Jak księgować opłaty pocztowe w KPiR?

Przedsiębiorcy często korzystają z usług pocztowych, chociażby przy okazji przesyłania dokumentów księgowych do swoich kontrahentów drogą tradycyjną, a nie mailową. Jak powinni oni księgować w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów opłaty pocztowe?

 Koszty usług pocztowych w kosztach

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, powinni dokonywać w niej wszelkich wpisów posiłkując się otrzymanymi dowodami księgowymi. Jeśli chodzi o usługi pocztowe, to takim dowodem będzie dowód dokonania opłaty pocztowej. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa, że opłaty pocztowe, o ile zostały rzeczywiście poniesione przez przedsiębiorców i odpowiednio udokumentowane, mogą zostać zapisane w KPiR. Dowodem poniesienia opłaty pocztowej jest wykonany przez podatnika i poświadczony przez urzędnika na poczcie, wpis do książki nadawczej.

Podstawą dokonania wpisu może być też faktura wystawiona na dane firmy przez Urząd Pocztowy. Taką fakturę można otrzymać w każdej placówce pocztowej, np. przy wysyłaniu listu czy paczki.

Książka nadawcza w działalności gospodarczej

Jeśli przedsiębiorca wielokrotnie w ciągu miesiąca korzysta z usług pocztowych powinien on prowadzić książkę nadawczą. Dokumentuje się w niej:

• Liczbę nadanych w danym dniu listów lub przesyłek,
• Rodzaj nadanych w danym dniu listów i przesyłek.

W przypadku prowadzenia przez przedsiębiorcę książki nadawczej, nie ma już obowiązku wystawiania dowodów wewnętrznych, w celu dokonania wpisu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Podstawą ewidencjonowania w KPiR opłat pocztowych będzie sama księga.

Dowody wewnętrzne

Kiedy podatnik nie chce z różnych względów prowadzić księgi nadawczej, ma obowiązek dokumentować opłaty pocztowe, które wpisuje do KPiR, odpowiednim dokumentem, w którym powinny znaleźć się informacje:

• Data wystawienia dowodu,
• Określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej,
• Przedmiot operacji, jego wartość i ilość,
• Podpisy osób uprawnionych.

Koszty wysyłki na fakturze – przeczytaj jak je ująć!