Składka zdrowotna stanowi kluczowy element polskiego systemu zabezpieczenia społecznego i odgrywa istotną rolę w obciążeniach podatkowych przedsiębiorców. Jej rozliczanie budzi wiele pytań, szczególnie w kontekście możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu, gdyż wszystko zależy od wybranej formy opodatkowania oraz licznych wyjątków przewidzianych w prawie. Od 2022 roku przedsiębiorcy rozliczający się podatkiem liniowym mogą zaliczyć zapłaconą składkę zdrowotną do kosztów uzyskania przychodu – z limitem do 12 900 zł za 2025 rok. W związku z tym zagadnieniem warto przyjrzeć się bliżej podstawom prawnym, różnicom między systemami oraz konsekwencjom planowanych zmian.

Prawne podstawy kwalifikacji składki zdrowotnej jako kosztu podatkowego

Poniżej przedstawiono kluczowe zasady i wyjątki dotyczące możliwości zaliczania składki zdrowotnej do kosztów podatkowych:

• zgodnie z artykułem 23 ust. 1 pkt 58 ustawy o PIT, zasadniczo składki zdrowotnej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu,
• powyższe wynika z założenia, że składka zdrowotna jest wydatkiem prywatnym podatnika niezwiązanym bezpośrednio z uzyskaniem przychodu,
• są jednak ustawowe wyjątki szczegółowo określone w przepisach, w tym wyjątkowo korzystne regulacje dla podatku liniowego.

Zasada ogólna wykluczenia składek zdrowotnych z kosztów podatkowych

Podstawowym przepisem wykluczającym składkę zdrowotną z kosztów uzyskania przychodów jest art. 23 ust. 1 pkt 58 ustawy o PIT – nie można jej traktować jako kosztu działalności gospodarczej.

Składka zdrowotna traktowana jest jako osobisty, obligatoryjny wydatek ochronny i nie ma bezpośredniego związku z generowaniem przychodu. Wszelkie wyjątki do tej reguły muszą mieć podstawę prawną i są stosowane ściśle w ramach przepisów.

Konstrukcja prawna wyjątków dla podatku liniowego

W przypadku podatku liniowego ustawa przewiduje szczególne zasady, które pozwalają przedsiębiorcy rozliczającemu się według 19% stawki liniowej na:

• zaliczenie zapłaconej składki zdrowotnej do kosztów uzyskania przychodów,
• odliczenie jej od dochodu w ramach określonego limitu rocznego,
• korzystanie z górnego limitu 12 900 zł odliczenia w 2025 roku.

Opcje te nie są dostępne dla innych form działalności gospodarczej, a limit odliczenia jest absolutny i nie podlega zwiększeniu nawet w przypadku wyższych wpłat składkowych.

Interpretacja przepisów dla różnych form rozliczenia

Prawidłowa kwalifikacja składki zdrowotnej zależy od wybranej metody opodatkowania. Oto podstawowe różnice:

• skala podatkowa – całkowity brak możliwości zaliczenia składki do kosztów lub jej odliczenia,
• podatek liniowy – możliwość zaliczenia do kosztów lub odliczenia od dochodu do wysokości limitu,
• ryczałt ewidencjonowany – możliwość odliczenia 50% zapłaconych składek od przychodu na podstawie art. 11 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Zróżnicowanie odliczeń w zależności od formy opodatkowania

Poniższa tabela ilustruje możliwości odliczenia składki zdrowotnej dla poszczególnych form rozliczenia:

Wyboru konkretnego sposobu rozliczenia należy dokonać indywidualnie, analizując poziom dochodów, dostępne ulgi oraz przewidywany poziom obciążeń fiskalnych.

Praktyczne limity oraz mechanizmy rozliczania składki zdrowotnej

Warto przeanalizować następujące limity i zasady:

• roczny limit dla podatku liniowego wynosi 12 900 zł (2025),
• limit dotyczy łącznej sumy składek za siebie oraz za osoby współpracujące,
• w przypadku nadpłaty konieczna jest korekta rozliczenia podatku i zwrot do dochodu,
• niedopłaty można rozliczyć w roku, w którym zostały opłacone, o ile nie przekroczono limitu.

