Kwestia zaliczania zapłaconych odszkodowań do kosztów uzyskania przychodów to jeden z najbardziej złożonych obszarów polskiego prawa podatkowego, który regularnie wywołuje spory pomiędzy podatnikami a organami skarbowymi. Analiza przepisów, interpretacji oraz orzecznictwa sądowego jednoznacznie potwierdza, że nie wszystkie odszkodowania mogą być automatycznie zaliczane do kosztów podatkowych, jednak istnieje szeroki katalog świadczeń, które – przy spełnieniu określonych warunków – pozwalają obniżyć podstawę opodatkowania. Fundamentalne znaczenie ma rozróżnienie odszkodowań wyłączonych wprost z kosztów podatkowych przez ustawy podatkowe od tych, które podlegają ogólnym regułom kwalifikacji.

Podstawy prawne i definicja kosztów uzyskania przychodu

Możliwość zaliczenia odszkodowań do kosztów podatkowych określają przepisy:

• art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Za koszt uzyskania przychodu uznaje się wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów – z wyjątkiem kosztów wymienionych w odpowiednich katalogach negatywnych ustaw PIT i CIT.

Oznacza to, że zapłacone odszkodowanie związane z działalnością gospodarczą może stanowić koszt podatkowy, o ile służy uzyskaniu przychodów bądź zachowaniu źródła przychodów.

W praktyce kluczowe jest także szerokie rozumienie pojęcia „zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”, zgodnie z wykładnią Naczelnego Sądu Administracyjnego:

• zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów – może odnosić się zarówno do podmiotu uzyskującego przychód, jak i kontrahentów;
• ochrona renomy przedsiębiorstwa – zapłata odszkodowań może zapobiegać utracie reputacji, wpływając na przyszłe zyski;
• utrzymanie relacji biznesowych – wypłata odszkodowania często chroni długotrwałą współpracę lub bazę klientów.

Katalog wyłączeń – odszkodowania nieujmowane w kosztach podatkowych

Polskie przepisy podatkowe określają zamknięty katalog odszkodowań, które nigdy nie mogą być kosztem uzyskania przychodu, zgodnie z:

• Wady dostarczonych towarów – defekty produktów, które nie spełniają określonych umownie standardów;
• Wady wykonanych robót i usług – niezgodność realizacji z warunkami kontraktu;
• Zwłoka w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub w usunięciu wad – opóźnienia zarówno w dostawie, jak i w naprawie wad już stwierdzonych.

Katalog ten jest wyczerpujący i nie może być rozszerzany przez urzędy skarbowe. Organy podatkowe nie mają prawa kwalifikować innych kategorii odszkodowań jako wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu. Takie stanowisko potwierdzają liczne wyroki sądów administracyjnych.

Sens ustawowego wyłączenia tych odszkodowań związany jest z założeniem, że:

• odszkodowania za wady towarów, robót lub usług są skutkiem niewłaściwego wykonania przez podatnika zobowiązań,
• poniesienie tych kosztów nie służy przychodom, lecz wynika z zaniedbań lub błędów,
• istnieje wyraźna różnica między kosztami wynikającymi z normalnego ryzyka działalności a kosztami wynikającymi z niewłaściwego zachowania.

Warto zauważyć, że nawet w przypadku kar umownych za zwłokę, nie wszystkie automatycznie są wyłączone z kosztów. Decydująca jest prawidłowa kwalifikacja tytułu zapłaty.

Odszkodowania kwalifikujące się jako koszty podatkowe

Poniżej zebrano najczęstsze przypadki odszkodowań, które – po spełnieniu ustawowych warunków – mogą obniżać podstawę opodatkowania:

• Odszkodowanie wypłacone pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę – zaakceptowane przez organy podatkowe jako koszt (interpretacja nr 0111-KDIB2-1.4010.685.2022.2.KK);
• Odszkodowanie za przedterminowe rozwiązanie umowy – pod warunkiem racjonalnego uzasadnienia; w szczególności jeśli przyczyna rozwiązania leżała poza niedbalstwem podatnika;
• Odszkodowania na mocy ugód sądowych lub pozasądowych – jeżeli dotyczą sporów związanych z działalnością gospodarczą i ograniczają ryzyka procesowego.

