Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób wystawiania faktur i rozliczeń – od lutego 2026 r. dla dużych podatników, a od kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów. Jedną z kluczowych zmian w obszarze płatności będzie obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytule przelewu, co ma ujednolicić i przyspieszyć rozliczenia między firmami.
- Liczebna identyfikacja faktur w systemie KSeF – fundamenty nowego modelu płatności
- Harmonogram obowiązkowego podawania numeru KSeF w przelewie – etapy wdrażania
- Fundamentalne zasady podawania numeru KSeF na przelewie – praktyczne warunki i sytuacje
- Identyfikator zbiorczy – rozwiązanie dla płatności zbiorczych i paczek przelewów
- Numer KSeF w przelewie – warunki i wyjątki
- Mechanizm podzielonej płatności (MPP) i numer KSeF – integracja z nowym systemem
- Praktyczne aspekty wdrożenia – integracje z bankowością i organizacja pracy
- Wyjątki i szczególne sytuacje – kiedy numer KSeF w tytule przelewu nie jest wymagany
- Sankcje i konsekwencje – bez kar za błędy do końca 2026 r.
- Praktyczna implementacja – jak przygotować się do obowiązku numeru KSeF w przelewie
- Rola biur rachunkowych i wsparcia specjalistycznego – przygotowanie do zmian
Liczebna identyfikacja faktur w systemie KSeF – fundamenty nowego modelu płatności
Aby właściwie stosować numer KSeF w płatnościach, warto najpierw zrozumieć jego istotę i rolę. Numer KSeF to unikalny identyfikator każdej e-faktury, nadawany automatycznie po przyjęciu dokumentu do systemu. Usprawnia on identyfikację dokumentu w obiegu między podatnikami i administracją skarbową.
Poniżej przedstawiono uproszczony podział składowych numeru KSeF:
- NIP sprzedawcy – pierwsze 10 znaków identyfikujących wystawcę;
- data wystawienia (RRRRMMDD) – kolejne 8 znaków określających dzień wystawienia;
- segmenty techniczne – dwa ciągi po 6 znaków generowane w celu zachowania unikalności;
- suma kontrolna – ostatnie 2 znaki pełniące funkcję weryfikacyjną.
Numer faktury nadawany przez sprzedawcę (np. FV/1/2026) i numer KSeF to dwa różne identyfikatory o odmiennych funkcjach. KSeF nie zwalnia z prowadzenia własnej numeracji – w praktyce dokument może równolegle posiadać numer KSeF, numer sprzedawcy oraz wewnętrzny numer księgowy.
Harmonogram obowiązkowego podawania numeru KSeF w przelewie – etapy wdrażania
Obowiązek oznaczania przelewów numerem KSeF zostanie wprowadzony stopniowo, aby dać firmom czas na techniczne dostosowanie systemów. W pierwszym kwartale 2026 r. nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w tytule przelewu przy płatności za e-fakturę.
Powszechny obowiązek oznaczania płatności numerem identyfikacyjnym nadanym przez KSeF wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. firmy mają czas na przygotowanie procesów, integracji bankowych i aktualizacji oprogramowania.
Fundamentalne zasady podawania numeru KSeF na przelewie – praktyczne warunki i sytuacje
Poniżej zebrano kluczowe warunki stosowania numeru KSeF w tytułach przelewów, wynikające z art. 108g ustawy o VAT:
- obowiązek dotyczy płatności realizowanych przez czynnych podatników VAT na rzecz innych czynnych podatników vat,
- płatność musi być realizowana z rachunku płatniczego, który umożliwia wpisanie tytułu przelewu,
- obowiązek obejmuje przelewy elektroniczne i tradycyjne; nie dotyczy płatności kartą ani przez pośredników płatniczych bez pola „tytuł”,
- do 31 grudnia 2026 r. podawanie numeru KSeF jest dobrowolne; od 1 stycznia 2027 r. – obowiązkowe.
Od 1 stycznia 2027 r. dla pojedynczej faktury wpisuje się numer KSeF tej faktury, a dla płatności za wiele faktur – identyfikator zbiorczy.
Identyfikator zbiorczy – rozwiązanie dla płatności zbiorczych i paczek przelewów
W przypadku regulowania należności za wiele e-faktur jednocześnie stosuje się identyfikator zbiorczy KSeF – numer przypisany do co najmniej dwóch faktur jednego sprzedawcy. Jest on generowany przez API KSeF i może być obsługiwany w Aplikacji Podatnika KSeF oraz w systemach FK zintegrowanych z API.
Format identyfikatora zbiorczego (przykład): 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF. Zawiera on m.in. kontekst uwierzytelnienia (NIP), oznaczenie „IZ”, rok i miesiąc utworzenia oraz ciągi zapewniające unikalność i weryfikację.
Identyfikator zbiorczy może obejmować do 10 000 faktur, co przydaje się m.in. przy cesjach wierzytelności, przejęciach długu czy faktoringu. System pozwala również na „rozkodowanie” identyfikatora, aby sprawdzić, które numery KSeF są w nim ujęte.
Numer KSeF w przelewie – warunki i wyjątki
Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewie dotyczy wyłącznie podatników VAT czynnych. Nie dotyczy on płatności do podatników zwolnionych z VAT ani płatności dotyczących faktur wystawionych w trybie awaryjnym i jeszcze niewprowadzonych do KSeF (zgodnie z komunikatami o niedostępności systemu). W takich sytuacjach podatnik wystawia e-fakturę w oparciu o wzór KSeF, a nabywca nie wskazuje numeru KSeF w tytule przelewu.
