Krajowy System e-Faktur (KSeF) wychodzi z fazy dobrowolności i od 1 lutego 2026 roku staje się obowiązkowy dla największych firm, przy czym rozszerzenie obowiązku będzie następować etapowo do 1 stycznia 2027 roku. Jednak system nie obejmuje wszystkich przedsiębiorców na zasadzie jednego wariantu – przepisy przewidują liczne wyłączenia dotyczące zarówno konkretnych podmiotów, jak i rodzajów transakcji. Zrozumienie precyzyjnego zakresu obowiązku KSeF jest kluczowe dla prawidłowego planowania zmian w procesach biznesowych każdej firmy, ponieważ nieprzestrzeganie wymogów może skutkować karami sięgającymi do 100 procent wartości podatku za rozliczany okres.

Fundamentalne zasady obowiązku KSeF i jego podstawy prawne

System KSeF stanowi publiczną usługę informatyczną udostępnianą przez Ministerstwo Finansów, służącą do wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz do nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu.

Aby ułatwić orientację, KSeF zapewnia między innymi następujące funkcje:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
• przesyłanie i odbiór dokumentów w obiegu B2B i B2G,
• dostęp online do archiwum faktur,
• przechowywanie danych przez określony czas,
• nadawanie i odbieranie uprawnień użytkownikom,
• integrację z oprogramowaniem finansowo‑księgowym.

Przedsiębiorcy zobowiązani do wystawiania faktur na podstawie polskich przepisów będą stopniowo rezygnować z papieru i prostych e‑faktur na rzecz ustrukturyzowanych dokumentów w formacie XML, przesyłanych do państwowego repozytorium.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF definiuje art. 106ga ustawy o VAT. Ustawodawca wskazał przy tym szereg wyjątków podmiotowych i transakcyjnych, które wyłączają obowiązek w określonych sytuacjach. Rozumienie kategorii wyłączonych jest równie istotne jak identyfikacja podmiotów objętych KSeF, bo błędna kwalifikacja może utrudnić odliczenie VAT po stronie nabywcy.

System ma zwiększać przejrzystość obrotu i uszczelniać system podatkowy poprzez domniemanie autentyczności pochodzenia faktury. KSeF gwarantuje nienaruszalność treści dokumentów oraz archiwizację przez dziesięć lat.

Fazy wdrażania obowiązkowego KSeF – harmonogram i terminy

Implementacja obowiązkowego KSeF przebiega w trzech etapach zależnych od skali działalności (wartość sprzedaży w 2024 roku) oraz kategorii podatnika. Poniższe zestawienie ułatwia szybki przegląd najważniejszych dat i wymogów:

Od 1 lutego 2026 roku duże przedsiębiorstwa (sprzedaż z VAT > 200 mln zł w 2024 r.) wystawiają i odbierają faktury wyłącznie w KSeF.

Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmuje pozostałych podatników VAT, w tym zwolnionych, z czasową ulgą do 10 000 zł brutto miesięcznie do końca 2026 roku.

Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek staje się powszechny – także dla mikroprzedsiębiorców po wygaśnięciu ulg.

Obowiązkowe korzystanie z KSeF dla czynnych podatników VAT

Podatnicy VAT aktywni – osoby prawne, jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej i osoby fizyczne prowadzące działalność – stanowią główną grupę objętą obowiązkiem.

Dla czynnych podatników VAT nie ma marginesu manewru – terminy wdrożenia są wiążące. Duzi podatnicy (> 200 mln zł w 2024 r.) fakturują w KSeF od 1 lutego 2026 bez prawa do ulgi 10 000 zł.

Pozostali czynni podatnicy wystawiają w KSeF od 1 kwietnia 2026, przy czym do 31.12.2026 mogą korzystać z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie na faktury poza KSeF oraz z kas rejestrujących i paragonów z NIP do 450 zł jako faktur uproszczonych.

Przekroczenie limitu 10 000 zł w którymkolwiek miesiącu powoduje nieodwołalne wejście do KSeF od faktury przekraczającej limit.

Podatnicy zwolnieni z VAT w systemie KSeF – specjalny status i obowiązki

Zwolnienie może mieć charakter podmiotowy (limit 200 000 zł) lub przedmiotowy (wyłącznie czynności zwolnione, np. medyczne, edukacyjne, finansowe). Podatnicy zwolnieni są podatnikami w rozumieniu ustawy o VAT i podlegają harmonogramowi KSeF jak podatnicy czynni.