Podatnik powinien wykazać, że odszkodowanie ma rzeczywisty związek z przychodem lub ochroną źródła przychodów, np. przez ochronę reputacji czy ograniczenie strat.

Orzecznictwo sądowe i interpretacje organów podatkowych

Najważniejsze aktualne interpretacje i wyroki dotyczące kwalifikacji odszkodowań:

• Wyrok NSA z 19 grudnia 2024 r. (II FSK 409/22) – konieczność ścisłej wykładni katalogu wyłączeń; nie wszystkie kary umowne są automatycznie wykluczone;
• Wyrok NSA z 9 stycznia 2020 r. (II FSK 1330/19) – wykluczenie dotyczy jedynie kar i odszkodowań za wady towarów, robót lub usług;
• Interpretacja indywidualna 0112-KDIL2-2.4011.106.2024.1.WS – kara umowna za niewykonanie umowy oparte na przesłankach ekonomicznych może zostać zaliczona do kosztów podatkowych.

Sądy administracyjne wielokrotnie korygowały zbyt restrykcyjne podejście organów podatkowych, które rozszerzały katalog wyłączeń.

Kryterium należytej staranności i racjonalności działań

Organy podatkowe podkreślają, że tylko takie odszkodowania mogą być kosztem podatkowym, które:

• nie są skutkiem rażącego niedbalstwa lub braku należytej staranności,
• są racjonalnie poniesione w toku działalności gospodarczej,
• nie wynikają z powtarzających się uchybień.

Podatnik musi wykazać, że dołożył wszelkich starań, aby uniknąć szkody, a odszkodowanie jest efektem normalnego ryzyka biznesowego, a nie własnych zaniedbań.

Przesłanka racjonalności analizowana jest również pod kątem adekwatności wysokości odszkodowania do rozmiaru szkody. Jeśli wypłacone świadczenie znacznie przekracza wysokość szkody, urząd skarbowy może zakwestionować możliwość zaliczenia go do kosztów podatkowych.

Odszkodowania wypłacane prewencyjnie, np. w celu uniknięcia procesu lub ochrony reputacji, mogą być uznane za racjonalny wydatek biznesowy.

Odszkodowania w kontekście stosunków pracy

Zagadnienie odszkodowań wypłacanych pracownikom warto podsumować następująco:

• odszkodowania wypłacane byłym pracownikom z tytułu rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron – stanowią koszt uzyskania przychodu;
• koszty te nie są wymienione w katalogu negatywnym ustaw podatkowych,
• wypłaty te zazwyczaj dotyczą kosztów pracy będących elementem działalności gospodarczej,
• odszkodowanie może podlegać składkom ZUS, jeśli nie jest objęte zwolnieniem na podstawie szczególnych przepisów.

Pracodawcy powinni dokładnie przeanalizować nie tylko skutki podatkowe, lecz również aspekt składek ZUS, aby uniknąć dodatkowych kosztów i prawidłowo zakwalifikować wydatek.

Implikacje podatkowe dla odbiorców odszkodowań

Otrzymanie odszkodowania po stronie odbiorcy często stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, za wyjątkiem przypadków wyraźnie zwolnionych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT:

• odszkodowania wynikające wprost z przepisów szczególnych (np. ustawowych, wykonawczych, administracyjnych),
• kwoty określone w aktach regulujących stosunki pracy (np. regulaminy zakładowe),
• jednorazowe odszkodowania za wypadki przy pracy lub choroby zawodowe, których wartości obwieszczane są corocznie przez ministra.

W przypadku, gdy odszkodowanie jest opodatkowane, wypłacający (np. ubezpieczyciel) ma obowiązek sporządzić PIT-8C, a podatnik wykazuje je w rocznym zeznaniu.

Dla przykładu, od 1 kwietnia 2025 r. obowiązują następujące stawki jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych:

Aspekty praktyczne i dokumentacyjne

Poprawne zaliczenie odszkodowania do kosztów podatkowych wymaga starannej dokumentacji i uzasadnienia biznesowego. Dokumentacja powinna obejmować:

• opis okoliczności powstania roszczenia,
• analizę prawną podstaw wypłaty,
• uzasadnienie wysokości odszkodowania,
• wykazanie związku ze źródłem przychodów,
• potwierdzenie zachowania przez podatnika należytej staranności.