Mechanizm podzielonej płatności (MPP) i numer KSeF – integracja z nowym systemem
MPP polega na rozdzieleniu płatności: kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a VAT – na jego rachunek VAT. Wdrożenie KSeF nie znosi obowiązku stosowania MPP w przypadkach określonych w ustawie (np. wybrane towary/usługi z załącznika nr 15, faktury powyżej 15 000 zł brutto).
Od 1 stycznia 2027 r. komunikat przelewu MPP będzie wymagał wskazania numeru faktury, a dla e-faktur także numeru KSeF. W komunikacie MPP należy ująć następujące elementy:
- kwotę VAT – odpowiadającą całości albo części podatku z faktury;
- kwotę brutto – odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto;
- numer dokumentu – numer faktury, a w przypadku e-faktury także numer identyfikacyjny KSeF;
- NIP dostawcy – identyfikator podatkowy kontrahenta.
Przy przelewach zbiorczych MPP dla e-faktur nabywca będzie mógł opłacić kilka wybranych faktur; zamiast okresu płatności wskaże w komunikacie identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF.
Praktyczne aspekty wdrożenia – integracje z bankowością i organizacja pracy
Kluczowe będzie zintegrowanie systemów FK z bankowością elektroniczną tak, aby numer KSeF był automatycznie pobierany z e-faktury i wstawiany do tytułu przelewu. Największe banki (m.in. PKO Bank Polski, mBank, Pekao) testują mechanizmy automatycznego uzupełniania numeru KSeF na podstawie przesłanej e-faktury.
Integracja przyspiesza procesy i minimalizuje ryzyko błędów. Do najważniejszych korzyści należą:
- oszczędność czasu – wysyłka paczek przelewów bezpośrednio z programu FK, bez ręcznych eksportów/importów plików;
- mniej pomyłek – brak ręcznego przepisywania danych i stabilna wymiana między systemami;
- aktualne informacje finansowe – szybki podgląd sald i statusów płatności.
Równolegle należy uregulować zasady autoryzacji: przelewy mogą być zlecane z programu FK i autoryzowane w bankowości elektronicznej, w pełni autoryzowane w programie FK (jeśli to wspiera), albo w modelu hybrydowym z wielostopniową akceptacją.
Wyjątki i szczególne sytuacje – kiedy numer KSeF w tytule przelewu nie jest wymagany
Poniższe przypadki wyłączają obowiązek wpisywania numeru KSeF w tytule przelewu:
- brak e-faktury przed płatnością – płatności na podstawie proformy, zamówienia, wezwania do zapłaty, a także płatności kartą lub przez operatorów płatności bez pola „tytuł”;
- awaria systemu KSeF – płatność dotyczy faktury wystawionej w trybie awaryjnym i jeszcze niewprowadzonej do KSeF zgodnie z oficjalnymi komunikatami;
- status VAT sprzedawcy – przy sprzedawcy zwolnionym z VAT nabywca nie ma obowiązku wskazywania numeru KSeF;
- tryby offline/offline24 – do czasu dosłania faktur do KSeF w terminach ustawowych (niezwłocznie lub po zakończeniu niedostępności) numer KSeF nie jest dostępny.
Sankcje i konsekwencje – bez kar za błędy do końca 2026 r.
Do końca 2026 r. brak jest bezpośrednich sankcji finansowych za błędy w numerze KSeF w tytule przelewu, choć nieprawidłowości mogą utrudnić automatyczne księgowanie i wymagać dodatkowych wyjaśnień.
Od 1 stycznia 2027 r. mają obowiązywać sankcje pieniężne za naruszenia obowiązków KSeF – do 100% VAT z faktury wystawionej poza KSeF lub 18,7% wartości brutto w przypadku dokumentów bez VAT.
Praktyczna implementacja – jak przygotować się do obowiązku numeru KSeF w przelewie
Poniżej przedstawiono sugerowaną ścieżkę wdrożenia w firmie:
- Diagnoza procesu – zmapowanie obecnego obiegu faktur: wystawianie, akceptacje, przekazanie do klientów, archiwizacja.
- Mapowanie ról i kontroli – przypisanie odpowiedzialności, punktów kontrolnych i obszarów do automatyzacji.
- Wybór oprogramowania – weryfikacja gotowości do KSeF (wysyłka/odbiór, walidacja, integracje); ewentualna aktualizacja lub zmiana.
- Testy w KSeF (demo/przedprodukcyjne) – próbne wystawianie i odbiór e-faktur, sprawdzenie poprawności i integracji z FK.
- Szkolenia zespołu – instrukcje krok po kroku, procedury na wypadek błędów i awarii, standardy weryfikacji dokumentów.
- Bezpieczeństwo i jakość – wdrożenie obiegu elektronicznego, kontroli jakości danych i procedur korekt.
- Komunikacja z kontrahentami – uzgodnienie nowych zasad obiegu dokumentów i płatności, informacja o identyfikatorach KSeF.
Rola biur rachunkowych i wsparcia specjalistycznego – przygotowanie do zmian
Biura rachunkowe mogą odegrać kluczową rolę w przygotowaniu i prowadzeniu klientów w KSeF: od bieżącej obsługi e-faktur, przez monitorowanie komunikatów systemowych, po wsparcie integracji z bankowością. Dobrze zdefiniowany model współpracy (zakres obowiązków, dostęp do dokumentów, procedury) przyspiesza wdrożenie i zmniejsza ryzyko błędów.
Dla samych biur to również szansa na wzmocnienie oferty – kompleksowe wsparcie wdrożeniowe i doradcze w obszarze KSeF może stać się przewagą konkurencyjną.
