Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 roku zmienił sposób wystawiania i przesyłania faktur. Jedną z najczęściej mylonych kwestii są „załączniki” – w KSeF nie oznaczają one osobnych plików (PDF, JPG, DOCX), lecz wyłącznie wbudowaną sekcję w strukturze XML faktury. To kluczowa zmiana, która wpływa na organizację obiegu dokumentów w firmach.

Niniejszy poradnik wyjaśnia, jak poprawnie obsługiwać załączniki w KSeF oraz które dokumenty należy przekazywać poza systemem. W praktyce w większości firm funkcjonują dwa równoległe obiegi: faktura trafia do KSeF, a dokumenty towarzyszące – innymi kanałami.

Czym jest załącznik w rozumieniu KSeF – różnica między teorią a praktyką

Aby uniknąć błędów, trzeba precyzyjnie rozumieć, czym jest „załącznik” w KSeF. W KSeF „załącznik” to wyłącznie węzeł XML w strukturze faktury ustrukturyzowanej, a nie osobny plik.

Załącznik dostępny od 1 lutego 2026 roku to opcjonalna sekcja w strukturze FA(3), stanowiąca integralną część pliku XML. KSeF nie obsługuje plików PDF, JPG, DOCX ani innych plików binarnych jako załączników – wszystkie przekazywane dane muszą mieścić się w schemacie logicznym dokumentu.

Załącznik może zawierać wyłącznie dane podatkowe (art. 106e ustawy o VAT) lub ściśle z nimi powiązane, np. miarę, ilość, ceny jednostkowe netto. Rozszerza on dane pozycji sprzedażowych i pozwala na szczegółowe rozbicie złożonych transakcji.

Przykład zastosowania: dostawca energii przy fakturze zbiorczej może w załączniku rozbić zużycie na punkty poboru (adres, numer licznika, stany liczników, taryfa, okres rozliczeniowy). Podobnie operator telekomunikacyjny może wykazać szczegóły opłat dla poszczególnych numerów, a dostawca paliw – przypisać tankowania do konkretnych pojazdów nabywcy.

Dla kogo przeznaczony jest załącznik w KSeF – branże i warunki kwalifikowania

Załączniki w KSeF są zaprojektowane przede wszystkim dla branż z dużą złożonością danych w pozycjach sprzedażowych. Najczęstsze przypadki to:

• dostawcy mediów – energia elektryczna, gaz, woda; faktury zbiorcze z rozbiciem zużycia na punkty poboru;
• telekomunikacja – wieloliniowe rozliczenia, usługi dodatkowe, roaming dla jednego podmiotu;
• dostawy paliw – faktury dla flot z rozbiciem na pojazdy, ilości i ceny jednostkowe.

MF dopuszcza użycie załączników także w innych przypadkach, gdy faktura dotyczy czynności o złożonej liczbie danych (miara, ilość, cena jednostkowa netto).

Warunkiem skorzystania z funkcji jest złożenie zgłoszenia do Szefa KAS przez e‑Urząd Skarbowy i uzyskanie indywidualnej zgody. Zgłoszenia nie złożysz w darmowych aplikacjach MF.

Co dokładnie nie może się znaleźć w załączniku KSeF – przekroczenie granic dopuszczalności

Załącznik w KSeF nie jest „pocztowym” załącznikiem do e‑maila. Przepisy ograniczają jego treść wyłącznie do danych podatkowych. Naruszenie zasad może skutkować odebraniem uprawnienia do wystawiania faktur z załącznikiem.

Przykładowe treści, które nie mogą znaleźć się w załączniku KSeF, to:

• dane marketingowe (gazetki, newslettery, informacje o promocjach),
• cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi,
• zamówienia, umowy handlowe i aneksy,
• protokoły odbioru, dokumenty transportowe (list przewozowy, WZ),
• opisowe specyfikacje techniczne i inne dokumenty pozapodatkowe.

Kluczowa zasada: w załączniku mogą być wyłącznie dane z art. 106e ustawy o VAT lub ściśle z nimi powiązane.

Dokumenty, które muszą być przekazywane poza KSeF – praktyczne rozwiązania

Wiele dokumentów towarzyszących transakcjom nadal trzeba przekazywać poza KSeF. Najczęściej dotyczy to:

• protokołów odbioru potwierdzających dostawę/wykonanie usługi,
• umów, aneksów i dokumentów określających warunki współpracy,
• dokumentów logistycznych (list przewozowy, WZ),
• specyfikacji technicznych, rysunków, schematów, opisów funkcjonalności,
• cenników, rabatów specjalnych, informacji handlowych.

Wszystkie dokumenty inne niż dane podatkowe należy przekazywać alternatywnymi kanałami i objąć je wewnętrzną procedurą obiegu dokumentów.

Procedury zgłoszenia i warunki kwalifikowania do korzystania z załączników

Aby korzystać z załączników, należy przejść formalny proces w e‑Urzędzie Skarbowym. Poniżej zarys wymaganych działań:

1. Wejdź do e‑Urzędu Skarbowego (serwis podatki.gov.pl) i wybierz formularz zgłoszeniowy dostępny od 1 stycznia 2026 roku.
2. Zweryfikuj dane automatycznie podpowiedziane w części „Miejsce i cel składania” (NIP, dane podmiotu, e‑mail) i uzupełnij pozostałe pola.
3. Złóż oświadczenie, że faktury z załącznikiem będą dotyczyć czynności o złożonej liczbie danych (miara, ilość, cena jednostkowa netto) oraz wskaż zakres czynności (np. energia, telekomunikacja, paliwa, inne) – opisz go precyzyjnie.
4. Wskaż przewidywaną datę startu (nie wcześniej niż 1 lutego 2026 r.), średnią miesięczną liczbę faktur z załącznikiem i ich przeciętny rozmiar (kB).
5. Potwierdź świadomość konsekwencji naruszeń i wyślij zgłoszenie.
6. Poczekaj do 3 dni roboczych na e‑mail z decyzją – UPO nie wystarcza; dopiero pozytywny e‑mail daje prawo do wystawiania faktur z załącznikiem.

Ograniczenia techniczne – rozmiar, format i struktura załącznika

Przed wdrożeniem warto znać ograniczenia techniczne:

• maksymalny rozmiar pliku XML faktury z załącznikiem: 3 MB (bez załącznika: 1 MB),
• jeden załącznik na jedną fakturę – wszystkie dane w jednym węźle,
• VAT RR (FA_RR(1)) – brak możliwości dodania załącznika,
• sesje wsadowe obsługiwane dla faktur z załącznikami (z wyjątkiem korekty technicznej offline).

Przepływ danych i struktura XML – jak praktycznie wygląda załącznik

Załącznik umieszcza się w opcjonalnym węźle <Zalacznik> w strukturze FA(3). To część pliku XML faktury, a nie odrębny plik.

Wewnątrz <Zalacznik> można wielokrotnie powtarzać bloki z rozbiciem pozycji sprzedażowych (np. punkty poboru energii wraz z charakterystyką).

KSeF waliduje zgodność ze schemą FA(3); w razie niezgodności dokument zostanie odrzucony. Błąd w danych załącznika poprawia się wyłącznie poprzez fakturę korygującą, nie edycją pierwotnego XML.

Alternatywy dla załączników – pola DodatkowyOpis i StopkaFaktury

Gdy nie chcesz składać zgłoszenia, a potrzebujesz dodać informacje na fakturze, skorzystaj z poniższych elementów struktury FA(3):

• DodatkowyOpis – klucz do 256 znaków i wartość do 256 znaków, możliwość powtórzenia do 10 000 razy; idealny do numerów serii, kodów produktów, krótkich danych technicznych;
• StopkaFaktury – do 3500 znaków na dane formalne, warunki płatności, klauzule RODO, linki;
• DodatkoweInfo – węzeł na poziomie wiersza, dla informacji nieuwzględnionych w innych polach i niewymaganych przepisami.

Powyższe pola służą do treści umieszczanych bezpośrednio w fakturze – nie służą do dołączania plików.

Praktyczne sposoby przesyłania dokumentów towarzyszących – organizacja alternatywnych kanałów

Dokumenty spoza KSeF warto przesyłać kanałem dopasowanym do skali i potrzeb:

• e‑mail – wysyłka PDF/Word/JPG; w temacie/treści umieść numer KSeF, numer własny faktury, datę wystawienia i inne identyfikatory;
• platformy wymiany dokumentów w dużych firmach – porządkowanie w katalogach transakcyjnych, integracja z ERP i automatyczne powiązanie z numerem KSeF;
• portale samoobsługowe – klient loguje się i pobiera komplet dokumentów (specyfikacje, protokoły, umowy);
• sieci B2B (np. PEPPOL) – wysyłka i odbiór dokumentów biznesowych w standardach branżowych;
• poczta papierowa – najmniej pożądana, stosowana wyjątkowo, np. gdy wymagane są oryginały.