Przy ugodach sądowych lub pozasądowych warto uwzględniać analizę ryzyka procesowego oraz wpływu sporu na działalność i reputację.

Momentem zaliczenia odszkodowania w koszty jest data poniesienia wydatku, np. zawarcia ugody lub wydania wyroku.

Należy również zwrócić uwagę na klasyfikację VAT – niektóre odszkodowania mogą być opodatkowane lub zwolnione z VAT, co wpływa na dalsze rozliczenia firmy.

Tendencje rozwojowe i perspektywy legislacyjne

W ostatnich latach obserwujemy stopniową liberalizację interpretacji podatkowych oraz orzeczeń sądowych w zakresie uznawania odszkodowań za koszty podatkowe. Sądy coraz częściej podkreślają konieczność stosowania literalnej wykładni przepisów – katalog wyłączeń jest zamknięty.

Wyroki NSA oraz nowe interpretacje wskazują, że kary umowne i odszkodowania – jeśli mają ekonomiczne uzasadnienie i nie są wynikiem zaniedbań podatnika – nie powinny być arbitralnie wykluczane z kosztów podatkowych.

Mogą pojawić się również przyszłe zmiany legislacyjne, np.:

• rozszerzenie katalogu zwolnień podatkowych,
• wprowadzenie limitów kwotowych dla określonych świadczeń,
• doprecyzowanie kryteriów należytej staranności.

Rozwój nowych ryzyk w gospodarce cyfrowej i e-commerce będzie wymagał adaptacji przepisów oraz wypracowania spójnych praktyk interpretacyjnych.

Międzynarodowy kontekst i porównania

Porównanie z regulacjami innych krajów europejskich pozwala lepiej zrozumieć kierunki rozwoju polskiego prawa:

• Niemcy – rozróżnienie czy odszkodowanie wynika z normalnego ryzyka biznesowego czy z winy przedsiębiorcy;
• Francja – odmienne zasady dla odszkodowań zwykłych i nadzwyczajnych;
• Wielka Brytania – test „wholly and exclusively”, czyli wydatki muszą być ponoszone wyłącznie w celach biznesowych.

Tego typu rozwiązania mogą być inspiracją dla dalszych zmian w polskich przepisach.

Rekomendacje dla praktyki gospodarczej

Przedsiębiorcy powinni przyjąć proaktywne podejście do ryzyka podatkowego związanego z wypłatą odszkodowań:

• wprowadzić systemy zarządzania ryzykiem ograniczające prawdopodobieństwo powstania szkód (np. kontrola jakości, procedury bezpieczeństwa),
• dokładnie analizować i dokumentować każdą decyzję prowadzącą do wypłaty odszkodowania,
• optymalizować timing zaliczania odszkodowań do kosztów podatkowych,
• regularnie aktualizować polisy ubezpieczeniowe, także w zakresie nowych ryzyk.

Prawidłowa strukturyzacja i uzasadnienie wypłaty zabezpieczy możliwość jej ujęcia jako koszt uzyskania przychodu, a także ograniczy inne obciążenia finansowe przedsiębiorstwa.

Wnioski i perspektywy

Zapłacone odszkodowania mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile nie należą do katalogu wyłączeń przewidzianych w ustawie oraz zostały poniesione w ramach normalnego ryzyka działalności.

Nowoczesne podejście sądów i liberalizujące się interpretacje organów podatkowych dają przedsiębiorcom szansę na skuteczną optymalizację podatkową, ale pod warunkiem zachowania staranności w dokumentowaniu i uzasadnianiu decyzji biznesowych.

Wyraźne oddzielenie skutków wynikających z nieprawidłowego działania od zwykłego ryzyka biznesowego oraz przeniesienie ciężaru dowodu na podatnika wymusza na przedsiębiorcach staranny nadzór nad polityką odszkodowań i profesjonalne podejście do zarządzania ryzykiem podatkowym.

Przyszłe zmiany prawne oraz dalszy rozwój gospodarki cyfrowej będą wymagały adaptacji i jeszcze większej precyzji kwalifikacji kosztów – zatem tylko świadome i odpowiedzialne przedsiębiorstwa będą w pełni korzystać z liberalizacji przepisów.