Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim fakturowaniu od lat, a jego wpływ na podatników zwolnionych z VAT – tzw. „nievatowców” – wymaga precyzyjnych wyjaśnień.

Zwolnienie z podatku VAT nie oznacza zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF, choć zakres i terminy są różne dla poszczególnych grup. W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku wdrażane są przepisy przejściowe (m.in. limit 10 000 zł), a od 1 stycznia 2027 roku obowiązek korzystania z KSeF staje się powszechny.

Definicja podatnika i zwolnienia z VAT na gruncie KSeF

Kluczowe jest ustalenie, kto jest podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT. Zgodnie z art. 15 ustawy o VAT podatnikiem jest każdy podmiot wykonujący samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat. To oznacza, że również podmioty korzystające ze zwolnień nadal pozostają podatnikami.

W kontekście KSeF ustawodawca posługuje się tą ogólną definicją, dlatego obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy wszystkich podatników, gdy ciąży na nich obowiązek wystawienia faktury. Zwolnienie podmiotowe (limit obrotu – od 1 stycznia 2026 roku 240 000 zł) i zwolnienie przedmiotowe (konkretne rodzaje czynności, np. medyczne, edukacyjne, opiekuńcze, wynajem na cele mieszkaniowe) wpływają na sposób rozliczeń, ale nie eliminują obowiązków KSeF przy wystawianiu faktur.

W przypadku sprzedaży zwolnionej od VAT podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, chyba że nabywca zażąda jej w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy/wykonania usługi. W praktyce KSeF obejmuje wyłącznie tych nievatowców, którzy faktycznie wystawiają faktury.

Harmonogram wdrażania KSeF – terminy dla podatników zwolnionych z VAT

Poniższe zestawienie porządkuje kluczowe daty i zakres obowiązków:

Od 1 lutego 2026 roku istnieje obowiązek odbierania faktur w KSeF – dotyczy to również podatników zwolnionych z VAT. Nawet jeśli nie wystawiasz jeszcze faktur w systemie, musisz odbierać faktury przychodzące od dostawców korzystających z KSeF.

Zwolnienie podmiotowe a obowiązki związane z KSeF

Podatnicy zwolnieni podmiotowo (limit do 240 000 zł netto rocznie od 2026 r.) korzystają z regulacji przejściowej ułatwiającej wejście do KSeF. Najważniejsze zasady brzmią:

• odroczenie do 31 grudnia 2026 – faktury można wystawiać poza KSeF (papier/PDF), jeśli w danym miesiącu suma faktur B2B nie przekroczy 10 000 zł brutto;
• próg działa „tu i teraz” – przekroczenie limitu 10 000 zł powoduje natychmiastowy obowiązek wystawienia tej i każdej kolejnej faktury w KSeF;
• sprzedaż B2C – faktury na rzecz konsumentów (na żądanie) można wystawiać poza KSeF niezależnie od kwoty.

Zwolnienie przedmiotowe a wymagania KSeF

Zwolnienie przedmiotowe (np. usługi medyczne, edukacyjne, opiekuńcze, wynajem na cele mieszkaniowe) funkcjonuje podobnie w relacji do KSeF jak zwolnienie podmiotowe, z tym że wynika z rodzaju działalności, a nie poziomu obrotów. Kluczowe reguły:

• B2B w KSeF – faktury dla innych podatników podlegają KSeF (z limitem przejściowym do końca 2026 r.);
• B2C poza KSeF – na żądanie konsumenta faktura może być wystawiona tradycyjnie;
• podstawa zwolnienia na fakturze – obowiązkowo wskaż właściwy przepis (art. 43 lub akty na podstawie art. 82).

Mechanizm limitu 10 000 złotych – kluczowe zasady i wyjątki

Limit 10 000 zł brutto miesięcznie dotyczy wyłącznie faktur, które powinny być wystawione w KSeF, czyli B2B (także gdy sprzedaż jest zwolniona z VAT). Poniżej zebrano, czego do limitu nie wliczać:

• sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C), nawet jeśli wystawiasz im fakturę na żądanie,
• faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących,
• paragony z NIP nabywcy do 450 zł brutto (faktury uproszczone),
• sprzedaż w procedurach szczególnych (np. IOSS, wybrane procedury SME),
• określone czynności wyłączone rozporządzeniami (np. bilety jednorazowe, opłaty za autostrady płatne),
• niektóre usługi finansowe zwolnione z VAT.

