Kwestia zaliczania usług gastronomicznych do kosztów uzyskania przychodu pozostaje jednym z najbardziej spornych i złożonych tematów polskiego prawa podatkowego, stale rodząc liczne wątpliwości interpretacyjne zarówno wśród podatników, jak i organów skarbowych. Analiza źródeł prawnych, orzecznictwa oraz interpretacji podatkowych ukazuje, jak wielowymiarowe jest to zagadnienie – kluczowe są tu cele poniesienia wydatku oraz ścisły związek z działalnością gospodarczą. Największym wyzwaniem staje się rozróżnienie pomiędzy wydatkami na reprezentację, całkowicie wyłączonymi z kosztów podatkowych, a tymi rzeczywiście służącymi generowaniu przychodów lub zapewnianiu ich źródeł. Praktyka dowodzi, że przy odpowiedniej dokumentacji i spełnieniu określonych przesłanek, usługi gastronomiczne mogą być kosztem uzyskania przychodu, jeśli nie mają charakteru okazałości właściwego działaniom reprezentacyjnym.

Prawne podstawy kosztów uzyskania przychodu

W polskim systemie podatkowym kosztami uzyskania przychodu są wszelkie wydatki ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Ta zasada została określona w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Warunkiem podstawowym jest istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ponoszonym wydatkiem a możliwością uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła.

Dla usług gastronomicznych stosowanie tej zasady napotyka jednak na trudności spowodowane art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, które jednoznacznie wyłączają z kosztów podatkowych wydatki na reprezentację, w tym na usługi gastronomiczne, żywność, napoje oraz alkohol. Ten dualizm – ogólna definicja kosztów a szczegółowe wyłączenia reprezentacji – prowadzi do licznych sporów interpretacyjnych i rozbieżności orzeczniczych.

Brak ustawowej definicji „reprezentacji” skutkował przez lata oparciem wyroku na rozumieniu słownikowym, gdzie reprezentacja znaczyła „okazałość, wystawność, wytworność”. Prowadziło to do sytuacji, w których podobne wydatki podlegały odmiennym kwalifikacjom w zależności od ich skali i okoliczności.

Podejście to zmienił wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 czerwca 2013 r. (sygn. II FSK 702/11), uznając, że wydatki na spotkania biznesowe mogą być kosztami uzyskania przychodu, jeśli ich głównym celem jest realizacja konkretnego celu biznesowego, a nie budowanie wizerunku firmy. To orzeczenie ukształtowało nowe kryteria: najważniejszy jest cel poniesienia wydatku oraz jego powiązanie z działalnością gospodarczą.

Koncepcja kosztów reprezentacji i ich wyłączenie

W polskim prawie podatkowym koszty reprezentacji to wydatki bezwzględnie wyłączone z możliwości rozliczenia w kosztach uzyskania przychodu. Sąd Najwyższy w 2012 r. orzekł, że są to wydatki dotyczące przedstawicielstwa firmy, niezależnie od ich skali czy miejsca. Taka definicja daje organom podatkowym szerokie pole do interpretacji w praktyce.

Najważniejszą cechą kosztów reprezentacji jest funkcja wizerunkowa. Ich celem jest przedstawienie firmy w korzystnym świetle, budowanie jej prestiżu oraz wywoływanie pozytywnej atmosfery. W praktyce, jako reprezentację kwalifikuje się wydatki, których głównym celem jest kreowanie pozytywnego wizerunku, także wtedy, gdy towarzyszą im działania biznesowe.

Aby odróżnić wydatki reprezentacyjne od tych, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, konieczna jest szczegółowa analiza sytuacji. Poniżej przedstawiono typowe przypadki kosztów reprezentacyjnych związanych z usługami gastronomicznymi:

• okazałe bankiety i kolacje w ekskluzywnych restauracjach,
• wydatki na alkohol i luksusowe menu,
• dodatkowe atrakcje dla gości wydarzenia,
• organizacja eventów w prestiżowych lokalizacjach dla kontrahentów.

Z kolei do kosztów uznawanych za koszty działalności można zaliczyć:

• kawa, herbata, napoje i drobne przekąski podczas spotkań biznesowych,
• posiłki spożywane w trakcie negocjacji czy szkoleń z kontrahentami,
• obiady robocze podczas współpracy B2B.

Wydatki ponoszone głównie w celu ułatwienia negocjacji, zawarcia umowy czy zapewnienia dobrej współpracy mogą być kosztem uzyskania przychodu, natomiast działania ukierunkowane na budowanie prestiżu i okazanie wystawności – już nie.

