Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkową platformą do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych dla największych przedsiębiorstw, a jego wdrażanie odbywa się etapowo dla wszystkich podmiotów w Polsce.

Kody QR i unikalne numery identyfikacyjne faktur (numer KSeF) łączą wizualną postać dokumentu z danymi przechowywanymi w systemie Ministerstwa Finansów i są niezbędne do weryfikacji autentyczności, obsługi płatności oraz automatyzacji rozliczeń. Znajomość struktury numeru KSeF i zasad pracy z kodami QR staje się kluczową kompetencją dla przedsiębiorców, księgowych i biur rachunkowych.

Co to jest kod QR na fakturze KSeF i jakie pełni funkcje

Kod QR na fakturze KSeF to dwuwymiarowy znak graficzny zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015, który zawiera dane do szybkiej identyfikacji i weryfikacji faktury wystawionej w KSeF. Jest on „mostem” między wizualizacją faktury (PDF/wydruk) a jej ustrukturyzowanymi danymi w systemie Ministerstwa Finansów.

Po zeskanowaniu kodu QR odpowiednia aplikacja automatycznie odczytuje informacje i umożliwia dostęp do danych faktury bez ręcznego wpisywania identyfikatorów.

Kody QR upraszczają weryfikację dokumentów i ograniczają ryzyko fałszerstw, działają dla faktur online i offline (z nieco odmienną rolą w mechanizmach bezpieczeństwa), a dla odbiorców bez polskiego NIP są często jedyną praktyczną ścieżką sprawdzenia autentyczności dokumentu.

Przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się umieszczenie na wizualizacji linku lub kodu QR przed przekazaniem jej odbiorcy. Choć dokumentem urzędowym jest wyłącznie faktura w KSeF, wersja PDF/wydruk z kodem QR znacząco ułatwia codzienną pracę i zwiększa bezpieczeństwo obrotu.

Struktura i budowa numeru KSeF – jak odczytać identyfikator faktury

Numer KSeF (identyfikator KSeF) to unikalny, systemowy numer nadawany fakturze po jej przyjęciu do KSeF. Format oparto m.in. o NIP sprzedawcy i datę przesłania dokumentu i nadawany jest automatycznie przez system MF.

Numer ma 35 znaków i występuje w formacie 9999999999-RRRRMMDD-FFFFFF-FFFFFF-FF, gdzie możliwe jest odczytanie NIP wystawcy i daty przesłania do KSeF, a dalsze części zapewniają unikalność i kontrolę poprawności.

Poniżej znajduje się czytelne zestawienie segmentów numeru KSeF wraz z ich znaczeniem:

Format jest stały i niezmienny – podatnik nie może modyfikować układu znaków. W praktyce odczytasz z niego NIP i datę, natomiast pozostałe znaki mają funkcję techniczną.

Numer KSeF zwracany jest w UPO i nie stanowi elementu pliku XML. Należy rozróżniać go od numeru faktury wskazywanego w polu P_2. Numer w P_2 i numer KSeF to dwa odrębne identyfikatory – pierwszy wewnętrzny u podatnika, drugi systemowy w KSeF.

Zbiorczy identyfikator KSeF – agregacja wielu faktur w jeden kod

Zbiorczy identyfikator KSeF nadawany jest dla minimum dwóch faktur jednego sprzedawcy i upraszcza rozliczenia wielopozycyjne, zwłaszcza przy płatności zbiorczej.

Struktura identyfikatora zbiorczego ma 35 znaków i zawiera: NIP podmiotu generującego, oznaczenie „IZ”, rok i miesiąc wygenerowania, unikalny ciąg 12 znaków oraz dwie cyfry kontrolne, np. 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF. System umożliwia rozkodowanie, tj. sprawdzenie, które numery KSeF obejmuje dany identyfikator, oraz odwrotnie.

Od 1 stycznia 2027 roku w tytule przelewu między podatnikami czynnymi trzeba będzie wskazywać numer KSeF (płatność za jedną fakturę) lub identyfikator zbiorczy (płatność za wiele faktur). To znacznie upraszcza rozliczenia i automatyzuje księgowanie.

Jak czytać i skanować kody QR – praktyczne wskazówki dla użytkowników

Do skanowania wystarczy smartfon lub tablet z kamerą oraz aplikacja do obsługi kodów KSeF. Rekomendowane jest użycie oficjalnej Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Wykonaj poniższe kroki, aby poprawnie zeskanować kod QR z faktury:

1. Otwórz aplikację i wybierz funkcję skanowania kodów QR.
2. Skieruj kamerę na kod tak, aby cały wzór mieścił się w kadrze i był dobrze oświetlony.
3. Poczekaj na automatyczny odczyt; aplikacja wyświetli dane identyfikujące fakturę.
4. Zwróć uwagę na komunikat o obecności dokumentu w KSeF i zgodności danych.
5. Jeżeli chcesz pobrać pełną treść faktury, przejdź do drugiego etapu weryfikacji (dodatkowe dane uwierzytelniające).

