Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 roku dla największych podatników VAT oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców wprowadza istotne zmiany w dokumentowaniu transakcji międzynarodowych przez polskie firmy.

Dla polskiego podatnika kluczowe jest to, że w przypadku sprzedaży na rzecz kontrahentów zagranicznych faktury – co do zasady – wystawia się w KSeF, a następnie dostarcza odbiorcy poza systemem.

Podstawowy obowiązek wystawiania faktur zagranicznych w KSeF

Każda faktura wystawiana przez polskiego podatnika VAT dla zagranicznego kontrahenta (o ile nie została wyłączona) musi trafić do KSeF – obowiązek zależy od statusu wystawcy, nie odbiorcy.

Zagraniczni kontrahenci bez polskiego NIP nie mają technicznej możliwości dostępu do KSeF, dlatego polski podatnik musi przekazać im wizualizację faktury poza systemem (w sposób uzgodniony zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT).

Proces jest hybrydowy i dwuetapowy: najpierw rejestracja faktury w KSeF i nadanie numeru, następnie przekazanie wizualizacji dokumentu kontrahentowi (najczęściej w PDF) z kodem QR, który umożliwia weryfikację faktury w KSeF.

Najczęściej stosowane i akceptowalne przez przepisy metody doręczenia wizualizacji zagranicznym odbiorcom to:

• plik PDF e-mailem – szybkie przesłanie wizualizacji faktury bezpośrednio na skrzynkę odbiorcy;
• wydruk papierowy – przekazanie faktury fizycznie, np. z dokumentami dostawy;
• wizualizacja z kodem QR – udostępnienie pliku lub obrazu z kodem QR umożliwiającym weryfikację w KSeF;
• portal klienta/bezpieczne repozytorium – udostępnienie dokumentów w uzgodnionym systemie wymiany plików.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) a obowiązek KSeF

WDT to wywóz towarów z Polski do innego państwa członkowskiego UE. Co do zasady stosuje się stawkę VAT 0%, jeśli spełnione są warunki ustawowe. Od 1 kwietnia 2026 roku każda faktura dokumentująca WDT musi być wystawiona w KSeF.

Obowiązek obejmuje zarówno WDT transakcyjne, jak i nietransakcyjne WDT (przemieszczenie własnych towarów podatnika do innego kraju UE).

Przy WDT w KSeF przedsiębiorca powinien dopilnować następujących elementów:

• stawka 0% WDT – odpowiednie oznaczenie w strukturze, np. pole P_12 z wartością "0 WDT";
• numer VAT UE nabywcy – z prawidłowym kodem kraju i aktywnym statusem w systemie VIES;
• prawidłowa struktura XML FA(3) – kompletność pól, zgodność formatów oraz data zgodna z momentem powstania obowiązku podatkowego;
• dostarczenie wizualizacji – przekazanie faktury odbiorcy poza KSeF z kodem QR umożliwiającym weryfikację.

Kod QR to w praktyce jedyny sposób, w jaki zagraniczny odbiorca może potwierdzić autentyczność faktury bez logowania do KSeF.

Po 1 kwietnia 2026 roku wszystkie faktury WDT muszą przejść przez KSeF, dlatego rekomendowana jest integracja z API, która automatyzuje wysyłkę i generowanie wizualizacji z kodem QR.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) i brak obowiązku KSeF

WNT nie podlega obowiązkowi rejestracji w KSeF, ponieważ fakturę wystawia podmiot zagraniczny, a KSeF jest systemem polskim.

Polski nabywca księguje faktury od zagranicznych dostawców na dotychczasowych zasadach (poza KSeF), rozliczając VAT należny i naliczony w deklaracjach.

Firma powinna gromadzić dokumenty potwierdzające WNT (faktury, dowody transportu itp.) i wprowadzać dane do własnych systemów księgowych na potrzeby ewentualnej kontroli.

Polski podatnik może dobrowolnie korzystać z KSeF wyłącznie dla faktur, które sam wystawia; faktury otrzymane od zagranicznych kontrahentów nie są wprowadzane do KSeF.

Eksport towarów i usług poza Unię Europejską w systemie KSeF

Faktury eksportowe (towary poza UE) wystawia się w KSeF, gdy system jest dla podatnika obowiązkowy, z zastosowaniem stawki VAT 0% po spełnieniu wymogów dokumentacyjnych (np. CMR).

