Jak opisywać faktury?

Wszelkie wytyczne dotyczące prowadzenia księgowości w danej jednostce gospodarczej wskazuje ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. W art. 21 tejże ustawy ustalono, jak w prawidłowy sposób opisywać faktury. Artykuł ten określa odpowiedni opis faktury i innych dokumentów finansowych, takich jak rachunki czy umowy związane z realizacją zadania.

Obowiązkowe elementy opisu

Art. 21 ustawy o rachunkowości wskazuje, że faktura (dowód księgowy) na odwrocie w ramach opisu powinna zawierać takie elementy jak:

• określenie rodzaju dowodu i numeru identyfikacyjnego faktury,
• określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, wraz ze wskazaniem nazw i adresów,
• opis operacji wraz z jej wartością, najlepiej określoną w jednostkach naturalnych,
• data dokonania operacji, a jeśli dowód został sporządzony pod inną datą – również datę sporządzenia dowodu,
• podpisy wystawcy faktury oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby, która była odpowiedzialna za te wskazania.

Standardy opisu faktur

Zgodnie z przyjętymi zasadami, każda faktura, jaką opisujemy, powinna mieć zachowaną odpowiednią kolejność numeracji. Ważne jest jej prawidłowe uzupełnienie, wraz ze wskazaniem miejsca i daty wystawienia. Pamiętać przy tym trzeba, że miejscem wystawienia dowodu księgowego zawsze powinna być miejscowość, w której firma ma siedzibę. Opisy towarów lub usług powinny być w miarę precyzyjne i jak najbardziej czytelne. Konieczne będzie, aby cyfry dotyczące ilości, cen i wartości niezmiennie były precyzyjnie obliczone.

Trzy zasady rachunkowości wskazują, że faktury powinny być:

• rzetelne – zgodne z dokumentowaną operacją gospodarczą,
• kompletne – zawierające wszystkie elementy wskazane ustawą,
• wolne od błędów.

Kontrola poprawności faktur

Opisywanie faktur jest związane z koniecznością skontrolowania ich pod względem poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej. Jeśli opis faktury został dokonany prawidłowo, to księgowa czy inna osoba lub organ nie powinna mieć żadnych wątpliwości co do ujęcia danego dokumentu w księgach rachunkowych.

W praktyce opis powinien uwzględniać:

• pieczątkę organizacji oraz sporządzony w sposób trwały opis: np. operacja dotyczy realizacji zadania, zgodnie z zawartą umową,
• opis merytoryczny zadania, jakiego dotyczy faktura, np. przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności,
• stwierdzenie „sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• dekret księgowy, czyli sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby, która dokonuje wpisu do ewidencji księgowej i z numerem dowodu księgowego.

Szczegółowe wytyczne dotyczące opisu faktur mogą obejmować faktury dotyczące aktywów nabywanych na przykład za pieniądze pochodzące z dotacji.