Co istotne, wyłączenie kosztów reprezentacji z kosztów uzyskania przychodu nie pozbawia przedsiębiorców całkowicie korzyści podatkowych, jeśli chodzi o podatek VAT. W określonych sytuacjach naliczony VAT od takich wydatków może być ujmowany w kosztach podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) ustawy o PIT, jeżeli usługi gastronomiczne były powiązane z działalnością nakierowaną na przychód lub zabezpieczenie źródeł przychodów.

Warunki zaliczenia usług gastronomicznych do kosztów działalności

Aby wydatek gastronomiczny mógł być rozliczony jako koszt, musi spełniać kluczowe warunki wypracowane w orzecznictwie i interpretacjach podatkowych.

• Związek z działalnością gospodarczą – spotkanie, podczas którego poniesiono wydatek, musi mieć biznesowy cel: negocjacje, omówienie współpracy, finalizacja umów;
• Brak znamion reprezentacji – wydatek nie może dotyczyć spotkań w drogich restauracjach, ekskluzywnych dań czy alkoholu służących budowaniu prestiżu firmy;
• Odpowiednia dokumentacja – faktura wystawiona na firmę oraz opis celu spotkania, uwzględniający uczestników, przedmiot rozmów i uzyskane efekty biznesowe.

Minister finansów w interpretacji z 25 listopada 2013 r. (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521) zaznaczył, że wymienienie usług gastronomicznych jako przykładowych kosztów reprezentacji nie oznacza automatycznego wyłączenia tego typu wydatków z kosztów podatkowych. Każdy przypadek musi być oceniany indywidualnie, pod kątem konkretnych przesłanek i okoliczności.

W praktyce do wydatków gastronomicznych, które mogą być kosztem podatkowym, należą zwłaszcza kawa, herbata, napoje bezalkoholowe i skromne przekąski podczas spotkań biznesowych, a także posiłki podczas negocjacji handlowych, szkoleń czy długotrwałych rozmów roboczych. Ważne jest, by charakter i wartość wydatku pozostawały w racjonalnej proporcji do celu biznesowego.

Kwestia napojów alkoholowych zasługuje na szczególne podkreślenie:

• zakup alkoholu zawsze uznaje się za reprezentację i wyłącza z rozliczenia w kosztach,
• jedyny wyjątek dotyczy przedsiębiorstw, które kupują alkohol w celu odsprzedaży lub usługi związane z alkoholem są przedmiotem ich działalności,
• nawet najbardziej zasadny biznesowo wydatek na alkohol w trakcie spotkania biznesowego nie będzie kosztem podatkowym.

Różne kategorie wydatków gastronomicznych

System podatkowy rozróżnia podejście do kosztów gastronomicznych w zależności od ich charakteru i adresatów. Oto najważniejsze z tych kategorii:

• Posiłki dla pracowników – mogą być kosztem podatkowym, pod warunkiem że służą efektywności pracy, są związane z organizacją spotkań, szkoleń lub konferencji;
• Spotkania z kontrahentami – wymagają analizy, czy poniesiony koszt związany jest z rzeczywistym celem biznesowym, negocjacjami lub finalizacją transakcji, a poczęstunek jest skromny i racjonalny;
• Imprezy firmowe, szkolenia oraz konferencje – usługi gastronomiczne mogą stanowić element kompleksowej usługi organizacji wydarzenia; dla rozliczenia VAT to ważna okoliczność;
• Delegacje służbowe – posiłki spożywane podczas delegacji mogą być kosztem, jeśli są racjonalne i ekonomicznie uzasadnione oraz poprawnie udokumentowane.

Wydatki na catering dla pracowników mogą być kosztem uzyskania przychodu, jeśli spełniają ogólne kryteria racjonalności i gospodarczego uzasadnienia. Catering dla pracowników staje się kosztem podatkowym, jeśli służy poprawie efektywności, szkoleniom, naradom czy konferencjom.

Interpretacja indywidualna z 19 grudnia 2017 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.330.2017.2.BD) potwierdza, że wydatki na catering podczas służbowych spotkań, narad, konferencji lub szkoleń mogą być kosztem podatkowym pod warunkiem adekwatności do wydarzenia i braku cech reprezentacji.

W przypadku przekroczenia wartości 8,70 zł na posiłek pracownika powstaje obowiązek opodatkowania świadczenia. Nie każda forma zapewnienia posiłku skutkuje jednak powstaniem przychodu dla pracownika, szczególnie jeśli produkty spożywcze dostępne są we wspólnych pomieszczeniach biura i nie są indywidualnie limitowane ani ewidencjonowane.

Wydatki na organizację wydarzeń firmowych oraz delegacje wymagają szczególnej uwagi przy dokumentowaniu związku ponoszonych kosztów z realizowanymi zadaniami, zachowując przy tym rozsądną proporcjonalność względem celów biznesowych.