Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowy KSeF zasadniczo zmienia zasady korygowania błędów na fakturach.
- Koniec ery not korygujących – radykalne zmiany w procedurach korekty faktur
- Faktura korygująca jako jedyna forma korekty w systemie KSeF
- Niemożliwość anulowania faktur wysłanych do KSeF
- Korekta danych nabywcy – procedury i ograniczenia
- Korekty „in plus” i „in minus” – różnice w traktowaniu podatkowym
- Szczególne przypadki – korekty zbiorcze i okresy przejściowe
- Procedura wystawienia faktury korygującej krok po kroku
- Błędy podczas wdrożenia – jak ich unikać
- Rozliczanie korekt w deklaracjach podatkowych
- Dokumentacja wymagana do poprawnego stosowania korekt
Od tej daty jedyną dopuszczalną formą poprawy jakiegokolwiek błędu na fakturze ustrukturyzowanej jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę i przesłana do KSeF.
Anulowanie faktury, która została wysłana do KSeF i otrzymała unikalny numer, nie będzie możliwe. To wymusza większą dbałość o poprawność danych przed wysyłką dokumentu do systemu.
Koniec ery not korygujących – radykalne zmiany w procedurach korekty faktur
Z dniem 1 lutego 2026 roku uchylony zostaje art. 106k ustawy o VAT, który regulował noty korygujące. Dotąd nabywca mógł poprawiać wyłącznie elementy opisowe faktury. Poniżej przykładowe dane, które mogły być korygowane notą:
- dane identyfikacyjne stron transakcji,
- nazwa nabywcy lub sprzedawcy,
- adresy,
- numery identyfikacyjne,
- data wystawienia faktury.
Natomiast notą nie można było poprawiać elementów finansowych i ilościowych:
- ceny jednostkowej netto,
- stawek VAT,
- ilości towarów,
- całkowitej wartości sprzedaży.
W KSeF pełna odpowiedzialność za korekty – niezależnie od rodzaju błędu – spoczywa wyłącznie na sprzedawcy. Nabywca traci możliwość samodzielnej korekty faktury zakupowej.
Dla porządku przypominamy kluczowe zasady okresu przejściowego:
- Termin – noty korygujące można wystawiać wyłącznie do 1 lutego 2026 roku na dotychczasowych zasadach;
- Noty sprzed tej daty – jeśli nie zostały zaakceptowane przez wystawcę faktury, nadal stosuje się do nich uchylony art. 106k w dotychczasowym brzmieniu;
- Duplikat noty – w razie zaginięcia lub zniszczenia nabywca może ponownie wystawić notę według starych reguł.
Faktura korygująca jako jedyna forma korekty w systemie KSeF
Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT sprzedawca wystawia fakturę korygującą w jasno określonych sytuacjach. W KSeF, od 1 lutego 2026 r., każda taka korekta musi mieć formę ustrukturyzowaną i trafić do systemu. Do najczęstszych podstaw korekty należą:
- zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego,
- zwrot towarów i opakowań,
- zwrot całości lub części zapłaty,
- stwierdzenie pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Obowiązuje tożsamość formy: jeśli faktura pierwotna była w KSeF, korekta również musi być w KSeF. Dodatkowo każda korekta musi wskazywać numer KSeF faktury pierwotnej.
Faktura korygująca musi zawierać kluczowe elementy. Najważniejsze wymagania to:
- numer kolejny i data wystawienia faktury korygującej,
- dane z faktury pierwotnej (data i numer),
- dane stron transakcji,
- nazwa oraz ilość towarów lub zakres usług objętych korektą,
- kwota korekty podstawy opodatkowania i/lub podatku należnego z podziałem na stawki i sprzedaż zwolnioną (gdy wpływa na VAT),
- prawidłowa treść korygowanych pozycji (gdy korekta nie wpływa na VAT).
Niemożliwość anulowania faktur wysłanych do KSeF
Anulowanie faktury, która została przesłana do KSeF i otrzymała numer identyfikacyjny, jest wykluczone. Wynika to z art. 106na ustawy o VAT – fakturę ustrukturyzowaną uważa się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF.
