Jaki NIP na fakturze wewnętrznej?

Dodał: Tomasz Bednarz, w Porady księgowe .

Celem wystawiania faktur wewnętrznych jest udokumentowanie czynności wykonywanych w obrocie krajowym lub zagranicznym. Niestety, na próżno można szukać pojęcia faktury wewnętrznej w przepisach obowiązujących w Polsce. Dlatego wielu przedsiębiorców ma problemy z ich wystawianiem. Problem stwarza na przykład to, jaki NIP powinien być umieszczany na fakturze wewnętrznej?

Wyjątkowy typ faktury

Tradycyjna faktura VAT rejestrująca różne zdarzenia gospodarcze – głównie kupna i sprzedaży, jest podstawowym dokumentem księgowym, znajdującym zastosowanie w rozliczaniu VAT. Podatnicy stosują jednak i inne dokumenty, które są pochodną faktury VAT. Takim dokumentem jest właśnie faktura wewnętrzna, w której nie ma odbiorcy, co jest jej cechą charakterystyczną.

Faktura VAT wystawiana jest na własne potrzeby podatnika, w celu udowodnienia faktu, że naliczył on podatek VAT. Nie ma jednak w takim przypadku drugiej strony transakcji, która byłaby uprawniona do odliczenia podatku lub zobowiązana do zapłaty podatku od towarów i usług na rzecz fiskusa. Nie ma obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych (od 2013 roku), które dokumentowałyby:

  • nieodpłatne dostawy towarów lub świadczenie usług zrównane z odpłatnymi,
  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
  • świadczenie usług lub dostawę towarów, dla których podatnikiem jest nabywca.

W zamian wystawia się dokument wewnętrzny opodatkowania, który wykorzystuje się w przypadku:

  • wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub usług,
  • zwrotu dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze,
  • nieodpłatnego przekazania towarów lub świadczenia usług.

Potrzeba wystawienia dokument wewnętrznego, powszechnie nazywanego wciąż fakturą wewnętrzną, pojawia się wówczas, gdy przekazywane są na przykład towary na potrzeby osobiste przedsiębiorcy, a podatnik nie ma żadnego dokumentu, który byłby podstawą zapisów księgowych. Faktura wewnętrzna w takim przypadku pozwoli naliczyć podatek i dokonać odpowiednich wyliczeń. Będzie dowodem zapisów w księgach rachunkowych.

Dane na fakturze wewnętrznej

Skoro nie ma obowiązku wystawienia faktur wewnętrznych, nie ma też wytycznych dotyczących jej elementów składowych. Ma ona po prostu dokumentować transakcję na potrzeby podatnika. Można jednak wystawiać też faktury wewnętrzne zgodnie z nowymi przepisami, czyli wraz z danymi wskazanymi w znowelizowanym rozporządzaniu w sprawie wystawiania faktur. Jednym z obowiązkowych składników faktury VAT jest numer NIP nabywcy i zbywcy.

Natomiast w przypadku faktury wewnętrznej umieszczenie NIP-u nabywcy nie jest wymagane, ponieważ może go w ogóle nie być.

Na przykład przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów na fakturze wewnętrznej nie jest wymagane, aby wpisywać numer NIP-UE kontrahenta. Natomiast podatnik powinien posługiwać się przy tym własnym numerem NIP-UE, o ile został on mu nadany. Podmiot zarejestrowane jako podatnicy VAT-UE podają swój europejski numer NIP, pod którym są zidentyfikowane na potrzeby podatku, kiedy dokumentują:

  • dokonywanie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub dostawy towarów,
  • świadczenia usług, do których znajduje zastosowanie art. 100 ust. 1 pkt 4, dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanymi na potrzeby podatku od wartości dodanej,
  • nabywanie usług, do których stosuje się ar. 28b, dla których są podatnikami z tytułu importu usług.

Numer NIP w takim przypadku powinien być poprzedzony kodem PL. Jeśli numer NIP-UE nie znajdzie się na fakturze wewnętrznej i zostanie dokonane nabycie wewnątrzwspólnotowe, to jego brak nie obniży kwoty podatku do zapłaty.

Przyjmuje się, że faktura wewnętrzna, czy też dokument wewnętrzny powinien zawierać takie dane jak:

  • data wystawienia,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
  • kolejny numer, który został nadany w ramach danej serii, w sposób jednoznaczny pozwalający na zidentyfikowanie faktury,
  • dane stron uczestniczących w transakcji,
  • opis rodzaju transakcji,
  • podstawę opodatkowania,
  • stawkę podatku VAT,
  • wartość podatku VAT.

Numer NIP na fakturze wewnętrznej może, ale nie musi się znaleźć. Jeśli transakcje, które dokumentuje faktura wewnętrzna, przeprowadzane są w walutach obcych, na dokumencie tym trzeba umieścić informację o kursie przeliczeniowym waluty.