Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych reform podatkowych ostatnich dekad, zmieniająca sposób wystawiania i obiegu dokumentów finansowych między przedsiębiorstwami.

Wersja obowiązkowa KSeF została wdrożona 1 lutego 2026 roku, po latach prac legislacyjnych, konsultacji i uzgodnień na forum UE.

Poniżej przedstawiamy uporządkowaną historię genezy systemu, procesu jego uchwalania, kluczowych momentów prawnych oraz roli polskich i europejskich instytucji.

Geneza Krajowego Systemu e-Faktur – koncepcja i inicjatywa Ministerstwa Finansów

Pierwsze kroki i wizja cyfryzacji systemu VAT

KSeF wyrósł z długoterminowych strategii cyfryzacyjnych Ministerstwa Finansów oraz europejskich trendów modernizacji administracji skarbowej.

Resort dążył do ujednolicenia i automatyzacji procesów fakturowania, które dotąd opierały się na fakturach papierowych, plikach PDF oraz wewnętrznych archiwach firm.

Centralna baza wszystkich faktur miała ograniczyć oszustwa VAT, zautomatyzować kontrole i zmniejszyć lukę podatkową sięgającą co roku miliardów złotych.

Docelowo przyjęto wysyłkę do centralnej bazy ustrukturyzowanych danych w formacie XML, co umożliwia automatyczne przetwarzanie przez systemy podatników i administracji.

Dla przejrzystości kluczowe cele i korzyści KSeF można ująć następująco:

• uszczelnienie VAT – szybsza identyfikacja nadużyć, ograniczenie fikcyjnych faktur;
• automatyzacja i standaryzacja – spójny format danych, prostsze obiegi i kontrole;
• redukcja kosztów i papieru – mniej błędów, mniej manualnej pracy, prostsze archiwum;
• bieżący wgląd administracji – szybsze analizy i działania naprawcze;
• integracja z UE – przygotowanie do europejskich standardów i interoperacyjności.

Europejski kontekst i upoważnienie do wprowadzenia obligatoryjnego e-fakturowania

Ze względu na ograniczenia dyrektywy VAT 2006/112/WE, Polska musiała uzyskać zgodę na odstępstwo, by wprowadzić powszechny obowiązek e-fakturowania.

2 sierpnia 2021 roku złożono wniosek derogacyjny do Komisji Europejskiej na podstawie art. 395 dyrektywy VAT.

17 czerwca 2022 roku Rada UE wydała decyzję wykonawczą (UE) 2022/1003, upoważniającą Polskę do obowiązkowego e-fakturowania – był to klucz do zgodności KSeF z prawem unijnym.

Proces legislacyjny KSeF – od koncepcji do wdrożenia

Pierwsza ustawa – podstawowe regulacje z 29 października 2021 roku

Ustawa (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) zdefiniowała fakturę ustrukturyzowaną, zasady jej wystawiania, przechowywania i przesyłania w KSeF oraz krąg uprawnionych podmiotów.

Wprowadzono dobrowolne korzystanie z KSeF, aby przetestować rozwiązanie w praktyce i przygotować rynek. Uregulowano m.in. strukturę danych FA(1) oraz wymagania bezpieczeństwa.

Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mogli dobrowolnie wystawiać e-faktury w KSeF – etap pilotażowy miał przygotować grunt pod obowiązek.

Druga ustawa – wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania z 16 czerwca 2023 roku

Nowelizacja (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) przeszła od fakultatywnego do obowiązkowego modelu KSeF.

Pierwotny harmonogram zakładał start obowiązku 1 lipca 2024 roku dla podatników czynnych VAT i 1 stycznia 2025 roku dla zwolnionych z VAT.

Obowiązek rozszerzono także na podatników zwolnionych, by ograniczyć nadużycia i fikcyjne faktury w podatkach dochodowych.

Trzecia ustawa – odroczenie terminu z 9 maja 2024 roku

Wobec ryzyka przeciążenia gospodarki i niewystarczających testów technicznych, termin wdrożenia przesunięto.

Polskiej gospodarce groził paraliż. Wykryliśmy liczne nieprawidłowości, nasz raport pokazuje błędy. Niezbędne jest opracowanie nowej architektury systemu, co pozwoli na wytworzenie nowego oprogramowania. Zaczynamy niemalże od początku.

Ustawa z 9 maja 2024 roku (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) przesunęła obowiązek na 1 lutego 2026 roku.

Równolegle przeprowadzono szerokie konsultacje społeczne (ok. 10 tys. uczestników), które ukształtowały dalsze zmiany.

Czwarta ustawa – uproszczenia i fazowanie z 5 sierpnia 2025 roku

Nowelizacja (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203) uelastyczniła wdrożenie i doprecyzowała rozwiązania techniczne.

Wprowadzono m.in. tryb offline 24 z obowiązkiem dosłania faktury do KSeF w następnym dniu roboczym – kluczowe dla obszarów ze słabszą infrastrukturą sieciową.

Zastosowano fazowanie obowiązku według wielkości podatnika:

• od 1 lutego 2026 roku – podatnicy z wartością sprzedaży (z VAT) powyżej 200 mln zł w 2024 r.;
• od 1 kwietnia 2026 roku – pozostali podatnicy czynni VAT;
• od 1 stycznia 2027 roku – najmniejsze podmioty z obrotami do 10 tys. zł brutto miesięcznie.

Stopniowe włączanie firm chroniło infrastrukturę KSeF i ograniczało ryzyko zakłóceń w pierwszych dniach obowiązku.

Droga przez parlament – Sejm i Senat

Przychylne stanowisko Sejmu i kontrowersje w Senacie

Projekt obowiązkowego KSeF uzyskał większościowe poparcie w Sejmie, przy krytyce tempa i obciążeń dla MŚP.

Senat wobec ustawy z 2023 roku rekomendował jej odrzucenie, wskazując na gotowość systemu i ryzyka dla najmniejszych podmiotów; Sejm odrzucił to stanowisko.

9 lipca 2025 roku odbyło się pierwsze czytanie ustawy wdrażającej KSeF (druk sejmowy nr 1407), a następnie prace w Komisji Finansów Publicznych.

Senat i ostateczna akceptacja

31 lipca 2025 roku Senat wniósł drobne poprawki redakcyjno-techniczne, niezmieniające założeń reformy.

Po powrocie do Sejmu ustawa została przyjęta, a 27 sierpnia 2025 roku podpisał ją Prezydent RP – finalizując proces legislacyjny.

Podpisy prezydenta – kluczowe decyzje głowy państwa

Podpis z 5 czerwca 2024 roku – przesunięcie terminu

Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), przesuwając start obowiązku na 1 lutego 2026 roku.

Decyzja potwierdziła determinację wdrożenia KSeF, ale z priorytetem stabilności i jakości rozwiązań.

Podpis z 27 sierpnia 2025 roku – ostateczne zatwierdzenie

27 sierpnia 2025 roku Prezydent podpisał ustawę zawierającą uproszczenia i fazowanie, co otworzyło drogę do wdrożenia obowiązkowego KSeF.

Był to sygnał gotowości systemu i administracji do największej od lat reformy rozliczeń VAT.

Rola Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej

Architektura systemu i prace techniczne

Pod auspicjami Ministerstwa Finansów opracowano specyfikacje techniczne, struktury danych (FA(1), FA(2), docelowo FA(3)), interfejsy API oraz procedury bezpieczeństwa.

Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) została administratorem systemu odpowiedzialnym za jego utrzymanie i obsługę.

9 maja 2023 roku Rada Ministrów przyjęła kompleksowy projekt obejmujący też elektronizację e-WIS i wzmocnienie mechanizmów kontrolnych.

W konsultacjach (16.02–01.03.2024) uczestniczyło ok. 10 tys. interesariuszy; według MF 98 procent uwag uwzględniono w legislacji.

Publikacja dokumentacji technicznej i harmonogram wdrożenia

W czerwcu 2025 roku opublikowano finalną strukturę FA(3) i dokumentację API KSeF 2.0, co umożliwiło prace wdrożeniowe po stronie dostawców i podatników.

„Mapa drogowa” zawierała kluczowe daty: publikację struktury FA(3), komunikaty MF, uruchomienie środowiska testowego, wydanie certyfikatów i aktualizacje Aplikacji Podatnika, a następnie start obowiązku dla największych firm.

Rozporządzenia wykonawcze z grudnia 2025 roku doprecyzowały zasady korzystania z KSeF, wyjątki i kwestie faktur uproszczonych.

Europejski kontekst i przyszłość – ViDA i ewolucja KSeF

KSeF w kontekście europejskiego pakietu ViDA

Pakiet VAT in the Digital Age (ViDA), zaakceptowany przez ECOFIN 5 listopada 2024 roku, wprowadzi jednolite zasady raportowania cyfrowego w UE.

Reforma będzie wdrażana stopniowo w latach 2028–2035; docelowy start kluczowych wymogów to 1 lipca 2030 roku, z obowiązkiem zgodności z normą EN16931.

Od 1 lipca 2030 roku KSeF ma obsługiwać faktury transgraniczne zgodnie z EN16931, a do stycznia 2035 roku zapewnić pełną zgodność także dla faktur krajowych.

W okresie przejściowym system będzie działał równolegle w formacie FA(3) (krajowym) i EN16931 (transgranicznym).

Perspektywy i kolejne etapy

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek objął największe firmy; od 1 kwietnia 2026 roku – pozostałych podatników VAT; a od 1 stycznia 2027 roku – najmniejsze podmioty.

Równolegle MF przygotowuje dostosowanie do ViDA, aby zachować pełną zgodność z prawem unijnym i standardami interoperacyjności.

Przebieg procesu legislacyjnego w chronologicznym porządku

Dla szybkiego wglądu w kluczowe daty i decyzje przedstawiamy oś czasu prac legislacyjnych i wdrożeniowych:

Kto stworzył KSeF – rola instytucji państwowych i europejskich

Ministerstwo Finansów – inicjator i główny architekt systemu; przygotowało koncepcję biznesową, specyfikacje techniczne i prowadziło prace legislacyjne oraz konsultacje.

Rada Ministrów – zatwierdzała projekty ustaw (m.in. w 2023 i 2025 roku), wskazując strategiczny kierunek cyfryzacji rozliczeń VAT.

Sejm i Senat – przeprowadziły proces ustawodawczy; mimo kontrowersji finalnie przyjęły rozwiązania wdrażające obowiązkowy KSeF.

Prezydent RP Andrzej Duda – podpisał kluczowe ustawy: o przesunięciu terminu (czerwiec 2024) i ostateczną z fazowaniem (sierpień 2025).

Rada UE i Komisja Europejska – poprzez decyzję derogacyjną z 17 czerwca 2022 roku umożliwiły Polsce wprowadzenie powszechnego e-fakturowania zgodnie z prawem UE.