W efekcie każdy błąd na fakturze w KSeF koryguje się wyłącznie fakturą korygującą – niezależnie od charakteru i wagi uchybienia.
Korekta danych nabywcy – procedury i ograniczenia
Jeżeli na fakturze znalazł się błędny numer NIP nabywcy, dokument trafia w KSeF do niewłaściwego podmiotu (przydział po NIP). Prosta korekta numeru NIP w jednej fakturze korygującej nie jest dopuszczalna.
Prawidłowe postępowanie przy błędnym NIP obejmuje dwa dokumenty: korektę „do zera” dla faktury z błędnym NIP oraz nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi. To jedyna metoda „wyczyszczenia” błędnie przypisanego dokumentu.
W przypadku innych danych formalnych (np. nazwa, adres) można użyć elementów struktury XML: Podmiot1K (sprzedawca) i Podmiot2K (nabywca). Błąd w NIP – zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy – zawsze wymaga korekty do zera i ponownego wystawienia faktury.
Korekty „in plus” i „in minus” – różnice w traktowaniu podatkowym
Poniższa tabela syntetyzuje zasady rozliczeń korekt w KSeF (sprzedawca i nabywca):
| Rodzaj korekty | Przyczyna | Rozliczenie u sprzedawcy | Ujęcie u nabywcy | Wymogi dodatkowe |
|---|---|---|---|---|
| In plus | Przyczyna istniejąca przy wystawieniu faktury (np. błąd rachunkowy) | W okresie faktury pierwotnej | W okresie otrzymania korekty | Standardowe zasady |
| In plus | Przyczyna powstała po wystawieniu (np. podwyższenie ceny) | W bieżącym okresie | W okresie otrzymania korekty | Standardowe zasady |
| In minus (KSeF) | Uzgodniony rabat/zwrot itp. | W okresie wystawienia i wysłania do KSeF | W dniu przydzielenia numeru KSeF | Uzgodnienie i dokumentacja z art. 29a ust. 13–14 |
| In minus (poza KSeF) | Uzgodniony rabat/zwrot itp. | Po uzyskaniu potwierdzenia odbioru przez nabywcę | W okresie otrzymania korekty | Uzgodnienie i dokumentacja z art. 29a ust. 13–14 |
Preferencja dla korekt „in minus” w KSeF polega na tym, że sprzedawca nie czeka na potwierdzenie odbioru – rozlicza VAT w okresie wysłania korekty do systemu.
Szczególne przypadki – korekty zbiorcze i okresy przejściowe
KSeF dopuszcza zbiorcze faktury korygujące dla jednego odbiorcy w zadanym okresie. Warto znać praktyczne konsekwencje:
- ułatwiają rozliczanie rabatów i obniżek dla wielu faktur,
- gdy korekta obejmuje wszystkie dostawy w okresie, można pominąć nazwy/rodzaje towarów i usług,
- element
DaneFaKorygowanejw strukturzeFA(3)może wystąpić nawet 50 000 razy, - korekta zbiorcza może objąć faktury z KSeF (wskazanie numeru KSeF) i spoza KSeF (wskazanie numeru własnego),
- korekty zbiorcze „in plus” są możliwe, ale bez uproszczeń właściwych dla „in minus” i z wyszczególnieniem pozycji.
W okresie przejściowym warto pamiętać o limicie zwalniającym z obowiązku KSeF dla niskich obrotów:
- do 31 grudnia 2026 roku można wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeśli miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 000 zł,
- po przekroczeniu limitu w którymkolwiek miesiącu – począwszy od faktury przekraczającej limit – wszystkie kolejne faktury muszą trafiać do KSeF,
- po utracie wyłączenia nie ma możliwości powrotu do zwolnienia,
- limit dotyczy łącznej wartości sprzedaży z podatkiem w danym miesiącu.