Jeśli wystawiają faktury na rzecz podatników VAT, robią to w KSeF od 1 kwietnia 2026 (z możliwością korzystania z limitu 10 000 zł do końca 2026 roku). Dla konsumentów faktura jest wystawiana wyłącznie na żądanie i co do zasady poza KSeF, o ile nie zachodzi obowiązek systemowy.

Mikroprzedsiębiorcy i limit dziesięciu tysięcy złotych – przepisy przejściowe

Podatnicy o niskiej skali sprzedaży mogą – do 31.12.2026 – wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami w miesiącu nie przekroczy 10 000 zł brutto. Po przekroczeniu limitu prawo do ulgi przepada trwale.

Do limitu wlicza się wyłącznie faktury B2B, które co do zasady podlegają KSeF. Dla przejrzystości, poniżej wskazania, czego nie wliczać do limitu:

• sprzedaży ewidencjonowanej wyłącznie w kasie rejestrującej (na podstawie raportów dobowych),
• paragonów do 450 zł z NIP nabywcy uznanych za faktury uproszczone,
• faktur na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności,
• faktur objętych innymi przepisami wyłączającymi obowiązek KSeF.

Wyłączenia związane z lokalizacją i siedzibą podatnika

Obowiązek dotyczy podmiotów z siedzibą w Polsce oraz podmiotów zagranicznych ze stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce – o ile to miejsce uczestniczy w transakcji.

Dla szybkiej oceny sytuacji warto pamiętać o następujących zasadach:

• brak siedziby i stałego miejsca w Polsce – pełne wyłączenie z obowiązku KSeF,
• stałe miejsce w Polsce uczestniczy w transakcji – obowiązek wystawiania w KSeF,
• stałe miejsce w Polsce nie uczestniczy w danej dostawie/usłudze – możliwe wyłączenie z KSeF.

Ocena istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności wymaga analizy stanu faktycznego (wystarczająca stałość, zasoby personalne i techniczne). Sam adres korespondencyjny nie wystarczy.

Transakcje business-to-consumer (B2C) – wyłączenie dla faktur konsumenckich

Faktury dla konsumentów (B2C) nie podlegają obowiązkowi KSeF. Mogą być wystawiane tradycyjnie: papierowo, w pliku PDF lub z użyciem kasy.

Podatnik może jednak dobrowolnie kierować faktury B2C do KSeF dla ujednolicenia procesów. Aby ograniczyć błędy, wdrożenie prostych procedur weryfikacji kontrahenta jest wskazane:

• weryfikacja NIP – obecność NIP wskazuje zwykle na transakcję B2B i obowiązek KSeF;
• ustalenie celu zakupu – prywatny czy biznesowy;
• dowód sprzedaży – paragon dla konsumenta vs. faktura dla podatnika.

Procedury szczególne – OSS, IOSS i międzynarodowy przewóz osób

Wybrane procedury VAT są wyłączone spod obowiązku KSeF. Najważniejsze z nich to:

• OSS (One Stop Shop) – rozliczanie sprzedaży B2C w UE w państwie identyfikacji; faktury dokumentujące te czynności nie podlegają KSeF;
• IOSS (Import One‑Stop Shop) – rozliczanie VAT od importu towarów do UE w sprzedaży na odległość; faktury nie podlegają KSeF;
• międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób – faktury dokumentujące te czynności mogą być poza KSeF.

Usługi zwolnione z VAT – usługi medyczne, finansowe i ubezpieczeniowe

Wyłączenia obejmują podatników świadczących wyłącznie usługi zwolnione na podstawie art. 43 ustawy o VAT. Przykładowo, poniższe rodzaje usług mogą być dokumentowane fakturami poza KSeF:

• medyczne – świadczenia opieki zdrowotnej zwolnione z VAT;
• finansowe – kredyty, pożyczki, poręczenia, gwarancje;
• ubezpieczeniowe i reasekuracyjne – polisy i usługi towarzystw ubezpieczeniowych.

Jeżeli podatnik wykonuje jednocześnie czynności opodatkowane, faktury dla tych czynności muszą być wystawiane w KSeF.

Dokumenty sprzedażowe niepodlegające systemowi KSeF

Nie wszystkie dokumenty handlowe są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. Poniżej kluczowe kategorie wyłączone z KSeF:

• rachunki – dokumentują czynności poza VAT lub przypadki niewymagające faktury;
• faktury pro forma – dokumenty wstępne, niewiążące, używane w negocjacjach;
• noty obciążeniowe/uznaniowe – dokumenty pomocnicze, niebędące fakturami VAT.

