W polskim systemie podatkowym kwestia biletów parkingowych jako kosztów uzyskania przychodu budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Bilety parkingowe mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych, ale wymaga to spełnienia określonych wymogów formalnych oraz merytorycznych. Ogromne znaczenie mają: cel wydatku, sposób udokumentowania oraz rodzaj wykorzystywanego pojazdu. Różnicuje się też dokumentację – inaczej traktowane są bilety z parkometru, a inaczej zwykłe paragony fiskalne.

Podstawy prawne kosztów uzyskania przychodu

Definicja i ogólne zasady

Podstawą prawną uznania wydatków za koszty uzyskania przychodu jest art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych wymienionych w art. 23 ustawy. Przepis ten ma szerokie zastosowanie – także dla opłat za parkowanie pojazdów służbowych.

By uznać wydatek za koszt podatkowy, należy spełnić następujące warunki:

• pozostaje w bezpośrednim związku z przychodem – wydatek jest poniesiony w celu jego osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła,
• nie znajduje się na liście wyłączeń określonych w art. 23 ustawy o PIT,
• jest odpowiednio udokumentowany zgodnie z przepisami o rachunkowości i prowadzeniu ksiąg podatkowych.

Podatnik musi jednoznacznie wykazać związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiąganym przychodem. Każda sytuacja jest oceniana indywidualnie.

Kwestia rozliczania opłat parkingowych w kosztach podatkowych zależy od sposobu użytkowania pojazdu – cel wyłącznie firmowy, mieszany lub prywatny wpływa na możliwość i sposób rozliczania wydatków, w tym odliczenia VAT.

Katalog kosztów wykluczonych

Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje wydatki niezaliczane do kosztów podatkowych. Dla pojazdów i parkingów kluczowe są:

• 25% wyłączenie dla pojazdów mieszanych – zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, tylko 75% wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego o przeznaczeniu mieszanym uznaje się za koszt podatkowy;
• Opłaty sankcyjne – na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 50 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 54 ustawy o CIT, opłaty sankcyjne przekazywane do budżetu nie są kosztem podatkowym;
• Ograniczenia amortyzacji i ubezpieczenia – odpisy amortyzacyjne dla samochodów tradycyjnych podlegają limitowi 150.000 zł, a dla elektrycznych 225.000 zł. Ubezpieczenie AC rozlicza się proporcjonalnie do tego limitu.

Wszystkie ograniczenia pośrednio dotyczą również rozliczania kosztów parkingowych ponoszonych w związku z eksploatacją samochodu.

Specyfika biletów parkingowych w kosztach podatkowych

Rodzaje dokumentów parkingowych

Wydatki parkingowe mogą być dokumentowane różnymi rodzajami dowodów. Praktyka gospodarcza wyodrębnia:

• Bilety z parkometrów, kupony, bilety jednorazowe – mogą stać się podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego i ujęcia wydatku w kosztach,
• Paragony fiskalne bez danych nabywcy – nie stanowią samodzielnego dowodu księgowego,
• Faktury VAT (także uproszczone – paragony z NIP) do 450 zł – mogą być księgowane bez konieczności sporządzania dowodu wewnętrznego.

Dzięki możliwości uzyskania faktury VAT od operatorów parkingów uproszczeniu ulega procedura księgowa i rozliczenie VAT.

Wymagania dokumentacyjne dla biletów z parkometru

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ściśle reguluje zaliczanie biletów parkingowych do kosztów:

• Zgodnie z § 14 ust. 2 pkt 9 rozporządzenia – wydatek na parkowanie można dokumentować dowodem wewnętrznym, gdy nie jest dostępny pełny dokument księgowy,
• Wydatki parkingowe znalazły się w zamkniętym katalogu kosztów możliwych do ujęcia na podstawie dowodu wewnętrznego,
• Dowód wewnętrzny musi zawierać: datę, podpis osoby płacącej, określenie operacji i wysokość kosztu, a do niego dołącza się oryginał biletu.