Procedura wystawienia faktury korygującej krok po kroku
Aby uniknąć błędów, postępuj według poniższych kroków:
- Wybierz typ dokumentu jako Faktura korygująca i nadaj numer oraz datę wystawienia.
- Uzupełnij dane sprzedawcy zgodnie ze stanem z faktury pierwotnej.
- Wprowadź dane nabywcy identycznie jak na fakturze pierwotnej – zwróć szczególną uwagę na NIP.
- Wskaż fakturę pierwotną: numer KSeF (jeśli była w KSeF) albo numer i datę (jeśli poza KSeF).
- Opisz pozycje objęte korektą (nazwa/rodzaj, ilość) oraz zakres zmiany.
- Jeśli korekta wpływa na VAT, wykaż kwotę korekty podstawy opodatkowania/podatku w podziale na stawki i sprzedaż zwolnioną.
- W korektach formalnych bez wpływu na VAT podaj prawidłową treść korygowanych pozycji (np. za pomocą
Podmiot1K/Podmiot2K). - Wygeneruj plik XML zgodny ze strukturą
FA(3)i prześlij do KSeF. - Zweryfikuj UPO i numer KSeF – tylko zaakceptowany dokument jest skutecznie wystawiony i udostępniony odbiorcy.
KSeF nie weryfikuje arytmetyki – przyjmie dokument z błędnymi wyliczeniami, dlatego kontrola matematyczna po stronie wystawcy jest niezbędna.
Błędy podczas wdrożenia – jak ich unikać
Najczęstsze potknięcia przy starcie z KSeF i jak im zapobiec:
- brak analizy procesów – nieprzygotowane procedury, szablony i słowniki danych zwiększają ryzyko błędów;
- niewłaściwe oprogramowanie – narzędzie bez pełnej integracji (walidacje, automatyczny odbiór, obsługa statusów) generuje ręczną pracę i pomyłki;
- niedoszkolony zespół – brak znajomości KSeF skutkuje błędami w polach obowiązkowych, NIP i datach; konieczne jest szkolenie wdrożeniowe;
- brak planu awaryjnego – opracuj tryb offline 24, procedury na wypadek awarii i harmonogram późniejszej wysyłki do KSeF.
Rozliczanie korekt w deklaracjach podatkowych
Korekty „in plus” rozlicza się w okresie faktury pierwotnej, jeśli przyczyna istniała już w momencie jej wystawienia, a w okresie bieżącym – gdy przyczyna powstała później.
Korekty „in minus” w KSeF sprzedawca rozlicza w okresie wysłania korekty do systemu (bez potwierdzenia odbioru), a nabywca ujmuje je na datę nadania numeru KSeF. Gdy nabywca nie odliczył jeszcze VAT z faktury pierwotnej, uwzględnia korektę w okresie, w którym dokona tego odliczenia.
Dokumentacja wymagana do poprawnego stosowania korekt
Uzgodnienie warunków i właściwa dokumentacja są kluczowe zwłaszcza dla korekt „in minus” (art. 29a ust. 13–14). Dokumentacja powinna obejmować co najmniej:
- opis okoliczności korekty,
- daty i strony zaangażowane w uzgodnienie,
- wartości i sposób kalkulacji,
- dowody uzgodnienia warunków,
- powiązanie z dokumentami źródłowymi (np. reklamacja, zwrot, wypłata).
Najczęściej akceptowane formy dowodowe to:
- umowa/aneks – zawiera postanowienia o rabatach i korektach;
- korespondencja mailowa – potwierdza ustalenia stron;
- potwierdzenia zwrotu/wypłaty – dowody przelewów, noty uznaniowe;
- zapisy w systemie ERP – rejestry zwrotów, reklamacji, rozliczeń bonusów;
- regulamin sprzedaży – jasno opisane przesłanki obniżek;
- procedury wewnętrzne – ścieżki akceptacji, kontroli i archiwizacji.
Sama faktura korygująca „in minus” nie zastępuje dokumentacji uzgodnienia. Brak dowodów może skutkować zakwestionowaniem korekty i koniecznością dopłaty VAT z odsetkami.