Specjalne wyłączenia – bilety i transakcje offline

Ze względów technicznych i praktycznych część dokumentów może być wystawiana poza KSeF. Dotyczy to w szczególności:

• biletów jednorazowych dokumentujących usługi przewozu osób dowolnym środkiem transportu;
• biletów/autoryzacji za przejazd autostradą – dokumentów o ograniczonym zakresie danych;
• faktur CRCO EUROCONTROL za kontrolę i nadzór ruchu lotniczego – zgodnie z porozumieniami międzynarodowymi.

Do 31 grudnia 2026 możliwe jest także wystawianie faktur w trybie awarii/offline i przesłanie ich do KSeF po przywróceniu dostępności. W razie całkowitej awarii trwającej min. 24 godziny nie ma obowiązku późniejszego dosyłania faktur.

Samofakturowanie w KSeF – wyłączenia i warunki

Samofakturowanie wymaga umowy oraz nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w KSeF. Przewidziano jednak istotne wyłączenia:

• nabywca bez polskiego NIP – faktura w samofakturowaniu nie musi być w KSeF;
• sprzedawca bez polskiego NIP – samofakturowanie może odbywać się poza KSeF;
• WDT z nabywcą z numerem VAT UE – możliwe dobrowolne wystawianie faktur ustrukturyzowanych.

Rolnicy ryczałtowi i faktury VAT RR

Od 1 kwietnia 2026 faktury VAT RR mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie przez nabywcę w imieniu rolnika ryczałtowego – po udzieleniu upoważnienia.

Jeżeli rolnik wyrazi zgodę i wskaże nabywcę w KSeF, wszystkie faktury VAT RR i korekty muszą być od tego momentu wystawiane wyłącznie w systemie (do odwołania zgody). Rolnik musi posiadać NIP, aby zalogować się do KSeF i nadać uprawnienia.

Jednostki samorządu terytorialnego i instytucje publiczne

JST – gminy, powiaty, województwa – są objęte obowiązkiem KSeF: od 1 lutego 2026 muszą odbierać faktury wyłącznie w KSeF, a od 1 kwietnia 2026 – wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Faktury B2G (dla JST) są objęte pełnym obowiązkiem KSeF – bez wyjątków co do formatu.

Obowiązek odbierania faktur – wymóg absolutny od 1 lutego 2026

Od 1 lutego 2026 roku wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbierania faktur z KSeF – niezależnie od terminu, w którym zaczynają wystawiać faktury w systemie.

W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia dostępu technicznego, weryfikacji dokumentów i integracji z FK/ERP. Do 31 grudnia 2026 nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach MPP – wymóg ten wejdzie od 1 stycznia 2027.

Dostęp do narzędzi i sposób korzystania z KSeF

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne i komercyjne ścieżki pracy z KSeF. Najważniejsze narzędzia to:

• API KSeF – integracja systemów FK/ERP dostawców oprogramowania;
• Aplikacja Podatnika KSeF (online) – bezpłatna aplikacja do wystawiania i odbierania faktur;
• Aplikacja Mobilna KSeF – dostęp od 1 lutego 2026, podgląd i podstawowe operacje;
• e‑mikrofirma w e‑Urzędzie Skarbowym – proste narzędzie dla najmniejszych podmiotów.

Obsługę systemu umożliwiają różne metody uwierzytelnienia:

• kwalifikowany podpis elektroniczny – pełna identyfikacja podatnika;
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna – dla podmiotów prawnych;
• podpis zaufany – uwierzytelnienie przez ePUAP;
• token KSeF – generowany w systemie i przypisywany do uprawnień;
• węzeł krajowy / mObywatel – planowane logowanie od 1 kwietnia 2026.

Kary i konsekwencje nieprzestrzegania obowiązków KSeF

Od 1 stycznia 2027 kary pieniężne mogą sięgać do 100% podatku lub ok. 19% wartości transakcji w przypadku braku faktury w KSeF. Do 31.12.2026 nacisk kładziony jest na edukację i wsparcie, bez sankcji za błędy w fakturowaniu.

Ryzyko po stronie nabywcy istnieje jednak już w okresie przejściowym: brak faktury w KSeF może utrudnić odliczenie VAT i rozpoznanie kosztu podatkowego, co grozi realnymi stratami finansowymi.