Poprawnie sporządzony dowód wewnętrzny i załączony bilet są wystarczające do ujęcia parkingu w księgach.

Rozliczanie kosztów parkingowych w zależności od rodzaju pojazdu

Samochody firmowe – środki trwałe

Sposób rozliczania parkingów zależy od przeznaczenia pojazdu:

• Samochód wyłącznie firmowy – wydatki parkingowe w całości stanowią koszt podatkowy, VAT rozlicza się w 100%. Warunkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu i posiadanie regulaminu użytkowania;
• Pojazd o przeznaczeniu mieszanym – do kosztów zalicza się 75% wartości parkingów, a VAT rozlicza się w 50%.

Prawidłowa kwalifikacja firmowego pojazdu i dokumentacja mają kluczowe znaczenie przy rozliczaniu kosztów parkingowych.

Pojazdy prywatne wykorzystywane w działalności

Dla pojazdów prywatnych używanych również w biznesie, obowiązują szczególne zasady rozliczania parkingu:

• Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 PIT – do kosztów wlicza się tylko 20% wartości wydatku;
• Podatnicy VAT – odliczają 50% VAT, a do kosztów zaliczają 20% netto plus 50% nieodliczonego VAT;
• Podatnicy zwolnieni z VAT – kosztem jest 20% kwoty brutto za parking.

Warunkiem poprawnego rozliczenia jest udokumentowanie służbowego charakteru przejazdu. Organy podatkowe mogą wymagać dodatkowych potwierdzeń celu biznesowego podróży.

Szczegółowe zasady księgowania

Metoda księgowania kosztów parkingowych zależy od prowadzonej dokumentacji:

• Podatkowa księga przychodów i rozchodów – wydatki parkingowe księguje się jako „pozostałe wydatki” w kolumnie 13, stosując odpowiednie proporcje (75% lub 20%);
• Pełne księgi rachunkowe – rozliczenie następuje na koncie 405 „Usługi obce” lub równoważnym – z zachowaniem proporcji;
• Bilety parkingowe z danego miesiąca można zbiorczo księgować – jeden dowód wewnętrzny z załączonym kompletem biletów obejmuje sumę wydatków.

Zbiorcza ewidencja upraszcza rozliczenia przedsiębiorcom regularnie korzystającym z płatnych parkingów.

Dokumentacja i wymogi formalne

Analiza rodzajów dokumentów księgowych

Prawidłowa klasyfikacja dokumentów parkingowych umożliwia ujęcie ich w kosztach:

• Dowody księgowe – faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne to podstawowe dokumenty księgowe według § 11 ust. 3 rozporządzenia,
• W przypadku parkingów najczęściej spotykamy:
  • faktury uproszczone (paragony z NIP nabywcy),
  • dowody wewnętrzne sporządzone na podstawie biletu parkingowego,
• Paragon fiskalny bez danych nabywcy nie jest samodzielnym dowodem księgowym, można go jednak uzupełnić i zatwierdzić przez kierownika jednostki.

Uzyskanie faktury VAT upraszcza rozliczenie w podatku CIT, PIT i VAT.

Procedury sporządzania dowodów wewnętrznych

Zasady sporządzania dowodów wewnętrznych są precyzyjnie określone przez przepisy:

• § 13 rozporządzenia PKPiR – dowód wewnętrzny można sporządzić tylko w przypadkach wyraźnie wskazanych, do których należą wydatki parkingowe;
• Dowód wewnętrzny musi zawierać: datę, podpis osobę płacącą, określenie operacji, kwotę oraz oryginał biletu parkingowego;
• Zbiorcze dowody wewnętrzne dla wielu biletów z danego miesiąca – praktykowane, choć nie wprost wskazane w przepisach.

Bieżące i kompletne sporządzanie dokumentacji chroni przedsiębiorcę podczas kontroli podatkowej.

