Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych obsługiwanych przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ważny krok ku nowoczesnej księgowości, ale jednocześnie stanowi wyzwanie dla wielu firm. Nowe standardy zmieniają codzienną pracę związaną z fakturowaniem. Przedsiębiorcy muszą zaktualizować swoje oprogramowanie, by było zgodne z formatem XML i spełniało nowe wymogi. Jakie zmiany niesie to rozwiązanie i jak wpłynie na codzienną pracę biur księgowych? Zapraszamy do dalszej lektury, aby dowiedzieć się więcej.

Artykuł sponsorowany

Faktura ustrukturyzowana – definicja i różnice względem tradycyjnych faktur

Faktura ustrukturyzowana to współczesny dokument elektroniczny w formacie XML, zgodny ze standardem FA(3). To rozwiązanie, które ułatwia standaryzację obiegu dokumentów w firmach. Faktury te wystawia się i odbiera za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co umożliwia ich automatyczne przetwarzanie przez systemy komputerowe.

Najważniejsza różnica w porównaniu z tradycyjnymi fakturami papierowymi lub PDF polega na tym, że po przesłaniu do KSeF faktura ustrukturyzowana otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. To zapewnia jednoznaczną identyfikację. Od 2026 roku korzystanie z takich faktur stało się obowiązkowe, co oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli używać centralnego systemu e-faktur.

Wymagania techniczne programu do fakturowania dla KSeF

Integracja przez API KSeF 2.0 jest istotna dla programu do fakturowania, umożliwiając efektywne zarządzanie fakturami w formacie FA(3). Takie aplikacje muszą obsługiwać przesyłanie oraz odbieranie plików XML, co zapewnia sprawne działanie w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Dokumenty są weryfikowane przez token lub certyfikat, co gwarantuje ich autentyczność i bezpieczeństwo.

Jednak wprowadzanie nowych wersji schematów wymaga regularnych aktualizacji systemów, by były zgodne z obowiązującymi standardami. Brak takich aktualizacji może skutkować niezgodnością z przepisami oraz problemami technicznymi. Dlatego istotne jest, by na bieżąco monitorować zmiany i dostosowywać oprogramowanie do aktualnych wymogów prawnych oraz technicznych.

Proces wystawiania i walidacji faktur – zmiany w operacjach księgowych

Proces dzieje się zazwyczaj automatycznie, ale w praktyce wygląda tak: zaczyna się od przygotowania danych transakcji zgodnie z wymaganą strukturą XML FA(3). Następnie generuje się plik XML zawierający wszystkie potrzebne informacje. Kolejnym krokiem jest przesłanie faktury do KSeF, gdzie automatycznie podlega ona weryfikacji technicznej. Weryfikacja ta ma na celu potwierdzenie, że dokument spełnia wymagane standardy i nie zawiera błędów. Po udanej walidacji system przypisuje fakturze unikalny numer identyfikacyjny i wystawiane jest UPO, co potwierdza jej przesłanie i określa datę nadania.

Po zaakceptowaniu w KSeF faktura staje się niezmienna, co zapewnia integralność danych. Jeśli konieczne są zmiany, stosuje się procedury wystawiania korekt, które również przesyła się i weryfikuje w systemie. Automatyzacja tego procesu upraszcza zarządzanie dokumentacją księgową i zmniejsza ryzyko błędów.

Archiwizacja i zmiany w ewidencji VAT

Centralne przechowywanie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przez dziesięć lat eliminuje potrzebę lokalnego archiwizowania dokumentów. Faktury trafiają automatycznie do systemu, co zapewnia ich bezpieczeństwo i dostępność bez konieczności tworzenia kopii zapasowych. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko ich zagubienia lub uszkodzenia.

W ewidencji VAT pojawiły się nowe wymogi. Teraz w plikach JPK_VAT trzeba uwzględniać numer KSeF, co pozwala na jednoznaczną identyfikację faktur podczas kontroli podatkowych. Dodatkowo, w zaktualizowanej wersji JPK_VAT należy umieścić nowe pola: identyfikator faktury oraz oznaczenia dla faktur offline. Te zmiany zwiększają przejrzystość i efektywność procesów związanych z ewidencją VAT. W rezultacie organy podatkowe mogą szybciej przeprowadzać kontrole, a ryzyko nadużyć finansowych maleje. Faktury w formacie XML są kluczowym elementem nowego systemu, co umożliwia automatyczne przetwarzanie danych. To przyspiesza działania księgowe i podnosi poziom bezpieczeństwa informacji finansowych przedsiębiorstw.

Tryby awaryjne i offline – zagwarantowanie ciągłości pracy

Aby firmy mogły działać bez zakłóceń w sytuacjach kryzysowych, mają do wyboru dwa rozwiązania: tryb offline24 oraz tryb awaryjny. Dzięki trybowi offline24 można wystawiać faktury nawet bez dostępu do internetu, jednak trzeba pamiętać o przesłaniu danych do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) następnego dnia roboczego. Natomiast gdy KSeF nie działa, tryb awaryjny umożliwia dalsze wystawianie faktur poza tym systemem. W przypadku poważnych awarii konieczne staje się ręczne sporządzanie faktur, a dane muszą zostać uzupełnione w KSeF, gdy system znów będzie dostępny.

Przedsiębiorcy muszą uzupełnić dane w KSeF tuż po usunięciu problemów technicznych. Dotyczy to zarówno faktur wystawianych w trybie offline, jak i podczas poważnych awarii. Informacje te powinny być przesłane najpóźniej w następnym dniu roboczym po przywróceniu działania systemu. Dzięki tym procedurom firmy mogą minimalizować zakłócenia w swojej działalności i utrzymywać ciągłość operacyjną, nawet w przypadku problemów technicznych.

Korzyści i wyzwania wdrożenia KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przynosi zarówno korzyści, jak i pewne trudności dla firm. Automatyzacja księgowości eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych, co zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza obieg dokumentów. Dzięki ujednoliceniu faktur ich przetwarzanie staje się łatwiejsze. Dodatkowo, unikanie duplikatów i pomyłek zwiększa efektywność operacyjną. Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 40 dni pozytywnie wpływa na finanse przedsiębiorstw.

Jednak wprowadzenie tego systemu wiąże się z pewnymi trudnościami. Konieczna jest aktualizacja bądź wymiana oprogramowania, co może generować dodatkowe koszty. Integracja KSeF z własnymi systemami IT bywa skomplikowana i czasochłonna. Trzeba również zainwestować w szkolenie pracowników, aby mogli skutecznie korzystać z nowego systemu i spełniać wymagania prawne. Mimo początkowych wydatków, długoterminowe korzyści mogą przewyższać te wyzwania, oferując bardziej efektywne zarządzanie finansami i zgodność z przepisami podatkowymi.

Przyszłość księgowości: przygotuj się na automatyzację z KSeF

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF znacząco zmienia codzienną pracę w księgowości, przynosząc zarówno korzyści, jak i wyzwania. Dzięki automatyzacji i eliminacji pomyłek, procesy księgowe stają się bardziej efektywne. Jednak konieczne jest zaktualizowanie oprogramowania oraz przeszkolenie pracowników. Ważne jest, aby korzystać z programu fakturowego w pełni zintegrowanego z KSeF, który spełnia najnowsze standardy. Przykładem takiego rozwiązania jest Streamsoft Firmino, które oferuje takie rozwiązanie, które dla mikrofirm jest nawet dostępne bez opłat, co czyni je atrakcyjnym wyborem dla przedsiębiorców szukających efektywności i zgodności z przepisami.