Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to przełom w dokumentowaniu transakcji w Polsce, który jednocześnie rodzi pytania o ochronę danych i bezpieczeństwo informacji. Od 1 lutego 2026 r. największe przedsiębiorstwa muszą wystawiać faktury w centralnym systemie teleinformatycznym KSeF, co oznacza migrację milionów dokumentów finansowych do infrastruktury rządowej.

Niniejszy materiał przedstawia kluczowe aspekty bezpieczeństwa KSeF, zasady dostępu do danych, obowiązki wynikające z RODO oraz wymogi archiwizacji i przechowywania faktur. W obliczu rosnących obaw przedsiębiorców przedstawiamy rzetelną, opartą na faktach analizę funkcjonowania systemu.

Architektura systemu KSeF i zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa

Krajowy System e-Faktur działa jako centralne repozytorium, w którym faktury ustrukturyzowane są przechowywane i przetwarzane w infrastrukturze Ministerstwa Finansów. Dane znajdują się wyłącznie na serwerach zlokalizowanych w Polsce, a system jest zarządzany na poziomie krajowym.

Bezpieczeństwo KSeF oparto na architekturze warstwowej, która zapewnia poufność, integralność i dostępność. Ministerstwo Finansów korzysta z zaawansowanych usług bezpieczeństwa spełniających restrykcyjne normy, przy czym operatorzy usług nie mają dostępu do treści faktur, a zabezpieczenia są stale aktualizowane.

Ochronę informacji zapewnia m.in. szyfrowanie z użyciem kluczy prywatnych przechowywanych wyłącznie w KSeF. Poza systemem odszyfrowanie danych jest niemożliwe, co zabezpiecza je przed atakami na transmisję sieciową.

KSeF ujęto w rejestrach infrastruktury krytycznej, co oznacza najwyższe standardy bezpieczeństwa, regularne audyty, testy penetracyjne (planowe i doraźne) oraz stałe monitorowanie zagrożeń.

Dla większej przejrzystości poniżej zebrano kluczowe elementy ochrony stosowane w KSeF:

• szyfrowanie end-to-end i zarządzanie kluczami w infrastrukturze MF,
• certyfikowane mechanizmy bezpieczeństwa warstwy aplikacyjnej i sieciowej (m.in. WAF, ochrona anty-DDoS),
• ciągłe monitorowanie, audyty i testy penetracyjne,
• fizyczna i logiczna separacja środowisk produkcyjnych,
• lokalizacja danych w centrach przetwarzania na terytorium RP,
• pełna ewidencja zdarzeń bezpieczeństwa i ścieżek audytu.

Kontrola dostępu i wielowarstwowa autentykacja

Dostęp do KSeF chronią mechanizmy wieloskładnikowego uwierzytelniania, gwarantujące, że operacje na danych wykonują wyłącznie osoby i podmioty uprawnione. Poniżej przedstawiono główne metody autoryzacji:

• Profil Zaufany – dla osób fizycznych i JDG, wygodny dostęp użytkownika końcowego;
• Kwalifikowany podpis elektroniczny – dla operacji wymagających najwyższego poziomu formalizmu i rozliczalności;
• Certyfikaty KSeF – wydawane przez MF od 1 listopada 2025 r., ułatwiające uwierzytelnienie w systemie;
• Tokeny integracyjne – bezpieczeństwo komunikacji pomiędzy systemami firmowymi a KSeF.

W KSeF 2.0 wprowadzono rozbudowany model ról i uprawnień, co pozwala ściśle kontrolować dostęp oraz egzekwować zasadę najmniejszych przywilejów. Uprawnienia dotyczą m.in. wystawiania i dostępu do faktur w różnych trybach działania systemu, co zebrano poniżej:

• tryb online,
• tryb offline,
• tryb awaryjny,
• tryb niedostępności.

Każdy dostęp do danych jest rejestrowany i podlega kontroli, a nadawanie oraz odbieranie uprawnień pozostawia pełną ścieżkę audytu. Uprawnienia przyznaje się zawsze na czas określony.

