsze usprawnienia, m.in. powiązanie numeru KSeF z przelewami w split payment od 1 stycznia 2027 r., przy braku nowych obowiązków ponad te wdrożone w 2026 r.