Na czym polega księgowość w chmurze (księgowość internetowa)?
Chmura obliczeniowa polega na świadczeniu usług klientom prywatnym i firmowym przez zewnętrznych providerów, w zakresie między innymi hostingu, bankowości, finansów, księgowości internetowej i oprogramowania. Księgowość w chmurze polega na tym, że użytkownicy, głównie z sektora Małych i Średnich Przedsiębiorstw, zyskują dostęp do programów i aplikacji księgowych za pośrednictwem przeglądarki internetowej, podczas gdy fizycznie ich dane i same programy znajdują się na serwerze dostawcy.
Jak wygląda w praktyce księgowość w chmurze?
Księgowanie w chmurze wygląda w ten sposób, że księgowy lub biuro rachunkowe i pracujący tam pracownicy, uzyskują dostęp do profesjonalnego, na bieżąco aktualizowanego programu komputerowego za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Nie muszą inwestować w licencje na każde stanowisko pracy do odpowiednich programów i instalować je na własnym sprzęcie. Dostęp do aplikacji księgowej ma każdy pracownik działu księgowego czy biura rachunkowego, który otrzyma login i hasło dostępu, a do programu loguje się z pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej, o ile komputer jest podłączony do internetu.
Księgowość internetowa spełnia zasady wskazywane w ustawie o rachunkowości. Po wprowadzeniu operacji gospodarczych do ksiąg rachunkowych, system automatycznie tworzy dziennik, który jest jednym z obowiązkowych elementów księgowych dla każdej firmy. Zapisy księgowe muszą być wprowadzane do ksiąg rachunkowych zgodnie z porządkiem chronologicznym. System księgowy może przypominać przedsiębiorcom o ważnych datach, np. konieczności złożenia deklaracji podatkowej, opłacenia podatków oraz o odprowadzeniu składki na ubezpieczenia społeczne. Program jest narzędziem, które ułatwia dokonywanie wielu zadań księgowych. Księgowy musi jednak zadbać, aby jego praca była wykonywana rzetelnie i bezbłędnie, o co dba również księgowość online w chmurze.
Bezpieczeństwo danych w chmurze
Księgowość w chmurze powoduje, że wszystkie dokumenty finansowe przedsiębiorstwa są przechowywane w formacie cyfrowym na serwerze dostawcy usługi cloud computingu. W wielu przypadkach przedsiębiorca nie jest świadom tego, gdzie serwer ten się znajduje. Tymczasem, art. 71 i 73 ustawy o rachunkowości wskazuje, że „dowody księgowe i dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe, a także sprawozdania finansowe jednostek należy odpowiednio przechowywać, chronić przed zakazanymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem czy też zniszczeniem”. Należy na tą kwestię zwrócić szczególną uwagę przy wyborze dostawcy usługi księgowości w chmurze, aby w 100 procentach zabezpieczyć swoje poufne dane.
0 komentarzy