Elementy obowiązkowe na fakturze – czyli o czym nie można zapomnieć

Dokument będzie fakturą nawet wtedy, gdy nie znajdzie się na nim nazwa „faktura”. To tylko jeden z elementów, które spokojnie możemy pominąć, tworząc fakturę na kartce papieru czy też częściej – w programie do księgowości internetowej. Jakie jednak informacje bezwzględnie muszą zostać wyszczególnione na fakturze, aby prawo uznało ją za taki dokument?

Obowiązkowe elementy faktury

Według obowiązującego w Polsce prawa, każdy dokument, który z założenia jest fakturą, musi uwzględniać takie informacje jak:

• numer kolejny (porządkowy) faktury,
• datę wystawienia faktury,
• datę sprzedaży, jeśli jest ona odmienna od daty wystawienia faktury,
• dane wystawiającego i odbiorcy faktury (dane osobowe, adresy, nazwy firm, numery NIP),
• kwotę do zapłaty,
• nazwę towaru lub usługi, ilość, jednostka miary i cena.

Jeśli jakikolwiek dokument zawiera wszystkie te dane, to zostanie uznany w świetle prawa za fakturę.

W zależności od rodzaju wystawianej faktury może okazać się, że przedsiębiorca wystawiając ją będzie musiał umieścić i inne dane. Wśród nich wymienia się określenie „metoda kasowa”, o ile w ten sposób rozlicza się przedsiębiorca. Jeśli kupujemy produkty rolne od rolnika, na dokumencie musi znaleźć się oznaczenie „Faktura VAT RR”.

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT muszą podać na wystawianych fakturach podstawę do zwolnienia. Faktura VAT marża wymaga określenia procedury marży dla biur podróży, towarów używanych, dzieł sztyki czy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków – na takiej fakturze nie podaje się kwoty VAT. Jeśli faktura jest wystawiana w walucie obcej, trzeba przeliczyć kwotę podatku VAT na polskie złote.

Nieobowiązkowe elementy faktury

Przy wystawianiu faktury online lub w wersji tradycyjnej, można zatytułować ją jako „faktura” czy „faktura VAT”, choć nie jest to obowiązkowe. Można też zaznaczyć, że jest to kopia lub oryginał dokumentu. Faktury VAT nie trzeba podpisywać odręcznie – nie musi parafować ją ani wystawiający, ani odbierający.

Uwaga!

Wyjątek od reguły stanowią faktury RR i korygujące, które należy podpisywać.

Na fakturze nie trzeba przybijać firmowej pieczątki, choć nie jest to zabronione. Nie jest wymagane umieszczanie informacji o formie płatności za fakturę, ani numeru konta bankowego. Jeśli faktura dotyczy paliwa do samochodu, nie trzeba na niej umieszczać numeru rejestracyjnego pojazdu. Podobnie jest w przypadku faktur za zakup części lub naprawę auta.

W programie do fakturowania łatwiej

Przedsiębiorcy korzystający w swojej działalności z dobrych, rzetelnie aktualizowanych programów do księgowości internetowej, z programem do wystawiania faktur, mają ułatwione zadanie. Obowiązkowe pozycje takich dokumentów wskazuje sama aplikacja czy program.