Jak księgować wydatki na zakup obuwia roboczego?

Jeśli Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przekazania pracownikom nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, niezbędnych do wykonywania danych obowiązków zawodowych, musi on tego dokonać. W jakich okolicznościach zaopatrzenie pracowników w obuwie ochronne będzie konieczne i w jaki sposób wydatki poniesione na ten cel mają zostać zaksięgowane przez przedsiębiorcę?

Kiedy obuwie robocze jest niezbędne?

Pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikom obuwie robocze, jeśli jego własna odzież i obuwie mogą ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, bądź też w sytuacji, w której narzucają mu to wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Wszelkie wytyczne dotyczące wyposażania pracowników obuwie i odzież roboczą oraz środki ochrony indywidualnej, muszą zostać doprecyzowane w jednym z dokumentów:

• Układ zbiorowy pracy,
• Regulamin pracy,
• Zarządzenie wewnętrzne w zakładzie pracy.

Jak księgować wydatki na zakup obuwia roboczego?

Wydatki, jakie przedsiębiorca poniósł na zakup obuwia roboczego, powinny zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Nie ma przy tym znaczenia to, że obuwie robocze konieczne jest do zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Wydatki tego rodzaju księgowane są w kolumnie 13, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, na podstawie faktury VAT wystawionej przez sprzedającego obuwie robocze. Należy przy tym dodać, że pomimo użytkowania obuwia roboczego i odzieży przez pracownika, to środki te stanowią przez cały czas własność pracodawcy.

Pracodawca, który kupuje obuwie robocze dla siebie, ponieważ samodzielnie wykonuje on pewne prace w swoim przedsiębiorstwie, ma możliwość zaksięgowania kosztów poniesionych na jego zakup w kosztach podatkowych. Nie ma bowiem zakazu kwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na obuwie robocze dla przedsiębiorcy.

Aby zakup obuwia roboczego był definiowany jako koszty uzyskania przychodów po stronie przedsiębiorcy, obuwie to powinno spełniać wymagane przepisami warunki i mieć właściwości użytkowe, które będą odpowiadały specyfice warunków pracy. Upraszczając, obuwie robocze musi rzeczywiście służyć do wykonywania określonej pracy, nie zaś do celów osobistych.