W strukturze XML zwyczajowo stosuje się oznaczenie stawki w polu P_12 z wartością "0 EX". Faktura musi zawierać m.in. NIP sprzedawcy, wartości sprzedaży bez VAT oraz dane wskazane w schemie FA(3).

Eksport usług na rzecz zagranicznego kontrahenta również dokumentuje się w KSeF. W relacjach B2B w UE często stosuje się odwrotne obciążenie i oznaczenie "np podl. UE" (niepodlegające opodatkowaniu w Polsce); na fakturze powinien być numer VAT UE odbiorcy.

Po wystawieniu e-faktury w KSeF dokument należy dostarczyć odbiorcy poza systemem (np. PDF z kodem QR). Integracja z API KSeF automatyzuje generowanie wizualizacji i kodów QR.

Obsługa faktur w walutach obcych w KSeF – przeliczanie i kursy walut

W KSeF można wystawiać faktury w dowolnych walutach obcych (np. EUR, USD, GBP), ale podatek VAT zawsze musi być wyrażony w PLN.

Podstawowa zasada art. 31a ustawy o VAT stanowi, że przeliczenia VAT dokonuje się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (albo – jeśli wybrano – po kursie EBC z dnia poprzedzającego ten moment; waluty inne niż EUR przelicza się przez EUR). Raz wybraną metodę (NBP/EBC) należy stosować konsekwentnie.

Aby uniknąć błędów, zastosuj poniższą sekwencję działań:

• ustal moment powstania obowiązku podatkowego (wykonanie usługi/dostawa albo wcześniejsza zapłata),
• wybierz metodę przeliczeń (NBP lub EBC) zgodnie z wewnętrzną polityką firmy,
• pobierz właściwy kurs z prawidłowej daty (ostatni dzień roboczy poprzedzający wskazany moment),
• przelicz VAT na PLN i wpisz kurs w polu KursWaluty lub KursWalutyZ (dla zaliczek) z dokładnością do 6 miejsc po przecinku.

Błędne przeliczenie VAT lub nieprawidłowy kurs to formalne uchybienie skutkujące odrzuceniem faktury lub koniecznością korekty. W przypadku częstych rozliczeń walutowych warto wdrożyć automatyczny pobór kursów z NBP/EBC.

Samofakturowanie w transakcjach zagranicznych – uprawnienia i ograniczenia

Gdy zagraniczna firma upoważnia polskiego podatnika do samofakturowania, polski wystawca dokumentuje sprzedaż w KSeF, odpowiednio oznaczając to w strukturze (np. pole P_17) i przekazując wizualizację odbiorcy.

Odwrotna sytuacja – gdy to zagraniczny podmiot wystawia fakturę w imieniu polskiego podatnika – nie rodzi obowiązku wprowadzania takiej faktury do KSeF, zgodnie z art. 106ga ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT.

W relacjach wewnątrzwspólnotowych (np. WDT) możliwe jest upoważnienie nabywcy z UE (posiadającego VAT UE) do wystawiania faktur w imieniu polskiego sprzedawcy; w praktyce może to obejmować wystawianie e-faktur w KSeF w ramach uzgodnionych uprawnień.

Nadawanie uprawnień wymaga wskazania kontrahenta w KSeF (numer VAT UE z kodem kraju). Jeśli nabywca nie ma polskiego NIP, standardowe nadanie uprawnień w KSeF nie będzie możliwe z przyczyn technicznych.

Praktyczne wyzwania wdrażania KSeF dla transakcji zagranicznych

Konieczna jest automatyzacja procesów. Ręczne wystawianie w dwóch systemach zwiększa ryzyko błędów i opóźnień, zwłaszcza przy dużym wolumenie faktur.

Integracja API KSeF z systemem ERP automatyzuje konwersję do XML FA(3), wysyłkę do KSeF, nadanie numeru, a następnie generuje PDF z kodem QR gotowy do wysyłki – bez udziału człowieka.

Zarządzanie uprawnieniami musi być opisane w procedurach: kto wystawia, kto zatwierdza, kto ma wgląd – inaczej faktury mogą „utknąć” w obiegu.

Standaryzacja danych kontrahentów (VAT UE, adresy, kody towarów/usług) jest niezbędna – w KSeF błędy „na wejściu” nie przejdą do poprawy „po fakcie”.

