Krajowy System e-Faktur (KSeF) w obowiązkowej formie ruszył o północy z 31 stycznia na 1 lutego 2026 r., rozpoczynając największą od lat zmianę w dokumentowaniu transakcji B2B w Polsce.

Pierwszy etap objął przedsiębiorstwa, których wartość sprzedaży brutto (z VAT) w roku 2024 przekroczyła 200 mln zł. Celem niniejszego poradnika jest wyjaśnienie zakresu nowych obowiązków oraz praktycznych sposobów ich realizacji w oparciu o aktualne przepisy, wytyczne MF i doświadczenia pierwszych dni działania KSeF.

Definicja i zasięg grupy podatników objętej pierwszym etapem KSeF

Kto jest uznawany za dużego podatnika od 1 lutego 2026 r.

Jedynym kryterium włączenia do pierwszego etapu jest przekroczenie w 2024 r. progu 200 mln zł wartości sprzedaży brutto (z VAT). Nie ma znaczenia forma prawna, branża, wielkość zatrudnienia czy struktura grupy.

MF szacuje, że warunki te spełnia ok. 4,2 tys. podatników – od największych koncernów po średnie firmy, które osiągnęły znaczną skalę operacyjną. Do grupy należą m.in. Orlen, Enea, Energa, IKEA, Orange, T‑Mobile, Play, Castorama, Leroy Merlin oraz liczne firmy leasingowe – ale także mniej rozpoznawalne podmioty, jeśli przekroczyły ustawowy próg.

Sposób obliczenia wartości sprzedaży decydującej o przynależności do pierwszej fazy

Aby prawidłowo ocenić przekroczenie progu 200 mln zł brutto, kluczowe jest rozumienie pojęcia „sprzedaż” z ustawy o VAT:

• odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju – wliczane do wartości sprzedaży brutto;
• eksport towarów – wliczany do wartości sprzedaży brutto;
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) – wliczana do wartości sprzedaży brutto.

Z obliczeń wyłączone są poniższe kategorie transakcji:

• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) – rozliczane po stronie nabywcy;
• import towarów – rozliczany po stronie nabywcy;
• dostawy, dla których podatnikiem jest nabywca – mechanizm odwrotnego obciążenia;
• czynności, których miejsce świadczenia jest poza Polską – poza zasięgiem krajowego progu.

Dla JST i sektora publicznego problematyczne bywa ustalenie, czy próg liczyć dla jednostek organizacyjnych oddzielnie, czy łącznie. Co do zasady, przekroczenie progu przez jednostkę z podległymi jednostkami skutkuje obowiązkiem od 1 lutego 2026 r.

Harmonogram wdrożenia i charakter obowiązków od 1 lutego 2026 r.

Trzy etapy obowiązkowego KSeF

Dla przejrzystości prezentujemy etapy z datami i zakresem obowiązków:

Moment wejścia w życie i początkowe problemy techniczne

System uruchomiono o północy 1 lutego 2026 r. W pierwszych dniach notowano ośmiokrotnie wyższy ruch niż zwykle, co chwilowo obniżyło wydajność. Zanotowano setki tysięcy logowań już 1 lutego (niedziela), a następnego dnia liczba użytkowników dalej dynamicznie rosła.

Dla stabilizacji wdrożono limit logowań (nie częściej niż raz na minutę). W pierwszych dniach wystawiono ponad 11 mln faktur przez 67 tys. podmiotów, z czego ok. 4,8 tys. było zobligowanych – reszta korzystała dobrowolnie.

Obowiązek wystawiania a obowiązek odbierania faktur

Dla jasnego rozróżnienia prezentujemy różnicę między obowiązkami po stronie sprzedawcy i nabywcy:

To oznacza, że każda firma – także najmniejsza – musi od 1 lutego 2026 r. być gotowa technicznie do odbioru faktur KSeF od swoich dostawców.

Praktyczne implikacje dla dużych przedsiębiorstw – co zmienia się w operacjach

Nowa procedura wystawiania i moc prawna dokumentów

Faktura w KSeF nabiera mocy prawnej dopiero po przesłaniu, rejestracji w systemie MF i nadaniu unikalnego numeru KSeF. Dokument przygotowany lokalnie (np. PDF) bez rejestracji jest jedynie szkicem.

System rejestruje datę i godzinę przyjęcia faktury, co ogranicza praktykę „wystawiania wstecz” i wymusza dyscyplinę procesów.

Jednolity format XML i struktura FA(3)

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje ujednolicony format XML zgodny ze schematem FA(3). Standaryzacja ułatwia automatyczne przetwarzanie i wymianę danych, ale wymagała inwestycji w systemy i szkolenia.

Dostęp offline i procedury awaryjne

W razie braku łączności KSeF przewidziano tryby szczególne z obowiązkiem późniejszego dosłania faktur i oznaczeń (w tym kodów QR):

• offline24 – wystawienie poza systemem i wysyłka w ciągu 24 godzin;
• offline – niedostępność KSeF – użycie przy planowych pracach serwisowych po stronie KSeF;
• tryb awaryjny – gdy system nie działa z przyczyn technicznych niezależnych od podatnika.

W trybach szczególnych wymagany jest certyfikat KSeF typu 2 do generowania drugiego kodu QR.

Techniczne i organizacyjne wymogi dla wdrożenia w firmach

Certyfikacja i uwierzytelnianie w systemie

Do pracy w KSeF wymagane są odpowiednie certyfikaty i metody logowania. Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania, a certyfikat typu 2 – do wystawiania faktur w trybach offline.

Formy uwierzytelniania i zgłoszeń wyglądają następująco:

• Profil Zaufany – dla osób fizycznych, bez odrębnego zgłoszenia w urzędzie skarbowym;
• kwalifikowany podpis elektroniczny – jeśli nie zawiera NIP/PESEL, zgłoszenie na ZAW‑FA;
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna z NIP – umożliwia dostęp bez zgłoszeń dodatkowych;
• upoważnienie osoby fizycznej (ZAW‑FA) – gdy podmiot nie posiada pieczęci z NIP.

Integracja z systemami IT i oprogramowaniem księgowym

Duże wolumeny faktur wymagają integracji ERP/FK z KSeF przez API – ręczna obsługa jest niewykonalna operacyjnie. Integracja obejmuje wysyłkę, odbiór numerów KSeF, statusowanie i pobieranie faktur zakupowych.

Wiodący dostawcy dostosowali rozwiązania; przykładowo aktualizacje udostępniły:

• Comarch ERP XL,
• Comarch ERP Optima,
• Teta ERP,
• wFirma,
• Symfonia KSeF Plus.

Darmowe narzędzia MF (Aplikacja Podatnika KSeF, e‑mikrofirma) umożliwiają manualną obsługę wystawiania i odbioru dokumentów.

Doświadczenia pierwszych dni wdrażania i wyzwania praktyczne

Reakcja rynku i skala wystawianych dokumentów

Do godz. 10:00 w poniedziałek 3 lutego 2026 r. system przyjął ok. 720 tys. faktur, a ok. 1,9 mln osób uwierzytelniło się w KSeF. W kilka dni powstało ponad 6,6 mln dokumentów, co potwierdza szeroką adaptację.

Szef KAS Marcin Łoboda wskazał na płynność i stabilność działania systemu. Wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski podsumował:

„wszystko działa, można się logować i załatwiać sprawy online”.

Problemy z autentycznością i fikcyjnymi fakturami

Analizy KAS (na bazie doświadczeń z 2024–2025 r.) wskazują na wzrost liczby fikcyjnych faktur – 376 tys. w 2025 r. (+~30% r/r). KSeF i narzędzia analityczne mają pomóc szybciej typować podejrzane transakcje i ograniczać fraudy VAT.

Zmuszanie mniejszych podatników do wdrożenia KSeF

Duże firmy, dla wygody centralizacji, zaczęły wymagać od małych dostawców fakturowania w KSeF, mimo że formalnie mogą oni wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. Obowiązki mogą wynikać z umów handlowych, nawet jeśli ustawa jeszcze ich nie nakłada.

Wsparcie, zasoby i edukacja dostępne dla dużych podatników

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów

MF i MC udostępniły narzędzia i kanały wsparcia, z których warto korzystać:

• Aplikacja Podatnika KSeF – wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych;
• e‑mikrofirma – dla JDG, zintegrowana z e‑Urzędem Skarbowym;
• infolinia KIS 22 330 03 30 – całodobowe wsparcie merytoryczne i techniczne;
• czat – szybkie konsultacje w prostszych sprawach;
• formularz kontaktowy – zgłoszenia złożonych problemów;
• wydłużone godziny pracy US – od 26 stycznia 2026 r. większość urzędów czynna do 20:00.

Szkolenia i sesje informacyjne

MF i KAS prowadzą cykl „Środy z KSeF” oraz szerokie konsultacje (ok. 10 tys. uczestników w 9 spotkaniach). Biura rachunkowe i integratorzy oferują webinary, warsztaty i konsultacje wdrożeniowe.

Przejściowe ułatwienia i wyjątki dla roku 2026

Brak kar za błędy w 2026 r.

W 2026 r. nie obowiązują sankcje za naruszenia KSeF – przepisy karne (art. 106ni ustawy o VAT) wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r.