Dostęp do danych zawartych w KSeF – kto i na jakich zasadach

Dostęp do danych w KSeF odbywa się według celów i podstaw prawnych, przy zachowaniu zasady niezbędności i rozliczalności. Dostęp nie jest nieograniczony ani powszechny, a każda czynność pozostawia ślad w logach systemowych.

Dla ułatwienia przedstawiamy porównanie zakresów dostępu dla poszczególnych podmiotów:

Podatnik ma pełny dostęp do swoich faktur sprzedażowych i zakupowych w Aplikacji Podatnika KSeF lub poprzez zintegrowane narzędzia. Wystawca widzi wszystkie swoje faktury, nabywca – faktury wystawione na jego rzecz, co umożliwia sprawną weryfikację rozliczeń.

Organy KAS korzystają z danych w ramach ustawowych zadań i tylko w związku z określonym postępowaniem. Każdy dostęp jest monitorowany i audytowany, a – jak wskazał wiceminister finansów Zbigniew Stawicki – zakres danych udostępnianych organom nie zwiększa się, zmienia się jedynie sposób ich gromadzenia i przetwarzania.

Dostęp w niezbędnym zakresie mogą uzyskać również inne organy publiczne (np. ABW, SKW, AW, CBA, Policja) – wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia. Dane mogą być wymieniane z organami zagranicznymi w oparciu o umowy międzynarodowe i przepisy UE.

Obowiązki przedsiębiorców w świetle RODO

Zapewnienie infrastruktury KSeF przez MF nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązków RODO. Podatnik jest administratorem danych z faktur i odpowiada za zgodne z prawem przetwarzanie danych firmowych i osobowych, w tym w relacjach B2C.

W praktyce kluczowe obowiązki administratora obejmują:

• wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (m.in. kontrola dostępu, MFA, polityki bezpieczeństwa),
• spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane są przetwarzane,
• prowadzenie rejestru czynności przetwarzania oraz uwzględnienie KSeF w politykach i procedurach,
• stosowanie zasady minimalizacji danych i ograniczenia retencji,
• zawieranie umów powierzenia z dostawcami IT/księgowości,
• regularny przegląd i ewidencję uprawnień,
• przeprowadzenie DPIA (oceny skutków) przy dużej skali lub podwyższonym ryzyku.

Audyt procesów i przegląd uprawnień

Warto przeprowadzić audyt całego cyklu – od wystawienia i transmisji, przez przetwarzanie i dostęp, po archiwizację i usunięcie. Regularny przegląd uprawnień pozwala eliminować nadmierne dostępy i szybko wykrywać nieprawidłowości.

Aktualizacja polityk bezpieczeństwa i rejestrów RODO

Polityki powinny precyzyjnie opisywać procedury ochrony, reakcję na incydenty i odpowiedzialności w organizacji, z wyraźnym ujęciem KSeF jako kanału przetwarzania danych.

Szkolenia dla pracowników

Szkolenia powinny obejmować obsługę KSeF, wymogi RODO i procedury bezpieczeństwa. Pracownicy muszą rozumieć, że dostęp do danych jest celowy, uzasadniony i kontrolowany.

Prawa osób, których dane dotyczą

Wdrożenie KSeF nie zmienia obowiązków wobec osób, których dane są przetwarzane – przedsiębiorca realizuje wnioski o dostęp, sprostowanie, ograniczenie przetwarzania czy usunięcie danych (w granicach prawa). Obowiązek informacyjny dotyczy również JDG oraz osób wskazanych na fakturach zakupowych i sprzedażowych.

Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)

Przy dużej skali lub wysokim ryzyku zaleca się przeprowadzenie DPIA, które uwzględnia centralizację danych w KSeF, dostęp organów publicznych i potencjalne konsekwencje naruszeń dla osób, których dane dotyczą.

Archiwizacja faktur i długoterminowe przechowywanie

Archiwizacja jest kluczowa podatkowo i dowodowo – faktury stanowią istotny materiał w kontrolach i sporach.

Dziesięcioletni okres przechowywania w KSeF

Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT, faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku wystawienia. Okres ten obejmuje faktury sprzedażowe i zakupowe, co zapewnia dostępność do rozliczeń i kontroli. Horyzont 10 lat przekracza standardowy 5-letni okres przedawnienia, tworząc dodatkowy bufor bezpieczeństwa.

Obowiązki archiwizacji po upływie dziesięciu lat

KSeF nie znosi obowiązku wewnętrznej archiwizacji. Po 10 latach przedsiębiorca nadal powinien przechowywać dokumenty (elektronicznie lub papierowo), zwłaszcza gdy mogą stanowić dowód w postępowaniach. Dla środków trwałych amortyzowanych wieloletnio okres może sięgać 15–20 lat, a w razie przerwania biegu przedawnienia – odpowiednio się wydłuża.

Praktyczne zalecenia dotyczące archiwizacji

W codziennej praktyce warto stosować poniższe działania, które ułatwią dostęp i wzmocnią bezpieczeństwo danych:

• utrzymywanie lokalnego lub chmurowego repozytorium kopii faktur niezależnie od KSeF,
• regularne testy odtwarzania kopii zapasowych i kontrola integralności plików,
• definiowanie ról i uprawnień do archiwum oraz ewidencjonowanie operacji,
• stosowanie bezpiecznego usuwania danych po upływie okresów retencji,
• uwzględnienie trybów awaryjnych KSeF w planach ciągłości działania.

Mitologia bezpieczeństwa i dezinformacja dotycząca KSeF

Mit – dostęp zagranicznych firm do KSeF

Twierdzenia o dostępie zagranicznych firm są nieprawdziwe. System jest budowany i zarządzany przez Ministerstwo Finansów, a wszystkie faktury przechowywane są na jego serwerach. Resort korzysta z usług bezpieczeństwa spełniających restrykcyjne normy i certyfikacje, jednak dostawcy nie mają wglądu w treść danych.

Obawy o „łatwy wyciek” danych zostały uznane przez MF za nieuzasadnione; brak podstaw do wskazywania systemowych „słabych punktów” czy domniemanych źródeł zagrożeń po stronie KAS.

Mit – nieograniczony dostęp organów państwowych do danych

Dane w KSeF nie są publiczne, a dostęp organów jest ściśle sformalizowany, celowy i rozliczalny. Każda czynność jest autoryzowana i audytowana, co wyklucza dowolność.

Techniczne obawy dotyczące szyfrowania i transmisji

Wątpliwości dotyczyły m.in. reverse proxy i usług typu zapora aplikacyjna (WAF) oraz terminacji TLS. MF wyjaśniło, że systemy bezpieczeństwa nie mają dostępu do treści faktur, widzą wyłącznie ruch zaszyfrowany i nie posiadają kluczy do jego odszyfrowania. Klucze szyfrujące przechowywane są wyłącznie w KSeF.

Niezależne analizy (dr Łukasz Olejnik, King’s College London) wskazują na konieczność ochrony przed atakami DDoS oraz zasadność rozważenia dodatkowego szyfrowania na wyższej warstwie, które nie mogłoby zostać zdjęte po drodze w sieci.

Praktyczne rekomendacje dla przedsiębiorców

Aby wdrożyć KSeF bezpiecznie i zgodnie z prawem, warto przyjąć następujące kroki:

• audyt bezpieczeństwa i ocena gotowości – przegląd procesów fakturowania, miejsc przetwarzania danych i ocena zgodności z RODO/KSeF;
• mapowanie i dokumentacja procesów – opis wystawiania, odbioru, przetwarzania i archiwizacji z przypisaniem ról i odpowiedzialności;
• wdrożenie kontroli dostępu – egzekwowanie zasady najmniejszych przywilejów, cykliczny przegląd i rewizja uprawnień;
• szkolenia – ukierunkowane na działy finansów, księgowości i sprzedaży, z naciskiem na RODO i bezpieczeństwo danych;
• procedury incydentowe – zgłaszanie, analiza przyczyn, działania naprawcze; w razie naruszeń zgłoszenie do UODO w 72 godziny i wpis do rejestru naruszeń;
• strategia archiwizacji i retencji – określenie, gdzie i jak przechowywać faktury, zapewnienie integralności i dostępności oraz bezpieczne usuwanie po upływie terminów.