Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w dniu 1 lutego 2026 roku wprowadza istotne zmiany w rozumieniu i praktyce fakturowania.
- Koncepcja daty wystawienia faktury w ujęciu tradycyjnym i w KSeF
- Data przesłania do KSeF i rola UPO
- Znaczenie daty wystawienia dla VAT
- Tryby wystawiania: online, offline24, awaryjny
- Moment otrzymania faktury przez nabywcę i prawo do odliczenia
- Scenariusze rozliczenia VAT – przykłady
- PIT/CIT – moment powstania przychodu i kosztu
- Najczęstsze błędy i ryzyka
- Wytyczne operacyjne – dobre praktyki w organizacji procesu
- Bibliografia źródeł cytowanych
Kluczowy wniosek: dla faktury ustrukturyzowanej wystawionej w trybie online data przesłania do KSeF jest datą wystawienia oraz – w wybranych przypadkach – wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego; dla pozostałych transakcji zasadą pozostaje moment dostawy lub wykonania usługi, niezależnie od daty przesłania.
Koncepcja daty wystawienia faktury w ujęciu tradycyjnym i w KSeF
Tradycyjnie data wystawienia oznaczała dzień widniejący na fakturze i bywała powiązana z VAT w przypadkach szczególnych (np. usługi budowlane, druk, media). W KSeF następuje zasadnicza zmiana: zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Aby poprawnie interpretować daty w e-fakturze, warto rozróżnić dwie warstwy: datę w polu P_1 (deklarowaną przez wystawcę) oraz faktyczny moment przesłania dokumentu do KSeF. Prawidłowa kwalifikacja trybu (online vs offline24) zależy od zgodności tych wartości.
W praktyce zapamiętaj trzy reguły dotyczące pola P_1 i przesłania do KSeF:
- data w polu P_1 – wskazywana przez wystawcę jako data wystawienia na e-fakturze;
- zgodność daty P_1 i przesłania – oznacza tryb online i przyjęcie, że datą wystawienia jest data przesłania;
- przesłanie po dacie P_1 – skutkuje klasyfikacją jako offline24, a datą wystawienia pozostaje data z pola P_1.
Data przesłania do KSeF i rola UPO
Przesłanie do KSeF to zdarzenie techniczne, po którym dokument otrzymuje unikalny KSeF ID, a system generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
To właśnie data i godzina w UPO potwierdzają przyjęcie faktury przez KSeF i są punktem odniesienia dla stron transakcji.
Fakturę można przesłać różnymi kanałami, które działają równolegle względem struktury logicznej FA(3):
- portal KSeF,
- oprogramowanie finansowo-księgowe zintegrowane przez API,
- aplikacje udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
Przykład: jeśli podatnik utworzy fakturę 5 czerwca o 10:00, a prześle ją do KSeF o 15:30 tego samego dnia, datą wystawienia będzie 5 czerwca (online). Gdy przesłanie nastąpi 6 czerwca, a w polu P_1 widnieje 5 czerwca, dokument może zostać zakwalifikowany jako offline24, co wpływa na okres ujęcia w rozliczeniach.
Znaczenie daty wystawienia dla VAT
Art. 19a ust. 1 ustawy o VAT ustanawia zasadę ogólną: obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, niezależnie od daty faktury.
Dla wybranych kategorii przepisy przewidują wyjątki, w których data wystawienia lub termin płatności zmieniają moment powstania obowiązku podatkowego. Najczęstsze przypadki to:
- usługi budowlane i budowlano-montażowe oraz druk książek – obowiązek w dniu wystawienia faktury,
- dostawy książek drukowanych – obowiązek w dniu wystawienia faktury,
- najem, dzierżawa, stała obsługa, media (energia, gaz, woda) – obowiązek z upływem terminu płatności.
W KSeF przy trybie online “data wystawienia” = “data przesłania do KSeF”, co może przesuwać moment podatkowy dla usług, gdzie data faktury jest rozstrzygająca.
Tryby wystawiania: online, offline24, awaryjny
Aby ułatwić kwalifikację dokumentu i skutków podatkowych, poniżej zestawienie różnic między trybami:
| Tryb | Jak ustala się datę wystawienia | Otrzymanie przez nabywcę | Termin przesłania do KSeF |
|---|---|---|---|
| Online | data przesłania = data wystawienia (musi być zgodna z polem P_1) | dzień nadania KSeF ID (według UPO) | tego samego dnia, w którym widnieje data P_1 |
| Offline24 | data z pola P_1 (nawet gdy przesłanie jest później) | dzień nadania KSeF ID (po późniejszym przesłaniu) | niezwłocznie, najpóźniej następny dzień roboczy |
| Awaryjny | data wskazana na fakturze przez wystawcę | dzień nadania KSeF ID (po ustaniu awarii i przesłaniu) | do 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
Dobór trybu bezpośrednio wpływa na okres ujęcia sprzedaży w ewidencji VAT oraz na synchronizację z prawem do odliczenia po stronie nabywcy.
Moment otrzymania faktury przez nabywcę i prawo do odliczenia
Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do odliczenia przysługuje w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, pod warunkiem powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy.