Zbigniew Stawicki (MF, KAS) podkreślił:

„Przypominamy, że za 2026 r. nie będzie żadnych sankcji ani kar za błędy związane ze stosowaniem KSeF. Jest to czas dla nas wszystkich, aby wspólnie przejść przez proces wdrożenia, co pozwoli w pełni korzystać z zalet systemu”.

Możliwość wystawiania faktur poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.

Do końca 2026 r. dopuszczalne jest wystawianie faktur poza KSeF w ograniczonych przypadkach:

• miesięczny limit 10 tys. zł brutto łącznej sprzedaży udokumentowanej fakturami poza KSeF – dla podatników objętych obowiązkiem;
• faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących – dozwolone poza KSeF;
• paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) – mogą funkcjonować poza KSeF.

Porównanie z kolejnymi etapami wdrażania i perspektywy

Drugi etap wdrażania od 1 kwietnia 2026 r.

Etap II obejmie pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych), poza najmniejszymi. Skalę stanowi kilka milionów przedsiębiorstw – od MŚP po JDG.

Etap III (od 1 stycznia 2027 r.) obejmie najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż fakturowa nie przekracza 10 tys. zł brutto. Do tego czasu mogą korzystać z KSeF dobrowolnie.

Perspektywy na lata 2027 i dalsze

Polska dołącza do grona państw UE z obowiązkowym e‑fakturowaniem (m.in. Włochy, Niemcy, Francja). KSeF jest przygotowaniem do unijnego pakietu VIDA (VAT in the Digital Age), przy utrzymaniu krajowej specyfiki wdrożenia.

W długim horyzoncie KSeF umożliwi głęboką analitykę danych, szybsze wykrywanie anomalii i wyższy poziom transparentności obrotu B2B.

Zagrożenia bezpieczeństwa i ochrona danych w KSeF

Zapewnienia Ministerstwa Finansów dotyczące bezpieczeństwa systemu

System został zbudowany i jest utrzymywany przez MF na serwerach w Polsce, z dużym marginesem wydajności. KSeF przeszedł testy wydajnościowe, odpornościowe i cyberbezpieczeństwa, spełniając wymogi RODO.

Roman Łożyński (CIRF) zaznaczył:

„Tworzenie i testowanie KSeF przebiegało zgodnie ze wszystkimi praktykami i standardami cyberbezpieczeństwa”.

Kontrola podatników a obawy dotyczące inwigilacji

Zakres danych dostępnych organom nie ulega zmianie – zmienia się sposób gromadzenia i przetwarzania, nie zakres. KSeF ma chronić uczciwych przedsiębiorców i ograniczyć liczbę kontroli w firmach.

Zbigniew Stawicki (MF) podkreślił:

„Dane w KSeF nie ulegną zmianie w odniesieniu do tego, co jest dostępne dla organów w tej chwili. Zmienia się tylko sposób gromadzenia i przetwarzania danych, a nie ich zakres”.

Organy już wcześniej mogły żądać JPK_FA; KSeF zapewnia jedynie bardziej ustrukturyzowany, bieżący dostęp do danych.

Praktyczne porady dla dużych firm – jak skutecznie wdrożyć KSeF

Etapy przygotowania od teraz do 31 grudnia 2026 r.

Dla stabilizacji i optymalizacji wdrożenia warto usystematyzować działania:

• kontrola jakości danych – bieżące monitorowanie statusów, odrzuceń i kompletności pól zgodnie z FA(3);
• usprawnienie obiegu dokumentów – terminowe dostarczanie do odbiorców, właściwe dostępy dla biur rachunkowych, jasne role i SLA między działami;
• bezpieczeństwo dostępu – zarządzanie uprawnieniami, rotacja haseł, polityka certyfikatów i audyt logów;
• testy integracji ERP/FK – poprawność API, stabilność kolejek, prawidłowy import i archiwizacja faktur z KSeF.

Identyfikacja i rozwiązanie problemów

Najczęstsze błędy i niezgodności w pierwszych dniach wdrożenia to:

• niedopasowanie danych do FA(3) – odrzucenia z powodu braków lub złych formatów;
• błędy znaków diakrytycznych – nieprawidłowe kodowanie i walidacja;
• nieprawidłowy NIP – literówki, brak prefiksu lub błędna liczba cyfr;
• użycie starych schematów XML – brak aktualizacji po stronie systemów;
• niekompletne dane kontrahentów – brak adresu, błędne identyfikatory, niezgodność nazw.

W razie trudności: skontaktuj się z KIS 22 330 03 30, zgłoś temat do dostawcy systemu ERP/FK lub skorzystaj z pomocy wyspecjalizowanych doradców KSeF. Kluczowe jest szybkie korygowanie problemów, aby uniknąć zatorów i opóźnień w księgowaniu.