Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce, ze szczególnym naciskiem na faktury zaliczkowe i faktury rozliczeniowe (końcowe). Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik po zasadach, terminach i wymaganiach FA(3) oraz wskazówki wdrożeniowe dla firm.

Dla szybkiego przeglądu najważniejszych tematów poruszonych w poradniku:

• terminy powstania obowiązku podatkowego i ich wpływ na rozliczenia VAT,
• powiązanie faktur zaliczkowych z końcowymi w KSeF,
• wymagane elementy w strukturze FA(3),
• rozliczenia w JPK i prawo do odliczenia VAT po stronie nabywcy,
• status proforma oraz wyłączenia z obowiązku KSeF.

Charakterystyka i funkcja faktury zaliczkowej w systemie podatkowym

Faktura zaliczkowa potwierdza otrzymanie całości lub części zapłaty przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi i przesuwa moment powstania obowiązku podatkowego na chwilę otrzymania wpłaty.

Obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie wpływu środków (zaliczki) na rachunek sprzedawcy, a nie w chwili dostawy/wykonania usługi. To standard w wielu branżach pracujących na przedpłatach (m.in. usługi, ochrona, przechowywanie mienia, telekomunikacja, WDT).

Fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty. Dopuszczalne jest też wystawienie do 60 dni przed płatnością, przy czym obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą faktycznego wpływu środków.

Moment powstania obowiązku podatkowego – klucz do prawidłowego rozliczenia

Decydująca jest data otrzymania zaliczki – to ona wyznacza okres rozliczenia VAT, niezależnie od daty wysyłki faktury do KSeF.

Od 1 lutego 2026 roku dochodzi wymóg formalny: każda zaliczka musi być udokumentowana e-fakturą w KSeF. Data przesłania do systemu to data formalnego udokumentowania oraz moment odbioru faktury przez nabywcę, ale nie zmienia to daty powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy.

Wymagane elementy faktury zaliczkowej w strukturze FA(3)

Od 1 lutego 2026 roku wszystkie e-faktury w KSeF wystawia się w strukturze FA(3). Dla faktur zaliczkowych występują pola i reguły specyficzne dla tego typu dokumentu. Najważniejsze wymagania to:

• RodzajFaktury = „ZAL” – dla każdej faktury dokumentującej otrzymanie zaliczki oraz dla ostatniej zaliczki obejmującej całą cenę;
• Zamowienie/WartoscZamowienia – wartość brutto zamówienia wynikająca z umowy/zamówienia;
• Zamowienie/ZamowienieWiersz – szczegółowe pozycje (opis, ilości, ceny jednostkowe) w walucie faktury;
• precyzyjny opis przedmiotu umowy – zgodnie z art. 106f ust. 1 pkt 4: jednoznaczny opis, ilość/zakres, cena, wartość i dane pozwalające niezmiennie zidentyfikować przyszłe świadczenie;
• data otrzymania zapłaty – jeśli różni się od daty wystawienia, należy ją wskazać;
• kwota otrzymanej zaliczki – całość lub część, z właściwą stawką VAT i wyliczeniem podatku;
• powiązanie z przyszłą dostawą/usługą – poprzez dane umowy/zamówienia i opis świadczenia.

Element FaWiersz (pozycje towarowe/usługowe) nie jest obowiązkowy w fakturze zaliczkowej, ponieważ dokumentuje ona płatność, a nie dostawę zakończoną wydaniem towaru czy wykonaniem usługi.

Termin wystawienia i przesłania faktury zaliczkowej do KSeF

W trybie online datą wystawienia jest data przesłania do KSeF (zgodność pola P_1 z datą przesłania). Należy wysłać dokument tego samego dnia, w którym został wystawiony. Jeśli wyślesz go dzień później z datą P_1 z dnia poprzedniego, dokument zostanie potraktowany jako wystawiony w trybie offline 24.

Faktura staje się dokumentem prawnym dopiero po nadaniu numeru KSeF, dlatego samo „przygotowanie” faktury w systemie wewnętrznym nie wystarcza – liczy się skuteczne przesłanie do KSeF.

Zaliczki i dostawa w tym samym miesiącu – kiedy można pominąć ZAL

Jeżeli zaliczka i dostawa/usługa przypadają w tym samym miesiącu, można zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i wystawić jedną fakturę rozliczeniową („ROZ”). To rozwiązanie jest fakultatywne – podatnik może pozostać przy dwóch dokumentach, jeśli tak jest wygodniej procesowo.

