Formalne warunki prowadzenia ksiąg podatkowych w formie elektronicznej

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych w formie skali podatkowej zobowiązani są istniejącymi przepisami prawa podatkowego, do prowadzenia określonych ksiąg podatkowych. Chodzi tu przede wszystkim o konieczność prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w której ujmowane będą wszystkie transakcje dokonywane przez przedsiębiorstwo – zarówno te zdarzenia gospodarcze, które przynoszą przychód przedsiębiorstwu, jak i zdarzenia wywołujące koszty podatkowe. Podobne obowiązki nakładane są na przedsiębiorców, którzy opłacają podatek dochodowy od osób fizycznych w formie podatku liniowego. W dzisiejszych czasach można zaniechać prowadzenia papierowej księgowości i zacząć formułować księgi podatkowe w formie elektronicznej. Jakie warunki należy przy tym spełnić?

Uwarunkowania prawne

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określono, w jaki sposób należy prowadzić księgi podatkowe na gruncie działalności gospodarczej. Podstawowe wytyczne dotyczą:

• Prowadzenia księgi według określonego wzoru,
• Numerowania kolejno kart księgi podatkowej,
• Dokonywania wpisów w księdze w języku polskim z użyciem polskiej waluty,
• Prowadzenia księgi podatkowej w sposób staranny, czytelny i trwały.

W §31 przytoczonego rozporządzenia, resort finansów dodaje, że księgę podatkową nie trzeba prowadzić w formie tradycyjnej, papierowej. Można w tym celu śmiało wykorzystać odpowiedni program komputerowy,  o ile spełnia on określone prawem warunki.

Formalne zasady prowadzenia księgowości w formie elektronicznej

Jeśli przedsiębiorca chciałby skorzystać z programów komputerowych i tak zwanej księgowości internetowej, musi spełnić wymagania dotyczące prowadzenia księgi z zastosowaniem technik informatycznych. Takie księgi zostaną uznane za prawidłowe, jeśli będą zapewniać przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji aż do czasu ich wydruku. Archiwizacja danych księgowych w programie komputerowym musi chronić je przed zatarciem lub zniekształceniem, czy naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania. Przedsiębiorca musi ponadto określić w formie pisemnej szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, który stosowany jest do prowadzenia ksiąg podatkowych, albo pozyskać taki opis od producenta programu. Księgowość w formie elektronicznej zostanie uznana za prawidłową, jeśli zastosowany zostanie program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów. Musi również pozwalać na wydruk danych w porządku chronologicznym, zgodnie z ustalonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, wzorem księgi.