Po zeskanowaniu kodu QR każdy użytkownik może szybko potwierdzić istnienie faktury w KSeF i zgodność podstawowych danych.

Weryfikacja faktury za pomocą kodu QR – dwuetapowy dostęp do danych

Weryfikacja w KSeF działa dwuetapowo: najpierw po zeskanowaniu lub po wejściu w link z kodu wyświetlane są dane identyfikacyjne (np. NIP sprzedawcy, data, wyróżnik) i informacja, czy dokument istnieje w KSeF.

W drugim etapie podajesz dodatkowe dane dostępu (zgodnie z rozporządzeniem), zwykle: numer faktury, NIP nabywcy, kwotę należności. Po pozytywnej weryfikacji możesz pobrać pełną fakturę wraz z załącznikami.

To rozwiązanie jest szczególnie wygodne, gdy faktura jest przekazywana poza KSeF (np. PDF e‑mailem do kontrahenta zagranicznego) – odbiorca może bez logowania potwierdzić autentyczność dokumentu i jego zgodność z danymi w systemie.

Typy kodów QR – Kod I (online) oraz Kody I i II (offline)

W zależności od trybu wystawienia faktury KSeF stosuje różne warianty kodów QR. Dla czytelności zestawiamy je w skrócie:

Kod II służy zapewnieniu autentyczności pochodzenia i wymaga aktywnego certyfikatu pieczętującego (typ 2) właściwego dla podmiotu uprawnionego.

Bezpieczeństwo kodów QR – zagrożenia quishing i ochrona danych

Rosnąca popularność kodów QR sprzyja nadużyciom typu phishing/quishing (zastępowanie kodów, przekierowania na fałszywe strony, instalacja malware). Kody weryfikujące KSeF nigdy nie prowadzą bezpośrednio do płatności.

Przed rozpoczęciem pracy z kodami QR warto wdrożyć proste zasady bezpieczeństwa:

• skanuj tylko kody z zaufanych źródeł – unikaj niezweryfikowanych wiadomości i podejrzanych wydruków;
• weryfikuj domenę i certyfikat strony – przed podaniem danych dostępowych sprawdź, czy jesteś w oficjalnym serwisie;
• chroń tokeny autoryzacyjne – traktuj je jak dane ściśle poufne, nie wysyłaj e‑mailem ani komunikatorami;
• używaj oficjalnej Aplikacji Podatnika KSeF – minimalizujesz ryzyko manipulacji i błędnych odczytów;
• segmentuj uprawnienia/certyfikaty – ogranicz ryzyko „luki kontekstowej” w biurach rachunkowych.

System KSeF zbudowano zgodnie z zasadą Security by Design, z testami penetracyjnymi i szyfrowaniem TLS, a infrastruktura jest wpisana do rejestru systemów krytycznych. Najsłabszym ogniwem pozostaje czynnik ludzki – rygor cyfrowej higieny jest kluczowy.

Praktyczne wykorzystanie kodów QR w biznesie – zastosowania dla przedsiębiorców

Kody QR zapewniają szybki dostęp do danych faktury, pozwalają na natychmiastową weryfikację autentyczności oraz przyspieszają automatyzację w systemach księgowych i ERP.

Systemy zintegrowane z KSeF mogą skanować kod, pobrać dane i uzupełnić dokumenty bez przepisywania. To redukuje błędy i przyspiesza obieg dokumentów.

Na fakturze z KSeF kod QR może obejmować co najmniej: identyfikator faktury w KSeF, dane ułatwiające pobranie (np. adres zasobu), wybrane dane stron (np. NIP) oraz datę wystawienia. Wizualizacja PDF z kodem QR ułatwia organizację dokumentów i bieżącą kontrolę obiegu.

Integracja kodów QR z systemami księgowymi i ERP

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 wspiera skanowanie i dostęp do faktur przez kod QR i może być alternatywą dla komercyjnych rozwiązań.

Popularne systemy (np. Comarch, Symfonia, wFirma) oferują automatyczne rozpoznawanie kodów i pobieranie danych z KSeF, ograniczając ręczne wprowadzanie i ryzyko pomyłek. Kluczowym kosztem wdrożenia jest zwykle licencja na oprogramowanie.

Integracja API KSeF umożliwia pełną automatyzację wystawiania/odbierania faktur i weryfikację przez kody QR, zwykle w modelu abonamentowym lub opłacie za dokument.

Numer KSeF w raportowaniu i rozliczeniach VAT – nowe wymogi JPK

Od 1 lutego 2026 roku obowiązuje nowa wersja JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3), w której wykazuje się numer KSeF w ewidencji sprzedaży i zakupów, o ile został nadany do dnia wysłania pliku.

W ewidencji stosuje się poniższe oznaczenia związane z KSeF:

• NrKSeF – numer identyfikujący fakturę w KSeF;
• OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1, która na dzień złożenia ewidencji nie ma numeru KSeF;
• BFK – faktura elektroniczna lub w postaci papierowej;
• DI – dowód inny niż faktura.

Jeśli ujęto w ewidencji fakturę offline/niedostępność i oznaczono ją jako DI, po nadaniu numeru KSeF należy skorygować oznaczenie przez wprowadzenie numeru. Nie koryguje się ewidencji, gdy faktura była wykazana z oznaczeniem OFF i później otrzyma numer KSeF.

Potwierdzenie transakcji – dokument alternatywny do faktury z kodami QR

Gdy faktura (np. offline) nie ma jeszcze numeru KSeF, sprzedawca może wydać potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR – pierwszym do weryfikacji faktury w KSeF („sprawdź fakturę w KSeF”) i drugim do weryfikacji tożsamości wystawcy („zweryfikuj wystawcę faktury”).

Dokument zawiera podstawowe dane stron, numer własny faktury (P_2) oraz kody umożliwiające dostęp do faktury po jej dosłaniu do KSeF – bez logowania. To praktyczne rozwiązanie dla kontrahentów zagranicznych lub bez polskiego NIP.

Obowiązek oznaczania faktur kodami QR – kiedy jest wymagane

Oznaczenie kodem QR jest wymagane w przypadkach wskazanych w art. 106gb ustawy o VAT. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy faktura jest kierowana do nabywcy bez NIP, konsumenta, podatnika SME z innego kraju UE lub odbiorcy zagranicznego. W skrócie – gdy faktura jest przekazywana poza KSeF lub do podmiotu bez dostępu do KSeF, należy dodać kod QR.

W poniższych sytuacjach kod QR będzie obowiązkowy:

• gdy przekazujesz fakturę poza KSeF (np. PDF e‑mailem, wydruk),
• gdy nabywca nie posługuje się polskim NIP lub jest konsumentem,
• gdy realizujesz transakcje międzynarodowe i faktura trafia poza polski KSeF,
• gdy udostępniasz krajowemu podatnikowi fakturę otrzymaną via KSeF, ale poza KSeF (PDF/wydruk) – musi zawierać kod z numerem KSeF.

Od 1 lutego 2026 roku każda faktura przekazywana poza KSeF powinna mieć kod QR. Oznaczenie powinno być dodawane przy każdej wizualizacji w programach komercyjnych i w bezpłatnych narzędziach MF.

Przechowywanie faktur i dostęp do numerów KSeF – długoterminowe zarządzanie dokumentacją

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku wystawienia, z dostępem 24/7. Co do zasady nie ma obowiązku ich odrębnej archiwizacji, ale kopie zapasowe mogą zwiększyć odporność operacyjną.

Pobierając faktury z KSeF, pamiętaj, że w systemie mogą znaleźć się także dokumenty błędnie wystawione na Twój NIP. Przed płatnością zawsze zweryfikuj zasadność transakcji i zgodność danych.

Przed opłaceniem faktury z KSeF warto wykonać kontrolę podstawową:

• sprawdź kontrahenta (NIP, nazwa) i powiązanie z realnym zdarzeniem gospodarczym,
• porównaj pozycje i kwoty z zamówieniem/umową/dostawą,
• zweryfikuj numer KSeF w swoich systemach i w razie wątpliwości zeskanuj kod QR.

Numer KSeF staje się wspólnym mianownikiem dla dokumentów źródłowych (zaliczki, korekty), raportowania (JPK_V7) i płatności (w tym MPP), więc powinien być poprawnie przechowywany w systemach finansowo‑księgowych.

Przyszłość kodów QR i numerów KSeF w polskim systemie podatkowym

Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek KSeF obejmie zasadniczo wszystkie przedsiębiorstwa (z wyłączeniem najmniejszych firm do końca 2026 roku), co upowszechni kody QR na fakturach.

Planowane jest m.in. logowanie do KSeF przez węzeł krajowy/mObywatel (od 1 kwietnia 2026 roku), a także dalsza automatyzacja – np. rozpoznawanie kodów QR przez systemy ERP i aplikacje mobilne. Edukacja użytkowników i dwuetapowa weryfikacja pozostaną filarami bezpieczeństwa.

Rekomendacje wdrożeniowe dla przedsiębiorców

Aby sprawnie wdrożyć kody QR i numery KSeF w procesach firmy, zrealizuj następujące działania:

• edukacja zespołu – szkolenia z obsługi kodów QR, numerów KSeF i zasad weryfikacji;
• dobór oprogramowania – wybierz system FK/ERP z obsługą KSeF i skanowania kodów QR;
• procedury bezpieczeństwa – polityki zarządzania uprawnieniami, tokenami i certyfikatami;
• integracja API – automatyzacja pobierania/wysyłki faktur oraz weryfikacji przez QR;
• monitoring zmian – regularnie śledź komunikaty MF i aktualizuj procedury.

Od 1 stycznia 2027 roku w płatnościach między podatnikami czynnymi obowiązkowe będzie wskazanie numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego w tytule przelewu – już dziś przygotuj systemy i procedury na tę zmianę.