Tak obliczysz limit w praktyce:

1. zsumuj w danym miesiącu wartości brutto wszystkich faktur B2B (również ze stawką „zw.”);
2. nie doliczaj faktur B2C, paragonów z NIP do 450 zł, dokumentów z kas, sprzedaży w procedurach szczególnych;
3. jeśli suma ≤ 10 000 zł – możesz do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF; jeśli suma > 10 000 zł – od faktury przekraczającej limit wystawiasz w KSeF.

Przekroczenie limitu choćby jednorazowo powoduje natychmiastową i trwałą utratę możliwości wystawiania faktur poza KSeF (do końca 2026 r.).

Obowiązki podatników zwolnionych z VAT wobec KSeF

Podstawowa zasada: jeśli musisz wystawić fakturę – obowiązuje Cię KSeF (z wyjątkami przejściowymi i ustawowymi). Samo zwolnienie z VAT nie tworzy zwolnienia z KSeF.

Ważne rozróżnienie: obowiązek wystawienia faktury vs. obowiązek korzystania z KSeF. Sprzedaż zwolnioną możesz dokumentować rachunkiem; faktura jest wymagana na żądanie nabywcy w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy/usługi.

Jeśli nabywca to inny podatnik (B2B) – faktura musi przejść przez KSeF (z limitem do 31.12.2026 r.). Jeśli nabywca to konsument (B2C) – fakturę możesz wystawić tradycyjnie.

Aby wystawiać w KSeF, potrzebny jest NIP. Osoby bez NIP (np. działalność nierejestrowa) uzyskują go przez formularz NIP-7. Od 1 kwietnia 2026 wniosek będzie można złożyć także przez e-Urząd Skarbowy.

Na fakturze w KSeF wskaż podstawę prawną zwolnienia: dla zwolnienia podmiotowego – art. 113 ustawy o VAT; dla zwolnienia przedmiotowego – odpowiedni przepis art. 43 lub akty na podstawie art. 82.

Obowiązek odbierania faktur w KSeF

Od 1 lutego 2026 roku każdy podatnik posiadający NIP ma obowiązek odbierać faktury w KSeF. Oznacza to, że dostawca prześle je wyłącznie przez system, a nie mailem czy papierowo.

Do wyboru są następujące sposoby odbioru faktur w KSeF:

• aplikacja Podatnika KSeF (online),
• aplikacja Mobilna KSeF,
• system księgowy zintegrowany z KSeF,
• obsługa przez biuro rachunkowe.

Praktyczne scenariusze wystawiania faktur przez podatników zwolnionych

Poniższe przykłady ilustrują najczęstsze sytuacje:

• wynajem mieszkania firmie – jeśli miesięczna wartość wynajmu nie przekracza 10 000 zł brutto, do 31 grudnia 2026 możesz wystawiać faktury poza KSeF; po przekroczeniu progu – faktury w KSeF;
• lekarz zwolniony przedmiotowo – faktury dla pacjentów (B2C) poza KSeF; faktury dla przychodni/ubezpieczycieli (B2B) liczą się do limitu i po przekroczeniu wystawiane są w KSeF;
• działalność nierejestrowa (np. korepetycje) – B2C poza KSeF; B2B wymaga faktur w KSeF po uzyskaniu NIP;
• sprzedaż mieszana (B2C i B2B) – do limitu 10 000 zł liczysz wyłącznie wartość faktur B2B; B2C (np. kasa fiskalna) pozostaje poza limitem.

Wyłączenia z obowiązku KSeF dla podatników zwolnionych

W określonych przypadkach wystawiasz faktury poza KSeF niezależnie od statusu VAT:

• B2C – faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie podlegają KSeF;
• kontrahent zagraniczny bez siedziby/SME w Polsce – faktury dla takich podmiotów nie muszą przechodzić przez KSeF;
• procedury szczególne – m.in. OSS, IOSS oraz niektóre przewozy międzynarodowe poza KSeF;
• rozporządzeniowe wyłączenia – np. bilety jednorazowe, opłaty za autostrady płatne, wybrane usługi finansowe zwolnione z VAT;
• paragony z NIP do 450 zł – uznawane za faktury uproszczone, do 31 grudnia 2026 nie są przesyłane do KSeF.

Wymóg posiadania NIP i procedury jego uzyskania

Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, aby wystawiać faktury ustrukturyzowane, podatnik musi być zidentyfikowany polskim NIP. Dotyczy to również działalności nierejestrowej.

