Problematyka zaliczania składek z tytułu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej do kosztów uzyskania przychodu stanowi jeden z najbardziej złożonych obszarów polskiego prawa podatkowego. Analiza obowiązujących przepisów, orzecznictwa sądów administracyjnych oraz praktyki organów podatkowych ujawnia znaczące różnice w traktowaniu poszczególnych rodzajów ubezpieczeń OC. Podczas gdy składki na ubezpieczenie OC pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej mogą być w całości zaliczane do kosztów podatkowych bez względu na wartość pojazdu, składki na ubezpieczenie OC pracowników i członków zarządu napotykają na istotne ograniczenia wynikające z przepisów art. 16 ust. 1 pkt 59 oraz art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Najnowsze orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2025 roku jednoznacznie potwierdza, że wydatki na ubezpieczenie OC członków zarządu i księgowych nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, ponieważ są ponoszone w interesie tych osób, a nie bezpośrednio w interesie spółki. Praktyka podatkowa wymaga od przedsiębiorców precyzyjnego rozróżniania między różnymi rodzajami ubezpieczeń OC oraz dokładnego analizowania, kto jest faktycznym beneficjentem ochrony ubezpieczeniowej.

Podstawy prawne kwalifikacji ubezpieczeń OC jako kosztów podatkowych

Podstawowe zasady uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodu reguluje art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tymi przepisami, kosztami są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyłączeniem kosztów szczególnych wymienionych w art. 16 ustawy o CIT i art. 23 ustawy o PIT. W przypadku ubezpieczeń OC kluczowym elementem jest ustalenie, kto jest faktycznym beneficjentem ochrony ubezpieczeniowej oraz czy wydatek służy rzeczywiście osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodów podatnika.

Ustawodawca wprowadził szczególne regulacje dotyczące składek ubezpieczeniowych, które znacząco modyfikują ogólną zasadę uznania wydatków za koszt podatkowy. Przykładowo, art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu umów ubezpieczenia na rzecz pracowników, z wyjątkiem określonych wyjątków dla ubezpieczeń na życie, wypadkowych i chorobowych (po spełnieniu dodatkowych wymogów).

Art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT wyłącza z kosztów podatkowych wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych oraz organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z do pełnionych funkcji. Przepis ten stanowi istotną barierę podatkową dla składek na OC członków zarządów i organów spółek.

Organy podatkowe w interpretacjach zajmują restrykcyjne stanowisko – zwykle składki na OC pracowników i zarządu nie wykazują ich zdaniem związku z przychodami spółki. Uznaje się, że beneficjentem polisy jest osoba fizyczna, a nie spółka, co wyklucza możliwość zaliczenia składek do kosztów.

Bardzo ważne jest rozróżnienie pomiędzy ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej osób fizycznych a polisą obejmującą odpowiedzialność spółki. Jeśli umowa dotyczy odpowiedzialności samej spółki, a nie osób fizycznych, składka lub jej część może stanowić koszt uzyskania przychodów na zasadach ogólnych. Kluczowa jest dokładna analiza zapisów umownych.

Ubezpieczenie OC pojazdów jako koszt podatkowy

W odniesieniu do ubezpieczenia OC pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej, przepisy pozwalają na bardzo korzystne rozliczanie kosztów:

• wydatki na obowiązkowe ubezpieczenie OC pojazdów mogą być w pełni zaliczone do kosztów uzyskania przychodów niezależnie od wartości pojazdu,
• składka na OC kalkulowana jest według innych kryteriów niż wartość pojazdu, np. pojemność silnika, typ pojazdu, historia szkodowości,
• nie obowiązują limity podatkowe znane z ubezpieczeń autocasco.

Szczególną rolę odgrywa tutaj różnica pomiędzy ubezpieczeniem OC a AC. Składki na ubezpieczenie autocasco podlegają ograniczeniu: jeśli wartość pojazdu przekracza 150 000 zł, składka podlega proporcjonalnemu ograniczeniu według wzoru:

• (150 000 zł / wartość pojazdu) × wartość polisy = część składki zaliczana do kosztów.

Dla ubezpieczenia NNW (następstw nieszczęśliwych wypadków) nie obowiązują te ograniczenia – składki NNW można w pełni zaliczyć do kosztów podatkowych, niezależnie od wartości pojazdu.

Jedynie niektóre dobrowolne ubezpieczenia, takie jak GAP (od utraty wartości pojazdu), są rozliczane na zasadach analogicznych do AC. Natomiast dla assistance, którego składka nie zależy od wartości pojazdu, stosuje się zasadę pełnego zaliczania do kosztów podatkowych.

W przypadku pojazdów prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej obowiązuje limit 20% zaliczenia kosztów, w tym składek na OC, do kosztów podatkowych zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.

Księgowanie składek na OC pojazdów firmowych odbywa się poprzez ujęcie ich w kolumnie 13 KPiR jako pozostałe wydatki związane z użytkowaniem pojazdu. W metodzie memoriałowej polisy obejmujące rozliczenia na kilka lat należy rozliczyć proporcjonalnie do okresu polisowego.

Ubezpieczenie OC pracowników i członków zarządu

Składki na ubezpieczenie OC pracowników i członków organów spółek są przedmiotem zdecydowanie restrykcyjnego podejścia fiskusa. Najnowsze orzecznictwo, w tym wyrok NSA z 23 lipca 2025 roku (II FSK 1402/22), jednoznacznie przesądza, że takie wydatki nie są kosztem uzyskania przychodu, gdyż służą zabezpieczeniu interesu osób ubezpieczonych, a nie interesu spółki.

Poniżej prezentujemy główne argumenty organów podatkowych, które znajdują potwierdzenie w orzecznictwie:

• ochroną z polisy objęte są konkretne osoby fizyczne – nie sama spółka;
• art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT – wyklucza z kosztów składki na ubezpieczenia opłacone przez pracodawcę na rzecz pracownika, jeżeli korzyść przypada osobie fizycznej;
• polisa OC nie mieści się w katalogu wyjątków – wyjątki dotyczą wyłącznie określonych ubezpieczeń na życie, wypadkowych i chorobowych.

Wzmożone restrykcje dotyczą członków zarządu, ponieważ art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT uniemożliwia zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków na rzecz członków organów spółek poza ich wynagrodzeniami.

Sądy systematycznie potwierdzają linię fiskusa. Wyrok WSA w Poznaniu z 12 sierpnia 2022 roku (I SA/Po 85/22) jasno stwierdza, że składki na OC członków zarządów czy księgowych nie spełniają kryteriów kosztu uzyskania przychodu, gdyż zabezpieczają interes osoby ubezpieczonej.

Wyjątkiem mogą być umowy, których beneficjentem jest spółka, np. w formule D&O, gdzie odszkodowanie przysługuje spółce w sytuacji wyrządzenia przez członka zarządu szkody. Pozwala to ewentualnie proporcjonalnie zaliczyć część składki do kosztów.

Kluczowe z punktu widzenia fiskusa i sądów jest precyzyjne określenie w umowie polisy podmiotu, na rzecz którego udzielana jest ochrona. Tylko jeśli realnym beneficjentem jest spółka, istnieje szansa na podatkową kwalifikację kosztu.

Ubezpieczenie OC przedsiębiorcy w działalności gospodarczej

Kwestia ubezpieczenia OC przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, zwłaszcza jednoosobowej, zależy od spełnienia kryteriów celowości i związku wydatku z działalnością. Składka może być uznana za koszt podatkowy pod warunkiem, że ubezpieczenie związane jest z prowadzoną działalnością i ma na celu ochronę przed ryzykiem wynikającym z tej działalności.

Dodatkowym argumentem przemawiającym za rozliczeniem składek jest obowiązek ich zawarcia narzucony przez prawo lub kontrahentów – dotyczy to branż wysokiego ryzyka (lekarze, radcowie prawni, architekci).

Należy jednak zadbać o odpowiednie udokumentowanie:

• umowa ubezpieczenia powinna obejmować wyłącznie działalność gospodarczą,
• przy polisach mieszanych (gospodarczych i prywatnych) wymagany jest proporcjonalny podział składki,
• zaleca się gromadzenie dokumentacji uzasadniającej celowość zawarcia polisy – wymogi branżowe, wymogi kontraktowe, analizy ryzyka.

Organy podatkowe mogą kwestionować zasadność wysokości składek lub zakres ochrony, jeśli uznają, że suma gwarancyjna jest niewspółmierna do realnego ryzyka. Dlatego zakres ochrony trzeba zawsze dopasować do charakteru prowadzonej działalności.

Praktyczne aspekty księgowania i rozliczania ubezpieczeń OC

Prawidłowe księgowanie składek OC zależy od rodzaju ubezpieczenia i sposobu rozliczenia kosztów. Kluczowe jest stosowanie właściwej klasyfikacji oraz zachowanie procedur dokumentacyjnych potwierdzających związek kosztu z działalnością gospodarczą.

W przypadku ubezpieczenia OC pojazdów firmowych procedura księgowania obejmuje:

• księgowanie składki jako koszt użytkowania pojazdu w kolumnie 13 KPiR,
• wskazanie numeru polisy i danych ubezpieczyciela na dowodach księgowych,
• w systemie kasowym – jednorazowe ujmowanie składki pod datą zawarcia polisy,
• w systemie memoriałowym – rozliczenie kosztu proporcjonalnie w odniesieniu do czasu trwania ochrony.

Przy OC pojazdów prywatnych – wykorzystywanych w działalności – systemy księgowe powinny z automatu wyliczać ograniczenie 20% kosztu.

W odniesieniu do AC i GAP należy pamiętać o ograniczeniu proporcjonalnym przy przekroczeniu wartości pojazdu 150 000 zł.

Zakres dokumentacji, który należy zgromadzić:

• umowy ubezpieczeniowe – wraz ze szczegółową informacją o zakresie ochrony,
• potwierdzenia opłacenia składek,
• wycenę majątku objętego ubezpieczeniem – dla pakietów powiązanych z wartością pojazdu/majątku.

Każdorazowo należy dokładnie określić, czy ubezpieczenie obejmuje działalność gospodarczą, co zadecyduje o podatkowej kwalifikacji wydatku.

Organy podatkowe kontrolują, czy deklarowany cel ochrony jest zgodny z rzeczywistym wykorzystaniem majątku objętego polisą, dlatego warto prowadzić ewidencję użytkowania pojazdu, jeśli jest taka potrzeba.

Korekty wysokości składki dokonane w okresie ochrony ubezpieczeniowej należy księgować jako odpowiednie zmniejszenie lub zwiększenie kosztów, a w przypadku metody memoriałowej – proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą.

Analiza orzecznictwa i interpretacji podatkowych

Linia orzecznictwa sądów administracyjnych dotycząca składek na ubezpieczenie OC w ostatnich latach uległa wyraźnemu zaostrzeniu. Najnowsze wyroki konsekwentnie odmawiają prawa do uwzględnienia w kosztach podatkowych składek ubezpieczeniowych na rzecz pracowników i członków zarządów, jeśli to oni – a nie spółka – są beneficjentami polisy.

Przełomowy charakter miał wyrok NSA z 14 czerwca 2011 roku (II FSK 212/10), który dopuścił kwalifikację kosztu, jeżeli beneficjentem była spółka. Wyrok NSA z 23 lipca 2025 roku (II FSK 1402/22) oraz wcześniejszy WSA w Poznaniu z 12 sierpnia 2022 roku (I SA/Po 85/22) podtrzymują już rygorystyczne stanowisko fiskusa.

Kluczem jest identyfikacja beneficjenta polisy oraz wykazanie rzeczywistego związku z działalnością gospodarczą podatnika. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej regularnie odrzuca interpretacje umożliwiające rozpoznanie takich kosztów, z wyjątkiem przypadków, gdy istnieje ewidentny obowiązek ubezpieczenia lub polisa służy ochronie interesów spółki (interpretacja indywidualna z 29 marca 2018 roku).

Jedyną kategorii, gdzie linia orzecznicza jest konsekwentnie korzystna dla podatników, są składki na obowiązkowe OC pojazdów. Tu nie obowiązują ograniczenia wartości ani specyficzne limity, a składki można zaliczyć do kosztów podatkowych w pełnej wysokości.

Wnioski i rekomendacje praktyczne

Analizując stan prawny, orzecznictwo oraz praktykę administracyjną, można sformułować poniższe, kluczowe wytyczne dla rozliczania składek na ubezpieczenia OC w kosztach podatkowych:

• ubezpieczenie OC pojazdów firmowych – składki OC oraz NNW można w pełni zaliczyć do kosztów podatkowych niezależnie od wartości pojazdu,
• ubezpieczenie OC pracowników i członków zarządu – orzecznictwo wyłącza możliwość uznania ich za koszt podatkowy, jeżeli chronią osoby fizyczne,
• wskazane jest konstruowanie umów ubezpieczeniowych tak, by ochrona obejmowała również spółkę – daje to szansę na proporcjonalne zaliczenie części składki do kosztów,
• należy dokumentować związek ubezpieczenia z działalnością gospodarczą za pomocą analiz ryzyka, standardów branżowych i wymogów kontraktowych,
• przy polisach obejmujących ryzyka gospodarcze i prywatne niezbędny jest podział składki według obiektywnych kryteriów,
• trzeba monitorować bieżące interpretacje i wyroki, aby właściwie aktualizować politykę podatkową,
• dla zawodów o wysokim ryzyku obowiązek ubezpieczenia pozwala skuteczniej uzasadnić rozliczenie składki jako kosztu,
• optymalne rozliczanie podatkowe ubezpieczeń OC wymaga współpracy z doświadczonym doradcą podatkowym oraz brokerem ubezpieczeniowym.

Sukces w optymalizacji kosztów ubezpieczeń OC wymaga połączenia wiedzy podatkowej, analizy praktycznych ryzyk i dostosowania umów ubezpieczeniowych do realnych potrzeb przedsiębiorstwa.