Jak zabezpieczane są poufne dane w księgowości online?

Powierzając swoją księgowość zewnętrznej firmie – do biura rachunkowego stacjonarnego lub prowadzącego działalność w trybie online, przedsiębiorca musi zadbać o poufność przekazywanych danych. W jaki sposób takie dane są zaksięgowane w przypadku księgowości internetowej?

Biuro rachunkowe podmiotem przetwarzającym dane osobowe

Podstawą ochrony danych osobowych w biurach rachunkowych jest Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych. Biuro rachunkowe powinno zapewnić należyte prowadzenie dokumentacji księgowej klientów oraz ochronę poufnych danych, przy użyciu środków technicznych i organizacyjnych.

Biuro rachunkowe online powinno nie tylko opracować, ale i wdrożyć politykę bezpieczeństwa w swoim systemie księgowym, przekazując dodatkowo swoim pracownikom i klientom instrukcję zarządzania systemem informatycznym. Musi ono skutecznie ograniczać lub uniemożliwiać osobom nieupoważnionym dostęp do przetwarzanych danych osobowych. Warto przy tym podkreślić, że biuro rachunkowe nie staje się jednocześnie administratorem zbioru danych osobowych, bowiem pozostaje nim klient.

Polityka bezpieczeństwa w księgowości online

Polityka bezpieczeństwa opracowana przez biuro rachunkowe online powinna zawierać w szczególności wykaz zbiorów danych osobowych i wskazanie programów zastosowanych do ich przetwarzania. Musi ona określić środki techniczne i organizacyjne niezbędne dla zapewnienia poufności oraz integralności przetwarzanych danych. Elementem polityki bezpieczeństwa powinien być opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi oraz sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami.

Rzetelne biuro rachunkowe online w swoim działaniu wykorzystuje wyłącznie oprogramowanie  i sprzęt sprawdzony pod względem bezpieczeństwa. Wszystkie przekazane przez klientów informacje i dane osobowe, czyli dane poufne, są przetwarzane wyłącznie w celach bezpośrednio związanych z wykonywanymi usługami i podlegają ochronie na podstawie odpowiednich przepisów.

>>> Zyskaj 6 miesięcy darmowej księgowości internetowej wraz z magazynem  Szczegóły promocji <<<