W przypadku niedostępności KSeF przewidziano tryby pracy offline. Najczęściej stosowane scenariusze to:

• tryb offline 24 – wystawienie faktury bez połączenia z KSeF i dosłanie jej najpóźniej następnego dnia roboczego;
• tryb offline (prace serwisowe MF) – wystawienie faktur z dostarczeniem do KSeF w ciągu 1 dnia po zakończeniu przerwy;
• tryb awaryjny (awaria ogłoszona w BIP) – możliwość wystawiania offline i dosłania faktur do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Obsługa kodów QR jest obowiązkowa: dla faktur online – jeden kod QR; dla faktur offline – dwa kody (dostęp do faktury i potwierdzenie tożsamości wystawcy). Błędne lub brakujące kody utrudniają weryfikację po stronie zagranicznego odbiorcy.

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur zagranicznych w KSeF

Nie wszystkie transakcje z zagranicą muszą być w KSeF. Do najważniejszych wyłączeń należą:

• sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) – osoby fizyczne nieprowadzące działalności nie wymagają faktury w KSeF;
• procedury specjalne VAT – m.in. OSS i IOSS; to wyłączenia bezwzględne, bez możliwości dobrowolnego wystawiania w KSeF;
• określone czynności z rozporządzeń – np. niektóre usługi zwolnione (finansowe/ubezpieczeniowe/kapitałowe) lub przypadki bez identyfikacji NIP w Polsce.

Wyłączone są również usługi międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, które mogą być dokumentowane tradycyjnie.

Wyłączenia z grupy procedur specjalnych oraz czynności są bezwzględne – próba wystawienia takiej faktury w KSeF zakończy się odrzuceniem dokumentu przez system.

Praktyczne aspekty dostarczania faktur zagranicznych odbiorcom

Po rejestracji w KSeF polska firma musi samodzielnie dostarczyć wizualizację faktury zagranicznemu partnerowi (np. PDF z kodem QR lub wydruk). KSeF nie wysyła dokumentów do odbiorców.

Kod QR jest obowiązkowy i stanowi jedyny dla zagranicznego odbiorcy sposób weryfikacji autentyczności faktury bez logowania do KSeF.

Datą otrzymania faktury przez kontrahenta jest data faktycznego doręczenia (np. wpływu e-maila), a nie data nadania numeru KSeF – ma to znaczenie dla jego rozliczeń.

Dokumenty towarzyszące (specyfikacje, umowy, listy przewozowe) przesyła się poza KSeF; warto wdrożyć spójną procedurę wysyłki kompletnego pakietu dokumentów.

Wdrażanie KSeF w praktyce – harmonogram i perspektywy

Kluczowe terminy obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF prezentujemy w zestawieniu:

Obowiązek odbierania e-faktur w KSeF przez wszystkich podatników wchodzi w życie 1 lutego 2026 roku, niezależnie od terminu obowiązkowego wystawiania.

Przygotowania do KSeF powinny objąć następujące obszary:

• mapowanie procesów, w których powstają faktury (krajowe i zagraniczne),
• wybór narzędzi (Aplikacja Podatnika KSeF czy system ERP/księgowy z API),
• wyznaczenie ról i przeszkolenie użytkowników,
• opracowanie procedur awaryjnych (tryby offline, prace serwisowe, awarie).

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne rozwiązania wspierające wdrożenie:

• Aplikacja Podatnika KSeF – wystawianie e-faktur bez dodatkowych licencji;
• e‑mikrofirma – proste narzędzie w e‑Urzędzie Skarbowym dla mikroprzedsiębiorstw i JDG;
• środowisko testowe – możliwość „przećwiczenia” procesu przed datami obowiązkowymi;
• Środy z KSeF – cykl webinarów i materiałów szkoleniowych MF.

Zagrożenia i sankcje za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF

W 2026 roku zapowiedziano łagodniejsze podejście do kar za błędy techniczne i opóźnienia, co nie oznacza immunitetu dla nadużyć (np. „puste faktury”).

Od kolejnego roku omijanie KSeF będzie karane – nawet do 100% podatku z faktury wystawionej poza systemem lub do 18,7% należności netto.

Faktura, która powinna być w KSeF, a została wystawiona poza systemem, może nie dawać prawa do odliczenia VAT u nabywcy, co grozi korektami i dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi.