Ubezpieczenie samochodu może być kosztem uzyskania przychodu, ale możliwość zaliczenia składek ubezpieczeniowych do kosztów podatkowych zależy od kilku kluczowych czynników: rodzaju ubezpieczenia, statusu pojazdu oraz jego wartości. Składki na obowiązkowe ubezpieczenie OC w całości stanowią koszty podatkowe, niezależnie od wartości pojazdu, natomiast dla dobrowolnych ubezpieczeń AC i GAP obowiązuje limit 150 000 zł dla samochodów osobowych. Jeżeli wykorzystywany prywatny pojazd służy działalności gospodarczej, jako koszty rozliczyć można tylko 20% poniesionych wydatków, a gdy samochód firmowy używany jest mieszanie – 75% kosztów. Właściwe dokumentowanie oraz celowość wydatku są podstawowymi przesłankami do uznania go za koszt podatkowy.

Podstawy prawne dotyczące rozliczania ubezpieczenia pojazdów

Możliwość zaliczenia kosztów ubezpieczenia samochodu jako kosztu podatkowego wynika z konkretnych przepisów. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów, za wyjątkiem wydatków wyłączonych przez ustawę. Ubezpieczenie musi być bezpośrednio powiązane z działalnością gospodarczą, by mogło stanowić koszt podatkowy.

Ustawodawca wyróżnia wyraźne mechanizmy dla wydatków związanych z pojazdami z powodu częstego używania samochodów osobowych zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych. Kluczowe zmiany weszły w życie 1 stycznia 2019 roku i ograniczyły możliwość zaliczania kosztów, jeśli auto firmowe nie służy wyłącznie działalności gospodarczej.

Podział składek ubezpieczeniowych według rodzaju ubezpieczenia

Przepisy wyraźnie różnicują możliwość uznania kosztu w zależności od rodzaju ubezpieczenia pojazdu:

• obowiązkowe OC oraz NNW są kosztami podatkowymi w pełnej wysokości, bez względu na wartość samochodu,
• dobrowolne ubezpieczenia, takie jak AC i GAP, podlegają limitowi 150 000 zł wartości pojazdu,
• ubezpieczenie GAP – interpretacje podatkowe jednoznacznie wskazują, że jest rozliczane według zasad takich jak AC.

Dla składek AC i GAP, jeżeli wartość samochodu przekracza 150 000 zł, tylko ich część proporcjonalna do wskazanego limitu może być kosztem uzyskania przychodu.

Status pojazdu i jego wpływ na rozliczanie składek

Sposób ujmowania kosztów ubezpieczenia różni się znacząco w zależności od tego, czy pojazd to:

• samochód firmowy stanowiący środek trwały – składki mogą być kosztem, ale podlegają ograniczeniu proporcjonalnemu do limitu wartości,
• samochód firmowy wykorzystywany w sposób mieszany – obowiązuje limit 75% kosztów eksploatacyjnych,
• prywatny samochód używany do działalności – możliwe jest rozliczenie jedynie 20% wszystkich kosztów,
• pojazd niebędący osobowym (np. ciężarowy) – nie obowiązują opisywane limity wartości i możliwe jest pełne rozliczenie składek.

Aby rozliczać 100% wydatków na samochód firmowy, trzeba go zarejestrować na druku VAT-26, prowadzić kilometrówkę oraz potwierdzić brak używania prywatnego.

Limity i zastosowanie proporcji – klucz do prawidłowego rozliczenia

Niektóre rodzaje pojazdów i ubezpieczeń objęte są limitem 150 000 zł (dla elektrycznych i wodorowych to 225 000 zł). Ograniczenie to obejmuje odpisy amortyzacyjne, leasing, AC oraz GAP. Wydatki powyżej tego progu można rozliczać proporcjonalnie według wzoru:

• limit 150 000 zł : wartość ubezpieczanego samochodu = procent podlegający rozliczeniu,
• procent ten mnożony jest przez kwotę składki,
• dla pojazdów wykorzystywanych mieszanie – dodatkowo można odliczyć tylko 75% tak wyliczonej kwoty,
• w przypadku użytkowania prywatnego – tylko 20% ogółu składek.

Pojazdy ciężarowe, autobusy, motocykle i inne niż samochody osobowe nie podlegają temu ograniczeniu.

Dla pojazdów zeroemisyjnych (elektrycznych, wodorowych) stosowany jest wyższy limit, odpowiadający polityce wspierania ekologicznych środków transportu.

Dokumentowanie i księgowanie kosztów ubezpieczenia

Prawidłowa dokumentacja jest warunkiem ujęcia składki jako kosztu podatkowego. Podstawowym dowodem jest umowa (polisa) ubezpieczeniowa spełniająca określone wymogi. Ujęcie kosztu jest możliwe już w chwili zawarcia umowy ubezpieczenia, niezależnie od faktycznej zapłaty składki.