Możliwość odliczenia składki zdrowotnej obejmuje również przypadki zaległych płatności za poprzedni rok podatkowy – jeśli nie wyczerpano limitu.

Ryczałt ewidencjonowany – trzy poziomy składek zdrowotnych w 2025 roku

System ryczałtowy oferuje ustalone progi:

• 461,66 zł miesięcznie – przychody do 60 000 zł rocznie,
• 769,43 zł – przychody 60 001–300 000 zł,
• 1384,97 zł – przychody powyżej 300 000 zł.

Wysokość składki zależy od sumy przychodów, a odliczać można 50% jej wartości.

Dokumentacja i ewidencja składek zdrowotnych

Prawidłowa dokumentacja oraz szczegółowa ewidencja zapłaconych składek zdrowotnych to podstawa rozliczenia w kosztach uzyskania przychodu.

Przedsiębiorcy powinni gromadzić:

• dowody opłacenia składki zdrowotnej,
• deklaracje ZUS oraz potwierdzenia zapłaty za osoby współpracujące,
• ewidencję wyboru sposobu rozliczenia – koszt/odliczenie od dochodu,
• korekty dotyczące nadpłat i niedopłat.

Nowoczesne systemy księgowe oferują moduły automatyzujące te operacje, minimalizując ryzyko popełnienia błędu.

Konsekwencje błędów w rozliczaniu składek zdrowotnych

Błędy rozliczeniowe mogą prowadzić do:

• dodatkowych zobowiązań podatkowych i odsetek,
• kar administracyjnych w przypadku poważniejszych uchybień,
• utraty prawa do odliczenia w razie niewłaściwie udokumentowanej współpracy lub złej kwalifikacji kosztów.

Szczególną ostrożność należy zachować przy zmianie formy opodatkowania w trakcie roku podatkowego.

Planowane zmiany w systemie składek zdrowotnych od 2026 roku

Reforma wchodząca w życie 1 stycznia 2026 r. zakłada:

• wprowadzenie części ryczałtowej (9% od 75% minimalnego wynagrodzenia – 342,22 zł miesięcznie przy prognozie na 2026 r.),
• dodatkową część procentową (4,9% od nadwyżki ponad 1,5-krotność przeciętnego wynagrodzenia dla liniowców/skali lub 3,5% przy ryczałcie po przekroczeniu 3-krotności),
• likwidację możliwości jakiegokolwiek odliczania składki zdrowotnej od podatku w podatku liniowym, ryczałcie oraz karcie podatkowej,
• utrzymanie uproszczonej składki dla karty podatkowej wyłącznie w części ryczałtowej.

Ostatni raz skorzystać z dotychczasowych odliczeń można będzie w rozliczeniu PIT za 2025 rok.

Wpływ zmian na przedsiębiorców

Nowy system promuje przewidywalność i jednolite zasady. Jednak:

• przedsiębiorcy o niskich dochodach prawdopodobnie odczują obniżkę składki,
• przedsiębiorcy z wysokimi dochodami poniosą znaczne obciążenia poprzez likwidację odliczeń i progresję części procentowej,
• wielu przedsiębiorców musi przygotować się do analizy korzyści i ewentualnej zmiany formy działalności w zależności od nowej struktury kosztów.

Wpływ składki zdrowotnej na konkurencyjność

Tabela poniżej prezentuje porównanie najważniejszych cech składki zdrowotnej w 2025 roku:

Strategie adaptacyjne i optymalizacja

Aby dostosować się do zmian, przedsiębiorcy powinni:

• przeanalizować opłacalność aktualnej i przyszłej formy opodatkowania,
• zainwestować w narzędzia księgowe oraz doradztwo podatkowe,
• przygotować się do restrukturyzacji działalności lub konsolidacji/podziału w zależności od prognozowanego poziomu dochodów,
• wprowadzić wewnętrzne procedury monitorowania kosztów.

Efektywne zarządzanie rozliczaniem składki zdrowotnej to jedno z kluczowych narzędzi utrzymania konkurencyjności na rynku.