Gdy wybierasz jedną fakturę „ROZ”, pamiętaj, że powinna zawierać m.in. dane dotyczące zaliczki:

• pełną wartość świadczenia (netto i brutto) oraz datę dostawy/wykonania;
• sumę otrzymanych zaliczek i ich daty otrzymania;
• kwotę VAT należnego przypadającą na część jeszcze nierozliczoną;
• oznaczenie „ROZ” w polu RodzajFaktury;
• powiązanie z zaliczkami (jeśli były już wystawione oddzielne ZAL).

Faktury rozliczeniowe (końcowe) – połączenie z fakturami zaliczkowymi

Faktura rozliczeniowa („ROZ”) domyka transakcję: pokazuje całą wartość świadczenia pomniejszoną o otrzymane wcześniej zaliczki.

Aby ułatwić poprawne wystawienie „ROZ”, warto zapamiętać:

• RodzajFaktury = „ROZ” – obowiązkowe oznaczenie końcowego dokumentu;
• sekcja Wiersz – tu ujmujesz dane „transakcyjne” (towary/usługi, ceny, stawki VAT);
• bez sekcji Zamowienie – dla „ROZ” nie uzupełniasz węzła Zamowienie;
• sekcja Fa/FakturaZaliczkowa – wskaż numery KSeF wszystkich rozliczanych zaliczek.

Prawidłowe powiązanie „ROZ” z wcześniejszymi „ZAL” (po numerach KSeF) zapobiega podwójnemu opodatkowaniu i ułatwia automatyczną weryfikację.

Obowiązkowe elementy faktury końcowej – praktyczne wskazówki

Faktura końcowa musi być kompletna księgowo i podatkowo. W szczególności powinna zawierać:

• pełną wartość świadczenia (netto/brutto) jak na zwykłej fakturze sprzedażowej;
• sumę otrzymanych zaliczek wraz z numerami (w tym numerami KSeF) dokumentów ZAL;
• VAT wyłącznie od różnicy między wartością świadczenia a sumą zaliczek.

Brak poprawnego powiązania dokumentów może skutkować błędami w JPK, wezwaniami z urzędu i potencjalnymi sankcjami.

Podatek VAT od zaliczek – moment powstania obowiązku i rozliczenie

Obowiązek podatkowy od zaliczki powstaje w dniu jej otrzymania, a VAT wykazuje się w deklaracji za okres, w którym wpłynęły środki – bez względu na to, kiedy nastąpi dostawa.

Jeśli płatności są dzielone na części, każda część generuje obowiązek VAT w miesiącu jej otrzymania (z wyjątkami przewidzianymi w art. 19a ust. 5 i art. 41 ustawy o VAT).

Prawo do odliczenia VAT od zaliczek – warunki i terminy

Nabywca odliczy VAT z faktury zaliczkowej nie wcześniej niż w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy i nie wcześniej niż w miesiącu otrzymania faktury. Jeżeli zaliczka została zapłacona w jednym miesiącu, a fakturę otrzymano w kolejnym – prawo do odliczenia powstaje dopiero w miesiącu otrzymania faktury (z możliwością rozliczenia wstecz w ramach dostępnych terminów ustawowych).

Rozliczenie VAT w JPK – moment ujęcia faktur zaliczkowych i końcowych

Sprzedawca ujmuje VAT od zaliczki w rejestrze za miesiąc otrzymania środków. W fakturze końcowej wykazuje się wyłącznie VAT od różnicy (części nierozliczonej zaliczkami). Jeśli zaliczka i dostawa były w tym samym miesiącu i wystawiono tylko „ROZ”, cały VAT należny wykazuje się w tym miesiącu.

Faktury proforma – status prawny, funkcja i brak możliwości wystawienia w KSeF

Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT – nie wywołuje skutków podatkowych i nie podlega ewidencji VAT. Może pełnić funkcję oferty, wstępnej wyceny czy potwierdzenia warunków handlowych.

Poniżej literalny fragment z oficjalnej strony KSeF:

Czy faktury proforma mogą być wystawiane w KSeF? Tzw. »proforma« nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.

Proform nie wystawia się w KSeF; do systemu nie trafiają też m.in. noty obciążeniowe, noty uznaniowe czy dowody wewnętrzne.

Praktyczne rozróżnienie – kiedy proforma, a kiedy zaliczkowa

Proforma – gdy przedstawiasz ofertę lub warunki przed potwierdzeniem transakcji, bez skutków podatkowych. Faktura zaliczkowa – gdy pieniądze faktycznie wpłynęły; to konkretne zdarzenie gospodarcze, które musi być udokumentowane w KSeF.

Bezpieczny model to dwustopniowe podejście: najpierw proforma (komunikacyjnie), a po wpłacie – właściwa faktura zaliczkowa „ZAL”.