Art. 106na ust. 3 ustawy o VAT przesądza, że faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przez nabywcę-podatnika w dniu nadania jej numeru KSeF ID. Nie ma znaczenia, kiedy dokument zostanie faktycznie pobrany z KSeF.
Wyjątek dotyczy podmiotów z art. 106gb ust. 4 (np. konsumentów, podatników zagranicznych, podmiotów zwolnionych), gdzie dostawa faktury następuje poza KSeF i liczy się faktyczna data doręczenia.
Scenariusze rozliczenia VAT – przykłady
Poniżej cztery modelowe scenariusze obrazujące wpływ dat na rozliczenia:
-
Najem (termin płatności decyduje): faktura za maj z datą P_1 = 31 maja. Przesłanie do KSeF 1 czerwca. W offline24 sprzedawca ujmie fakturę w maju (data P_1), w online – w czerwcu (data przesłania). Obowiązek podatkowy i tak powstaje z upływem terminu płatności, np. 7 lipca.
-
Dostawa przed fakturą (zasada ogólna): dostawa 5 czerwca, faktura 20 czerwca (online). Obowiązek powstaje 5 czerwca, a późniejsze wystawienie nie zmienia okresu rozliczenia VAT.
-
Usługa budowlana (obowiązek na datę faktury): wykonanie 10.04–15.05; faktura 10 czerwca (online). Obowiązek podatkowy powstaje 10 czerwca (data przesłania = data wystawienia).
-
Otrzymanie przez nabywcę: faktura przesłana 28 maja o 23:55, KSeF ID nadany 29 maja o 00:15. Nabywca uznaje otrzymanie 29 maja i w tym miesiącu może odliczyć VAT (przy spełnieniu pozostałych warunków).
PIT/CIT – moment powstania przychodu i kosztu
Dla podatku dochodowego przychód powstaje z chwilą wydania towaru, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty – nie później niż w dniu wystawienia faktury. W KSeF dniem wystawienia jest co do zasady data przesłania.
W kosztach (CIT/PIT) decyduje zasada memoriału – co do zasady ujmujemy koszt w momencie poniesienia (dostawy/wykonania), a gdy faktura dociera później, możliwe jest ujęcie na dzień otrzymania dokumentu.
Co to oznacza w praktyce:
- różne okresy dla VAT i PIT/CIT – sprzedaż może trafić do różnych miesięcy w zależności od rodzaju podatku;
- data przesłania do KSeF – wyznacza najpóźniejszy moment rozpoznania przychodu, jeśli dostawa była wcześniej;
- koszty – wymagają zgodności z zasadą memoriału i udokumentowania momentu poniesienia.
Wystawienie faktury poza KSeF (mimo obowiązku) nie eliminuje prawa do kosztu podatkowego, o ile wydatek spełnia warunki z ustaw o PIT/CIT (potwierdzone w interpretacji z 9 stycznia 2026 r.).
Najczęstsze błędy i ryzyka
Aby ograniczyć korekty i sankcje, zwróć uwagę na poniższe pułapki:
- Błędna data w polu P_1 – data późniejsza niż przesłanie spowoduje odrzucenie, znacznie wcześniejsza względem przesłania przeniesie fakturę do trybu offline24;
- Mylenie daty faktury z momentem VAT – data wystawienia decyduje tylko dla wybranych usług; w większości przypadków liczy się data dostawy/wykonania;
- Opóźnienia w usługach ciągłych – przy najmie, mediach, obsłudze stałej termin płatności lub termin ustawowy może uruchomić obowiązek podatkowy niezależnie od faktycznego wystawienia;
- Odliczenie po dacie pobrania – prawo do odliczenia powstaje z dniem nadania KSeF ID, a nie w momencie pobrania faktury przez nabywcę.
Wytyczne operacyjne – dobre praktyki w organizacji procesu
Poniższe praktyki pomagają utrzymać spójność dat i minimalizować ryzyko błędów:
- Ustal okno wysyłki – wysyłaj faktury do KSeF tego samego dnia, co data w P_1, aby pozostać w trybie online;
- Kontroluj usługi wrażliwe na datę faktury – przy budowlance, drukach, najmie i mediach dopilnuj terminów wystawienia zgodnych z umową lub przepisami;
- Monitoruj dwa zestawy dat – daty wystawienia/przesłania (sprzedawca) i daty nadania KSeF ID (nabywca) w ewidencji systemowej;
- Reaguj korektą – błędy w datach koryguj wyłącznie fakturą korygującą ustrukturyzowaną (od 1 lutego 2026 r. brak not korygujących);
- Uzgodnij tryb dostarczania poza KSeF – dla konsumentów, podmiotów zagranicznych i zwolnionych uzgodnij pisemnie sposób przekazywania faktur.
Bibliografia źródeł cytowanych
Artykuł opracowano na podstawie obowiązujących przepisów ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz aktualnych wytycznych Ministerstwa Finansów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur, obowiązujących od 1 lutego 2026 r. Wszystkie odniesienia do przepisów oraz interpretacji organów podatkowych pochodzą ze źródeł wymienionych w przypisach do tekstu. Opracowanie powstało na podstawie stanu prawnego obowiązującego na dzień 10 lutego 2026 r.