Ustal jasne procedury: jakie dokumenty, kiedy, w jakim formacie i do kogo są wysyłane – oraz odzwierciedl je w systemach i praktyce zespołu.

Powiązanie dokumentów z fakturą w KSeF – śledzenie i organizacja

Aby uniknąć pomyłek przy dokumentach wysyłanych poza KSeF, zadbaj o jednoznaczną identyfikację. Na każdym dokumencie towarzyszącym umieszczaj:

• numer KSeF,
• numer własny faktury i datę wystawienia,
• daty okresu dostawy/świadczenia (jeśli dotyczy).

Przy większej skali stosuj zestawienia dokumentów (data, numer faktury, typ dokumentu, sposób dostępu) i automatyzację wiążącą dokumenty po numerze KSeF.

Kody QR na fakturach – nowy element weryfikacji i dostępu

Wizualizacja faktury (wydruk/PDF) może zawierać kod QR ułatwiający weryfikację w KSeF. Kod QR zawiera numer KSeF i pozwala szybko sprawdzić zgodność danych, co jest szczególnie ważne dla odbiorców spoza KSeF.

Stosuj następujące zasady:

• faktury offline 24h i offline – wymagane dwa kody QR (dostęp do faktury oraz potwierdzenie tożsamości wystawcy),
• faktury online dostarczane poza KSeF – wymagany jeden kod QR z numerem KSeF,
• każda faktura dostarczana poza KSeF musi zawierać poprawny kod QR – jego brak narusza przepisy.

Praktyczne wyzwania i błędy – jak ich unikać

Najczęstsze problemy organizacyjne po wdrożeniu KSeF to:

• nieuporządkowane ścieżki obiegu faktur i dokumentów,
• ręczne przypisywanie faktur do działów/projektów – czasochłonne i podatne na błędy,
• brak spójnych reguł akceptacji między działami,
• zbyt późne opisy i uzupełnianie danych,
• brak integracji z systemem finansowo‑księgowym i ręczne przepisywanie danych.

Aby ograniczyć ryzyko, przeprowadź audyt procesów, wdrażaj automatyzację, spisz procedury i przeszkol zespół.

Archiwizacja i przechowywanie – obowiązki przedsiębiorcy

KSeF archiwizuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat (od końca roku wystawienia). Po tym okresie obowiązek archiwizacji przechodzi na podatnika do czasu upływu przedawnienia.

Dla większości faktur okres przechowywania to 6 lat, więc 10 lat w KSeF zwykle pokrywa wymogi ustawowe, choć zdarzają się wyjątki.

Dokumenty towarzyszące (umowy, protokoły, dokumenty magazynowe, korespondencja) trzeba przechowywać samodzielnie i powiązać je z fakturami (np. poprzez numer KSeF na dokumencie).

Sankcje za nieprzestrzeganie zasad – ryzyko finansowe i prawne

Od 1 stycznia 2027 roku za naruszenia KSeF grożą sankcje: do 100% kwoty VAT z faktury lub – dla faktur bez VAT – do 18,7% wartości należności ogółem. Kary będą wymierzane indywidualnie, z uwzględnieniem skali i częstotliwości naruszeń.

W okresie przejściowym 1.02–31.12.2026 organy weryfikują rozliczenia bez kar pieniężnych, ale nadal możliwa jest odpowiedzialność karna skarbowa.

Włączenie w załączniku treści niedozwolonych może skutkować cofnięciem prawa do fakturowania z załącznikiem.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorstw – jak przygotować się efektywnie

Skuteczne przygotowanie do KSeF i załączników warto zaplanować etapami:

1. Audyt procesów – zmapuj obieg faktur i dokumentów towarzyszących oraz kanały ich dystrybucji.
2. Deklaracja strategii – zdecyduj, czy korzystasz z załączników; jeśli tak, złóż zgłoszenie w e‑US najpóźniej w połowie stycznia 2026 r..
3. Wybór narzędzi – bezpłatne aplikacje MF lub system FK/ERP z integracją KSeF, adekwatnie do skali i wymogów.
4. Procedury dokumentów towarzyszących – co, kiedy, w jakim formacie i do kogo wysyłasz; spisz i udostępnij zespołowi.
5. Szkolenia – zasady KSeF, obsługa systemów, przepływy biznesowe i odpowiedzialności.
6. Testy – wykorzystaj środowisko testowe KSeF i sprawdź scenariusze charakterystyczne dla organizacji.
7. Monitoring – po starcie zbieraj feedback i usprawniaj procesy w cyklu ciągłym.