Proforma vs ZAL vs ROZ – szybkie porównanie

Dla przejrzystości różnic między dokumentami zobacz zestawienie:

Wyłączenia z obowiązku KSeF – kiedy faktury można wystawiać poza systemem

Najważniejsze przypadki, w których można wystawiać faktury poza KSeF:

• B2C (konsumenci) – faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności nie muszą być w KSeF;
• limit 10 000 zł brutto/miesiąc (IV–XII 2026) – podatnicy poniżej progu mogą czasowo korzystać ze „starych zasad” poza KSeF;
• wybrane relacje B2G – w niektórych przypadkach dopuszcza się wystawianie poza KSeF;
• faktury dla czynności zwolnionych – objęte węższym zakresem danych niż art. 106e ustawy o VAT.

Po przekroczeniu limitu 10 000 zł w danym miesiącu – od faktury, którą limit przekroczono, wszystkie kolejne dokumenty wystawiasz już w KSeF.

Faktury korygujące do zaliczek – nowe zasady od 2026 roku

Od 1 lutego 2026 r. każdy błąd w e-fakturze KSeF wymaga faktury korygującej (noty korygujące zostają uchylone).

Dostępne typy korekt w FA(3):

• KOR – korekta faktury podstawowej;
• KOR_ZAL – korekta faktury zaliczkowej;
• KOR_ROZ – korekta faktury rozliczeniowej.

Korekty „in minus” rozlicza się w VAT w momencie nadania numeru KSeF fakturze korygującej. Pamiętaj o wskazaniu numeru/ów KSeF faktur korygowanych.

Praktyczne kroki do prawidłowego wystawienia faktury zaliczkowej w KSeF

Aby uniknąć błędów, zastosuj poniższy schemat działań:

1. Zanotuj dokładną datę otrzymania zaliczki (moment powstania obowiązku podatkowego).
2. Zweryfikuj, czy transakcja nie podlega wyjątkom (szczególne zasady branżowe).
3. Przygotuj precyzyjne dane umowy/zamówienia (opis, zakres, ilości, ceny, wartość).
4. Wybierz narzędzie obsługujące FA(3) (Aplikacja Podatnika MF lub system zintegrowany).
5. Uwierzytelnij się (Profil Zaufany/kwalifikowany podpis lub integracja API).
6. Wypełnij dane „ZAL” (P_1, data otrzymania zapłaty, nabywca/sprzedawca, stawki VAT, kwoty).
7. Wyślij dokument do KSeF w dniu wystawienia (zapewnij zgodność daty P_1 i wysyłki).
8. Odbierz numer KSeF i UPO, a następnie powiąż dokumenty w ewidencji.

Integracja systemów księgowych z KSeF – wyzwania i rozwiązania

Wdrożenie KSeF wymaga dopracowania procesów i narzędzi. Zwróć uwagę na kluczowe aspekty:

• integracja z API KSeF – szczególnie w systemach ERP (np. SAP, Comarch, IFS);
• skalowalność procesu – przy dużych wolumenach lepsza jest integracja niż ręczne logowanie do Aplikacji Podatnika MF;
• archiwizacja i dostępność – skonfiguruj backupy i uprawnienia do wglądu na potrzeby audytów.

Sankcje i kary za błędy i niezgodności

W okresie przejściowym część kar związanych z KSeF jest zawieszona, ale nie wszystkie ryzyka znikają. Dla jasności rozróżnij dwie kategorie:

• Zawieszone do 31.12.2026 – niewystawienie faktury w KSeF; wystawienie niezgodne ze schemą XML; uchybienia techniczne (sposób i termin wystawiania e-faktur);
• Wciąż aktywne – błędy w JPK_VAT (500 zł za każdy błąd); odsetki od zaniżonego VAT; pełne sankcje KKS w razie oszustw (np. „puste faktury”).

Rekomendacje praktyczne na 2026 rok

Przygotuj organizację do KSeF z wyprzedzeniem – to minimalizuje ryzyko, przyspiesza rozliczenia i ogranicza błędy. Oto plan działań:

1. Przeprowadź audyt obecnych procedur fakturowania i wskaż obszary do zmiany.
2. Wybierz narzędzie KSeF (Aplikacja Podatnika MF lub system komercyjny z integracją).
3. Przeszkol personel z zasad FA(3), wiązania „ZAL” z „ROZ” i korekt KOR_ZAL/KOR_ROZ.
4. Uruchom pilotaż (mała próbka transakcji) i doszlifuj procesy przed „dużym ruchem”.
5. Monitoruj na bieżąco komunikaty i Q&A na podatki.gov.pl oraz aktualizacje oprogramowania.

FA(3) – różnice między „ZAL” a „ROZ” w układzie dokumentu

Dodatkowo, pomocne może być szybkie porównanie kluczowych węzłów struktury: