Jak zaksięgować fakturę w euro?

W działalności gospodarczej może się zdarzyć, że przedsiębiorca korzysta z usług zagranicznych kontrahentów, dostawców i partnerów biznesowych. Może wówczas otrzymać faktury w walucie obcej. Sprawdźmy zatem, jak należy zaksięgować fakturę, która wystawiona jest w walucie europejskiej.

Księgowanie w jednej walucie

Ogólna zasada wyrażona w ustawie o VAT i ustawie o rachunkowości wskazuje, że przedsiębiorcy mają obowiązek dokonywania rozliczeń tylko w jednej walucie. Dotyczy to zarówno prowadzenia ksiąg rachunkowych czy księgi przychodów i rozchodów, jak i opłacania podatku dochodowego i podatku od towarów i usług. Dlatego przedsiębiorca może zawierać transakcje wyrażone w walutach obcych, ale przy księgowaniu faktur wystawionych np. w euro konieczne będzie przeliczenie kwoty widniejącej na tym dokumencie na walutę krajową. Kluczowe jest wykorzystanie przy tym odpowiedniego kursu walutowego.

Przeliczenie kwoty w euro na złotówki

Przyjmuje się, że każda faktura wystawiona w walucie obcej powinna być przeliczona na walutę krajową – w Polsce na złotówki. W szczególności przeliczona musi zostać pozycja dotycząca wysokości podatku VAT. Do obliczeń bierze się:

• średni kurs ogłaszany przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury lub
• ostatni kurs opublikowany przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień powstania obowiązku podatkowego.

Dodatkowo ustawodawca wskazuje, że jeśli na fakturze znajduje się inna waluta niż euro, to przedsiębiorca czy księgowa powinna przeliczyć kwotę na podstawie kursu wymiany względem euro. Kwoty na fakturze, o ile jest to konieczne, zaokrągla się do pełnych groszy, czyli końcówki poniżej 0,5 grosza powinny zostać pominięte, a końcówki o wartości powyżej 0,5 grosza zaokrąglone do 1 grosza.

Moment powstania obowiązku podatkowego przy fakturze w euro

Posiłkując się art. 19a ust. 1. ustawy o VAT, trzeba powiedzieć, że obowiązek podatkowy po stronie odbiorcy towarów lub usługi powstaje w chwili wykonania dostawy lub samej usługi. Istnieje wyjątek od tej reguły, mówiący o tym, że obowiązek podatkowy powstanie z chwilą wystawienia faktury, jeśli chodzi o udokumentowanie:

• dostawy energii elektrycznej, chłodniczej, cieplnej czy też gazu,
• świadczenia usług: telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy oraz leasingu, ochrony osób oraz usług przechowywania mienia, dozoru czy usług ochrony, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, stałej obsługi prawnej i biurowej.

Jeśli na fakturze zbiorczej, wystawionej na rzecz danego kontrahenta na jednym dokumencie w walucie obcej widnieją różne transakcje z danego miesiąca, to konieczne jest dokonanie przeliczenia dla każdej z pozycji z osobna. Do obliczeń bierze się pod uwagę odpowiedni kurs, zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego.

Ciekawostką jest fakt, że w przypadku faktury w walucie obcej wystawionej przed powstaniem obowiązku podatkowego, przeliczenia na walutę krajową należy dokonać według średniego kursu ogłaszanego przez NBP na ostatni dzień roboczy przed powstaniem obowiązku podatkowego, czyli dzień przed wystawieniem faktury.

Kiedy przy danej transakcji jest stosowana zaliczka na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub opłacana jest zaliczka na poczet wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, nie wystawia się faktur zaliczkowych. Właściwa faktura jest wystawiana dopiero po faktycznym zrealizowaniu całego zamówienia, z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Dlatego przeliczenia faktury w walucie europejskiej należy dokonać po kursie średnim NBP lub EBC z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment powstania obowiązku podatkowego – czyli zasadniczo z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury dokumentującej całą transakcję.

Zachęcamy również do zapoznania się z tekstem na temat księgowania leasingu.