Jak poprawiać błędy księgowe?

Każdy z nas ma prawo do popełniania błędów, ale owe błędy popełniane przez księgowych, mogą nieść za sobą poważne konsekwencje finansowe i prawne. Dlatego też należy poprawiać wszystkie błędy księgowe, które zostaną zauważone w ewidencji. Jak poprawnie tego dokonywać bez szkody dla przedsiębiorcy?

Jak korygować dokumenty księgowe?

Osoby zajmujące się księgowością w firmie powinny na bieżąco sprawdzać poprawność nie tylko zapisów księgowych, ale i otrzymywanych oraz wystawianych dowodów księgowych. Jeśli dokumenty księgowe zawierają błędy, należy je poprawić, albo wystąpić do ich wystawcy z prośbą o korektę. W zależności od typu dowodu księgowego, inną formę korekty należy zastosować.

Dowody zewnętrzne, obce

Wszystkie dokumenty księgowe uzyskiwane od kontrahentów przez przedsiębiorcę, określa się mianem, dowodów księgowych obcych. Wszystkie faktury VAT będą takimi dokumentami. Do poprawiania błędów występujących na fakturach VAT otrzymanych od kontrahentów stosuje się faktury korygujące lub noty korygujące. Faktury korygujące są wystawiane w celu:

• Zwrotu towarów sprzedawcy,
• Zwrotu nabywcy kwot nienależnych, zaliczek, przedpłat, zadatków itp.,
• Skorygowania zawyżenia ceny,
• Poprawienia pomyłki w cenie, stawce podatku, kwocie podatku i w innych pozycjach na fakturze,
• Udzielenia rabatu już po wystawieniu faktur.

Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, pierwotny wystawca faktury VAT, umieszczając na niej numer kolejny faktury, datę wystawienia, dane zawarte na fakturze, której dotyczy korekta, rodzaj i kwotę udzielonego rabatu lub podwyższenia ceny bądź kwotę zmniejszenia lub podwyższenia podatku należnego.

Jeśli to nabywca zauważy błąd na fakturze VAT, może wystawić notę korygującą, o ile pomyłka dotyczy informacji wiążącej się ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi. Wystawca noty korygującej przesyła ją wystawcy faktury pierwotnej wraz z kopią, w celu zaakceptowania jej treści podpisem i odsyła wystawcy.

Możliwe jest dokonanie poprawki błędów księgowych za pomocą noty księgowej. Pozwala ona na korektę dowód obcych i dowód własnych, zewnętrznych. Nota wystawiana jest przez podatników  podatku od towarów i usług w celu skorygowania błędów wynikających z wystawionych rachunków.

Dowody wewnętrzne

Między innymi wymienia się tu dowody księgowe własne oraz dowody służące dokumentowaniu operacji przeprowadzanych wewnątrz jednostki.  Takie dowody i błędy na nich można korygować ręcznie, poprzez przeprawienie niewłaściwej informacji, potwierdzenie poprawi datą i własnoręcznym podpisem osoby dokonującej korekty. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.