Aby uzyskać NIP, wykonaj następujące kroki:

1. złóż wniosek NIP-7 do właściwego urzędu skarbowego (wskaż cel: wystawianie faktur w KSeF);
2. uzasadnij potrzebę (obowiązki KSeF wobec podatników zwolnionych z VAT);
3. od 1 kwietnia 2026 możesz złożyć wniosek także przez e-Urząd Skarbowy.

Zasady wystawiania i odbioru faktur przez podatników zwolnionych

W KSeF wypełnij wszystkie pola wymagane przez schemę. Szczególnie ważne elementy faktury podatnika zwolnionego:

• dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy (w B2B – NIP nabywcy),
• opis towarów/usług i kwoty (w tym wartość brutto),
• podstawa prawna zwolnienia – art. 113 (zwolnienie podmiotowe) lub art. 43/art. 82 (zwolnienie przedmiotowe),
• numery referencyjne i daty (data wystawienia, dostawy/wykonania).

Dla B2B podaj identyfikator nabywcy (NIP lub numer podatkowy). Dla B2C podanie identyfikatora nie jest obowiązkowe.

W odbiorze faktur KSeF działa automatycznie – dokumenty przesłane przez dostawców będą widoczne w systemie i łatwe do pobrania lub automatycznego zaimportowania do programu księgowego.

Przejście na KSeF – plan wdrażania dla podatników zwolnionych

Aby bezproblemowo przejść na KSeF, zrealizuj następujące etapy:

1. Sprawdź NIP – jeśli go nie masz, złóż NIP-7 z odpowiednim uzasadnieniem;
2. Wybierz narzędzie – Aplikacja Podatnika/Mobilna KSeF, integracja z systemem księgowym lub obsługa przez biuro;
3. Przetestuj proces – dobrowolnie wystaw kilka faktur w KSeF, aby wyeliminować błędy zawczasu;
4. Oceń limit 10 000 zł – jeśli go nie przekraczasz w B2B, możesz wystawiać poza KSeF do 31 grudnia 2026;
5. Przygotuj procedury – uprawnienia w systemie, szkolenia, dostęp do narzędzi i internetu;
6. Skonfiguruj odbiór – od 1 lutego 2026 odbieraj faktury wyłącznie przez KSeF.

Pytania podatników zwolnionych z VAT i odpowiedzi

Najczęściej zadawane pytania z praktycznymi odpowiedziami:

• Czy jako podatnik zwolniony z VAT muszę wystawiać każdą fakturę w KSeF – nie; fakturę wystawiasz na żądanie nabywcy w ciągu 3 miesięcy, a jeśli nabywca to inny podatnik (B2B), obowiązuje KSeF;
• Czy mogę wystawiać rachunki zamiast faktur – tak w B2C; w B2B nabywca oczekuje faktury, więc rachunek nie zastępuje faktury;
• Jaka jest różnica między rachunkiem a fakturą – o kwalifikacji decydują elementy dokumentu; jeśli zawiera elementy faktury (w tym podstawę zwolnienia), będzie traktowany jak faktura niezależnie od nazwy;
• Co jeśli przekroczę limit 10 000 zł – od faktury przekraczającej limit i wszystkie następne wystawiasz w KSeF; powrotu do wystawiania poza KSeF do końca 2026 r. nie ma;
• Czy do 31 grudnia 2026 mogę wystawiać faktury papierowe/PDF – tak, o ile miesięcznie w B2B nie przekroczysz 10 000 zł brutto; od 1 stycznia 2027 wszystkie faktury muszą być w KSeF;
• Czy KSeF dotyczy faktur dla konsumentów (B2C) – nie; możesz je wystawiać tradycyjnie, a KSeF w B2C nie jest obowiązkowy.

Korzyści i wyzwania związane z KSeF dla nievatowców

Najważniejsze korzyści wdrożenia KSeF dla podatników zwolnionych:

• automatyzacja procesu – szybki import danych do księgowości i mniejsza liczba błędów,
• centralna archiwizacja – dostęp do faktur w KSeF przez 10 lat,
• większa przejrzystość – łatwiejsza współpraca z kontrahentami i księgowością.

Najczęstsze wyzwania, na które warto przygotować firmę:

• krzywa uczenia – potrzeba oswojenia się z nowymi narzędziami,
• NIP – konieczność uzyskania numeru dla działalności nierejestrowych,
• integracje techniczne – dopasowanie programu księgowego i procesów wewnętrznych.