Czy faktura proforma jest dowodem zakupu? Dowiedz się, jakie różnice występują między fakturą proforma a końcową oraz jakie mają one znaczenie w kontekście podatków i księgowości.

Czy faktura proforma jest dowodem zakupu?

Faktura proforma nie pełni roli dowodu zakupu i nie ma mocy prawnej, co oznacza, że ani nie potwierdza transakcji, ani nie zobowiązuje do zapłaty.

Jej głównym celem jest działanie jako oferta handlowa bądź wstępna kalkulacja kosztów dla klienta. W odróżnieniu od faktur końcowych, które stanowią podstawę księgowania i są wymagane przez przepisy podatkowe, faktura proforma służy wyłącznie do celów informacyjnych.

Z tego powodu nie powinna być traktowana jako dowód zakupu w oficjalnych rozliczeniach finansowych czy podatkowych.

Różnice między fakturą proforma a fakturą końcową

Faktura proforma oraz faktura końcowa różnią się w kilku kluczowych aspektach:

• Faktura proforma – nie pełni roli dokumentu księgowego i nie ma statusu prawnego jako zobowiązanie płatnicze;
• Faktura proforma – jest jedynie ofertą handlową lub wstępnym oszacowaniem kosztów;
• Faktura końcowa – formalizuje transakcję i stanowi podstawę do rozliczeń finansowych oraz podatkowych.

Inną istotną różnicą jest brak uznania faktury proforma za dokument VAT, co oznacza, że nie można na jej podstawie odliczyć tego podatku — w przeciwieństwie do faktury końcowej. Faktura proforma służy głównie do informowania klienta o planowanych wydatkach przed finalizacją transakcji.

Faktura końcowa wiąże się z obowiązkami podatkowymi oraz ewidencją księgową firmy. Jest niezbędna dla prawidłowego udokumentowania sprzedaży i spełnienia wymogów kontroli skarbowej. Dlatego kluczowe jest zrozumienie różnic między tymi dokumentami i ich właściwe użycie zgodnie z przeznaczeniem oraz regulacjami prawnymi.

Faktura proforma a obowiązki podatkowe

Faktura proforma nie pociąga za sobą konieczności uiszczenia podatku VAT. Jest to dokument, który nie narzuca obowiązku płacenia tego podatku. W przeciwieństwie do faktury końcowej, nie stanowi ona podstawy do rozliczeń ani księgowych, ani podatkowych i nie umożliwia odliczenia VAT-u, co jest istotne dla firm starających się o zwrot tego podatku.

Dokument ten pełni funkcję informacyjną, działając jako oferta handlowa lub wstępna kalkulacja kosztów dla klienta. Mimo to, nie jest uznawany za formalny dokument księgowy. Dlatego przedsiębiorstwa wystawiające fakturę proforma powinny pamiętać, że nie wiąże się ona z zobowiązaniami dotyczącymi VAT-u, a jedynie przygotowuje grunt pod przyszłe transakcje potwierdzone przez fakturę końcową.

Faktura proforma a ewidencja księgowa

Faktura proforma to dokument handlowy, który informuje o zamierzanej transakcji, ale nie spełnia roli dokumentu księgowego ani nie jest wprowadzana do ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że nie odzwierciedla faktycznego przepływu pieniędzy czy zobowiązań podatkowych.

W praktyce faktura proforma służy głównie celom komunikacyjnym i handlowym, zamiast formalnym rozliczeniom finansowym przedsiębiorstwa. W raportach finansowych firmy jej się nie uwzględnia, a także nie może być użyta do ewidencji kosztów lub przychodów, gdyż brak jej cech dowodu księgowego. Dokument ten jedynie prezentuje propozycję warunków handlowych przed wystawieniem właściwej faktury.

Z tego powodu faktura proforma jest wykorzystywana przede wszystkim podczas negocjacji z klientami oraz przy tworzeniu oferty sprzedażowej. Po zaakceptowaniu przez obie strony ustalonych warunków sporządza się już fakturę końcową, którą rejestruje się w systemach księgowych firmy zgodnie z wymaganiami prawnymi dotyczącymi podatków i rachunkowości.