Kontrola i weryfikacja przez organy podatkowe

Podczas kontroli fiskus zwraca szczególną uwagę na następujące elementy:

• związek poniesionego wydatku z działalnością gospodarczą,
• kompletność i poprawność dokumentacji,
• charakter wydatku – zwłaszcza przy użytkowaniu mieszanym,
• właściwy sposób naliczenia kosztów – zgodny z klasyfikacją pojazdu oraz proporcjami kosztów.

Dobrze prowadzona dokumentacja i prawidłowe rozliczenie minimalizują ryzyko sankcji podatkowych.

Aspekty podatkowe VAT w kontekście opłat parkingowych

Zasady odliczania podatku VAT

Możliwość odliczenia VAT od opłat parkingowych zależy od formy użytkowania pojazdu i rodzaju dokumentu:

• Samochody firmowe używane wyłącznie służbowo – VAT od parkingu można odliczyć w 100%, wymagane są: VAT-26, regulamin, prowadzona ewidencja;
• Samochody użytkowane mieszanie – VAT od rozliczanych parkingów można odliczyć w 50%;
• Nieodliczony VAT zwiększa wartość kosztu podatkowego wydatku parkingowego.

Spełnienie formalnych wymogów oraz staranna dokumentacja są niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT.

Szczególności rozliczania VAT dla pojazdów prywatnych

Dla prywatnych pojazdów używanych w działalności gospodarczej, rozlicza się VAT w sposób specyficzny:

• Można odliczyć jedynie 50% VAT od wydatków parkingowych – pozostała część powiększa koszt podatkowy,
• Do kosztów uzyskania przychodu wlicza się 20% wartości netto oraz 50% nieodliczonego VAT.

Warunkiem rozliczenia VAT dla pojazdów prywatnych jest wykazanie biznesowego celu parkowania.

Problematyka dowodów wewnętrznych w kontekście VAT

Dowód wewnętrzny na podstawie biletu z parkometru nie upoważnia do odliczenia VAT, ponieważ brak w nim wymaganych danych podatnika oraz wyszczególnionego podatku VAT. Tym samym:

• cały wydatek za parking, łącznie z VAT, ujmowany jest w kosztach z zastosowaniem limitów (75% lub 20%),
• aby odliczyć VAT, warto poprosić operatora parkingu o wystawienie faktury VAT na firmę.

Przedsiębiorcom korzystającym regularnie z płatnych parkingów opłaca się uzyskać fakturę VAT.

Interpretacje organów podatkowych i praktyka orzecznicza

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej regularnie potwierdza, że wydatki parkingowe mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, gdy mają związek z działalnością i zostały odpowiednio udokumentowane (przykładowo: faktura za najem miejsca postojowego).

• w przypadku najmu miejsc parkingowych na potrzeby firmy, wydatki zalicza się do kosztów w pełnej wysokości,
• wydatki poniesione na rzecz klientów lub pracowników również mogą być uznane za podatkowe,
• wymagane jest rzetelne udokumentowanie – umowy, faktury itp.,
• ograniczenia z art. 23 dotyczą głównie użytkowania pojazdów mieszanych lub prywatnych.

Kryteria interpretacyjne odnoszą się do wszelkich opłat parkingowych, niezależnie od formy dokumentu.

Orzecznictwo sądów administracyjnych

Sądy administracyjne podkreślają wagę jednoznacznego wykazania związku między poniesionymi kosztami parkingowymi a działalnością gospodarczą:

• cel wydatku musi być jasno związany z czynnościami biznesowymi: spotkania, realizacja usług, dostawa towarów,
• wymagana jest konkretna, rzetelna dokumentacja potwierdzająca służbowy cel podróży,
• wydatki mieszane muszą być szczególnie uzasadnione; ciężar dowodu spoczywa na podatniku.

Mandaty i opłaty sankcyjne za nieprawidłowe parkowanie są zawsze wyłączone z kosztów uzyskania przychodu.