Jak księgować koszty badań profilaktycznych pracowników?

Badania profilaktyczne pracowników są konieczne w wielu zakładach pracy. Dopuszczenie pracownika do wykonywania obowiązków zawodowych na danym stanowisku pracy bez ważnych badań lekarskich pociąga za sobą odpowiedzialność karną ze strony pracodawcy. To na właścicielu przedsiębiorstwa ciąży obowiązek opłacenia kosztów badań profilaktycznych pracowników, którzy zatrudnieni są w zakładzie pracy na podstawie umów o pracę. Koszty te mogą zostać zaklasyfikowane do kosztów uzyskania przychodów, dzięki czemu zmniejszy się podstawa opodatkowania przedsiębiorcy.

Czy koszty badań profilaktycznych to koszty firmowe?

W przepisach podatkowych znajduje się definicja kosztów podatkowych przedsiębiorcy. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Koszty badań profilaktycznych zatrudnionych pracowników są jednym z elementów kosztów firmowych. Koszty te wiążą się z ogólnym działaniem przedsiębiorstwa. Nie zostały one wykluczone z katalogu kosztów stanowiących koszty podatkowe.

Koszty badań profilaktycznych pracowników ujmuje się w księgach podatkowych w kolumnie „Pozostałe wydatki”. Podstawą dokumentacji tychże kosztów jest faktura VAT lub rachunek.

Warto podkreślić, że wydatki na badania profilaktyczne pracowników nie są przychodem pracownika i jako takie nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Jakie są przepisy prawa odnośnie kosztów badań profilaktycznych?

Obowiązek pokrywania kosztów badań profilaktycznych zatrudnionych na umowę o pracę pracowników wynika z art. 229 Kodeksu Pracy. Wskazuje się w nim, że pracownicy podlegają wstępnym, okresowym i kontrolnym badaniom lekarskim. Badania te przeprowadzone są na koszt pracodawcy, który nie może dopuścić do pracy pracownika, bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.  Orzeczenie lekarskie może wskazywać na:

• Brak przeciwwskazań natury zdrowotnej do pracy na określonym stanowisku pracy,
• Przeciwwskazania zdrowotne do pracy na określonym stanowisku.

Dodatkowo, w prawie pracy znalazło się zobowiązanie pracodawcy do ponoszenia kosztów profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, o ile wynika to z warunków pracy, w jakich wykonują oni swoje obowiązki zawodowe. Minister Zdrowia i Opieki Społecznej określa zakres wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, tryb ich przeprowadzania oraz sposób dokumentowania i kontroli. Stanowi o tym jego rozporządzenie.