Dla prywatnych pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej rozliczenie odbywa się na podstawie faktur, rachunków czy paragonów. Do kosztów trafia 20% każdej faktury związanej z eksploatacją auta.

W przypadku firmowych samochodów wykorzystywanych tylko służbowo obowiązują szersze wymogi: druk VAT-26, regulamin korzystania oraz kilometrówka. Samochód taki nie może być używany prywatnie, w przeciwnym razie urząd skarbowy może zakwestionować odliczenia.

Przykłady praktycznych obliczeń

W codziennej praktyce przedsiębiorców często pojawiają się następujące typowe scenariusze rozliczania składek ubezpieczeniowych:

• samochód firmowy wyłącznie służbowy – pojazd o wartości 200 000 zł, składka OC 1 200 zł (kosztem w całości), AC 6 000 zł (odliczamy 75%: 4 500 zł), GAP 1 200 zł (proporcjonalnie 900 zł);
• samochód firmowy wykorzystywany mieszanie – pojazd o wartości 180 000 zł, AC 5 000 zł (limity 83,33% i 75%, więc w kosztach 3 125 zł);
• prywatny samochód w działalności – pojazd o wartości 160 000 zł, OC 1 500 zł, AC 4 000 zł, do kosztów zaliczyć można 20% (1 100 zł);
• pojazd elektryczny firmowy – wartość samochodu 200 000 zł, AC 8 000 zł (kosztem w całości przy limicie 225 000 zł);
• współwłasność samochodu prywatnego – odliczamy max. 20% kosztów, jeśli przedsiębiorca faktycznie ponosi wydatki.

Stanowiska organów podatkowych i sądów

W praktyce stosowania przepisów istotne są aktualne interpretacje organów podatkowych i orzeczenia sądów, które najczęściej podkreślają, że:

• limit 150 000 zł dotyczy wyłącznie składek AC i GAP, nie obowiązuje przy OC i NNW,
• ubezpieczenie GAP traktowane jest podatkowo jak AC (potwierdzenie interpretacji z 5 lipca 2019),
• składki AC i GAP rozlicza się proporcjonalnie do wartości auta,
• ograniczenia dotyczące limitów opierają się na statusie pojazdu w firmie, nie rzeczywistym sposobie użycia,
• przepisy szczególne (np. dla OC, NNW) mają pierwszeństwo nad ogólnymi przepisami o kosztach eksploatacyjnych, jeśli auto nie spełnia przesłanek rozliczania w modelu mieszanym.

Trendy i kierunki przyszłych regulacji

Zmiany w 2019 r. miały na celu ograniczenie podatkowej optymalizacji aut luksusowych, poprzez jasne limity i obowiązek dokumentowania celu firmowego. Można się spodziewać kontynuacji tej polityki przez kolejne nowelizacje prawa.

Wspierane są także pojazdy elektryczne i wodorowe (wyższy limit podatkowy) – zgodnie z polityką klimatyczną UE – i prawdopodobnie te ułatwienia podatkowe będą rozszerzane.

Unowocześnianie przepisów idzie także w kierunku upraszczania rozliczeń dla użytkowników prywatnych pojazdów w działalności. Stąd likwidacja kilometrówki i ryczałt 20% kosztów.

Możliwe jest rozszerzenie regulacji na inne kategorie pojazdów i technologie (autonomiczne, współdzielone, hybrydowe) wraz z rozwojem mobilności.

Rekomendacje dla przedsiębiorców i praktyki stosowania przepisów

Dla efektywnego rozliczania ubezpieczeń pojazdów w kosztach podatkowych należy zwrócić szczególną uwagę na następujące kwestie:

• dokładna klasyfikacja statusu pojazdu oraz celu jego używania – od tego zależy możliwy sposób rozliczenia składek;
• odrębne traktowanie składek OC (pełen koszt) i AC/GAP (limity proporcjonalne) – aby uniknąć błędnych rozliczeń,
• analiza opłacalności inwestycji w pojazdy a polityka kosztowa – auta do 150 000 zł (lub 225 000 zł dla elektrycznych) pozwalają w pełni rozliczać koszty ubezpieczeń;
• dokładne dokumentowanie wydatków – ważne są wszystkie faktury, polisy i rachunki, szczególnie przy prywatnych pojazdach;
• monitorowanie zmian prawnych i interpretacji skarbówki – praktyka podatkowa szybko się zmienia;
• rozważenie inwestycji w pojazdy zeroemisyjne – wyższe limity dają większą swobodę podatkową przy intensywnym użytkowaniu służbowym.