Jak księgować koszty wysyłki?

Dodał: Tomasz Bednarz, w Porady księgowe .

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej musimy m.in. wysłać do klienta czy kontrahenta dokumenty, produkty, foldery reklamowe i inne materiały. Za wysyłkę rzecz jasna płacimy i wówczas warto wiedzieć, jak powinny być zaksięgowane koszty wysyłki. Równocześnie ponosimy koszty wysyłki, kiedy coś od kogoś firma zamawia. Zarówno koszty transportu, jak i koszty wysyłki podlegają ewidencji księgowej, w ramach podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Pozostałe koszty uzyskania przychodów

Miejscem przeznaczonym w większości przypadków na księgowanie w KPiR kosztów wysyłki jest kolumna dotycząca pozostałych kosztów uzyskania przychodów. Pamiętać należy, że KPiR to narzędzie księgowe służące do ewidencjonowania wpływów – przychodów oraz kosztów wykonywania działalności gospodarczej – kosztów poniesionych również na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Księga zawsze ma taką samą zawartość, którą wyznacza rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące Księgi Przychodów i Rozchodów.  W KPiR występuje 17 kolumn, z czego na koszty przeznaczona jest nr 11 – gdzie ewidencjonuje się koszty uboczne zakupu towarów i materiałów handlowych np. koszty transportu czy rozładunku, jak i kolumna nr 13 – koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, ale tylko te, które nie są związane z zakupem towarów (materiałów), kosztami ubocznymi zakupu oraz wynagrodzeniami pracowników. Suma kosztów wyszczególniana jest w KPiR w kolumnie nr 14.

W kolumnie nr 11 wyszczególniane są koszty związane z zakupem towarów i materiałów handlowych. Do kosztów ubocznych zalicza się przy tym:

  • koszty transportu,
  • koszty załadunku i wyładunku,
  • koszty przesyłki,
  • koszty ubezpieczenia w drodze.

Dlatego koszty wysyłki księgować powinno się właśnie w tej kolumnie.

Prawidłowe księgowanie kosztów wysyłki widniejących na fakturze?

Kiedy przedsiębiorca otrzymuje fakturę z wyszczególnieniem kosztów wysyłki, powinien zaksięgować je w odpowiedni sposób. Dajmy na to, jeśli faktura dotyczy zakupu towarów handlowych, należy zaksięgować je w kolumnie 10 KPiR – Zakup towarów handlowych i materiałów. Koszty ich wysyłki, które zostały zafakturowane trzeba zaś księgować w kolumnie 11, jako koszty uboczne związane z zakupem towarów i materiałów handlowych.

Należy rozróżnić takie koszty wysyłki czy transportu od pozostałych wydatków, które również mogą być księgowane jako koszty uzyskania przychodów, jednak nie w kolumnie 11, ale w kolumnie 13 KPiR. Do kosztów pozostałych zalicza się głównie:

  • wydatki na media,
  • amortyzację środków trwałych,
  • ubezpieczenie społeczne,
  • wydatki związane z eksploatacją samochodu,
  • wydatki związane z użytkowaniem pojazdu,
  • zakupione wyposażenie.

Inny tryb księgowania kosztów wysyłki wyszczególnionych na fakturze VAT będzie obowiązywał, jeśli przedsiębiorca kupuje towary, które są niezbędne do funkcjonowania firmy (np. artykuły biurowe), ale nie są one przeznaczone do dalszej odsprzedaży. Wówczas usługę wysyłki wyszczególnioną na fakturze będzie trzeba rozliczyć łącznie z kosztami dotyczącymi zakupu takich towarów w KPiR w kolumnie 13.

Zdarza się, że za dokonaną transakcję dostawy określonych towarów do firmy otrzymujemy dwie osobne faktury. W jednej ujęty jest zakup towarów, zaś druga faktura dotyczy wyłącznie usługi transportowej. Stwarza to problemy dla księgowych, które czasem mają wątpliwości, jak zaksięgować koszty usługi transportowej.

Zgodnie z zasadami rachunkowości,  w przypadku otrzymania dwóch faktur, z których jedna dotyczy produktów kupionych celem dalszej odsprzedaży, a druga kosztów wysyłki tych towarów, trzeba ująć oba wydatki osobno w KPiR. Towary przedsiębiorca ująć powinien w kolumnie 10 – Zakup towarów handlowych i materiałów, a faktura za usługę dostawy towarów powinien zaksięgować w kolumnie 13 – pozostałe wydatki.

Rozróżnienie wydatków księgowanych w kolumnie 11 i 13 w KPiR

Zarówno kolumna 11, jak i kolumna 13 KPiR służy do księgowania kosztów pośrednich ponoszonych przez przedsiębiorcę. Zasadniczo koszty wysyłki powinny być księgowane w kolumnie 11 KPiR, jako koszty uboczne zakupu, ale w praktyce dzieje się tak wyłącznie wtedy, gdy koszt wysyłki związany jest z zakupem towarów handlowych i surowców przeznaczonych do produkcji, zaś kolumna 13 KPiR umożliwia zaksięgowanie kosztów prowadzenia działalności albo kosztów wynikających z tej działalności.

Każdorazowo wydatki na dostawę produktów księguje się w KPiR na podstawie dokumentów księgowych, np. faktur, które trzeba archiwizować w swojej księgowości.