Ubezpieczenie autocasco (AC) to jeden z kluczowych elementów ochrony pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Składki na AC mogą być kosztem uzyskania przychodu, jednak obowiązuje limit 150 tysięcy złotych, wpływający na możliwość pełnego lub częściowego rozliczenia w kosztach podatkowych. W przeciwieństwie do ubezpieczeń OC, w przypadku AC dla droższych samochodów obowiązuje proporcjonalne ograniczenie. System ma ograniczyć odliczanie kosztów związanych z luksusowymi autami, zapewniając jednocześnie prawo do rozliczania uzasadnionych kosztów prowadzenia działalności.

Podstawy prawne i klasyfikacja ubezpieczeń komunikacyjnych

Podstawy zaliczania ubezpieczeń do kosztów uzyskania przychodu wynikają z ustaw PIT oraz CIT. Art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT określają, że nie uznaje się za koszt tej części składki, która przypada na wartość pojazdu powyżej 150 tysięcy złotych.

Istnieje podział ubezpieczeń komunikacyjnych ze względu na skutki podatkowe:

• Ubezpieczenia obowiązkowe – OC, NNW, nie są zależne od wartości pojazdu i mogą być w całości rozliczane w kosztach;
• Ubezpieczenia dobrowolne – głównie AC, GAP, podlegają proporcjonalnemu ograniczeniu w przypadku pojazdów powyżej limitu;
• Ubezpieczenia związane z innymi ryzykami – np. od kradzieży, także zależne od wartości pojazdu.

Tylko ubezpieczenia dobrowolne podlegają ograniczeniu, a definicja pojazdu osobowego jest kluczowa dla ich zastosowania:

• pojazd do przewozu maksymalnie dziewięciu osób z kierowcą,
• określony w art. 5a pkt 19a PIT i art. 4a pkt 9a CIT,
• pojazdy nieobjęte tą definicją, np. ciężarówki, nie podlegają limitowi.

Zasady ogólne dotyczące kosztów uzyskania przychodu

Aby wydatek był kosztem podatkowym, musi być:

• związany z działalnością gospodarczą,
• faktycznie poniesiony i udokumentowany,
• nie wyłączony z kosztów przez konkretne przepisy.

Podstawowym dowodem księgowym jest polisa oraz potwierdzenie zapłaty. Ubezpieczenia są zwolnione z VAT, co oznacza, że na polisie nie znajdziemy podatku VAT i nie odliczamy go od składek.

Dokumentacja powinna potwierdzać służbowe wykorzystywanie pojazdu, np. przez ewidencję przebiegu, w której wpisujemy datę, cel wyjazdu i przebieg.

Limit 150 tysięcy złotych i mechanizm jego stosowania

Stosowanie limitu 150 tysięcy złotych polega na ustaleniu proporcji, według której można rozliczyć koszt składki AC:

• jeżeli wartość ubezpieczenia przekracza limit, rozliczamy tylko proporcjonalną część składki,
• proporcja to: (150 000 ÷ wartość ubezpieczenia) × składka AC,
• limit dotyczy wartości przyjętej przez ubezpieczyciela jako podstawa kalkulacji.

Limit nie podlega waloryzacji, więc z roku na rok coraz więcej aut będzie go przekraczać.

Dla pojazdów elektrycznych i wodorowych limit wzrasta do 225 tysięcy złotych.

Różnorodność statusów własnościowych pojazdu

Możliwość rozliczania kosztów ubezpieczenia zależy od statusu pojazdu:

• Pojazd firmowy – rozliczamy 100% obowiązkowych i proporcjonalnie dobrowolne składki (przy spełnieniu wymogów, takich jak zgłoszenie i ewidencja użytkowania);
• Pojazd prywatny częściowo firmowy – koszt ubezpieczenia można rozliczyć tylko w 20%, niezależnie od rodzaju pojazdu i składki;
• Pojazd prywatny w ewidencji środków trwałych, wykorzystywany mieszanie – rozliczamy proporcjonalnie do służbowego wykorzystania pojazdu, na podstawie szczegółowej dokumentacji;
• Leasing – w operacyjnym w ratach, w finansowym ubezpieczenie rozlicza leasingobiorca zgodnie z zasadami rozliczania kosztów (proporcjonalnie lub 20%, zależnie od statusu pojazdu).

Najkorzystniej podatkowo wypada pojazd firmowy zgłoszony jako wyłącznie służbowy.

Metody obliczania i przykłady praktyczne

Wyznaczenie właściwej wartości pojazdu (kalkulacja składki AC) to pierwszy krok. Wartość przyjęta do obliczeń musi pochodzić z polisy i być podstawą kalkulacji składki.

Oto przykładowe rozliczenia składki AC z limitem:

Proporcjonalne rozliczenie wymaga szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu.

Orzecznictwo i interpretacje organów skarbowych

Praktyka wykształciła jednolite stanowiska:

• Ubezpieczenia GAP podlegają tym samym ograniczeniom co AC – ponieważ ich składka zależy od wartości pojazdu (NSA, II FSK 112/21);
• OC i NNW można rozliczać w całości – nie zależą od wartości auta;
• Ograniczenie dotyczy wyłącznie ubezpieczeń, których składka jest liczona od wartości pojazdu;
• Podstawą proporcji jest wartość z polisy;
• Wymagana jest rzetelna dokumentacja służbowego użytkowania (nie wystarczy deklaracja podatnika);
• Możliwe jest rozliczanie kosztu jednorazowo (metoda kasowa) lub proporcjonalnie (metoda memoriałowa) – należy konsekwentnie stosować wybraną metodę.

Praktyczne aspekty księgowania i dokumentowania

Składki na ubezpieczenie AC księgujemy na podstawie:

• polisy ubezpieczeniowej,
• dowodów zapłaty składki (przelew, potwierdzenie płatności),
• dokumentów wartości pojazdu z polisy,
• ewidencji przebiegu dla pojazdów mieszanych.

Ewidencja przebiegu powinna zawierać datę, cel podróży, miejsce docelowe, stan licznika początkowy i końcowy.

W KPiR całość składki ujmujemy, gdy wartość pojazdu nie przekracza 150 tysięcy złotych. Przy przekroczeniu wpisujemy tylko kwotę po proporcji.

Regulaminy dotyczące używania pojazdu firmowego i archiwizacja dokumentów na 5 lat są elementami wymaganymi przy rozliczeniu kosztów. Dokumenty należy przechowywać w sposób uporządkowany, gotowy do kontroli.

Aspekty VAT i inne podatki

Usługi ubezpieczeniowe są zwolnione z VAT – zapłacona składka nie podlega odliczeniu podatku. Składki na AC czy OC rozliczamy w pełnej wysokości bez podatku VAT w kosztach, jeśli spełnione są inne warunki podatkowe.

• Brak obowiązku wykazywania ich w rejestrach VAT,
• Zwroty składek – jeśli wcześniej były rozliczone w kosztach, trzeba je wykazać jako przychód.

Podatek od środków transportowych również może być kosztem, jeśli pojazd wykorzystywany jest służbowo.

Rozwój regulacji i perspektywy zmian

Limit 150 tysięcy złotych został wprowadzony w 2019 roku w miejsce 20 tysięcy euro i nie podlega indeksacji. Przez wzrost cen samochodów systematycznie obejmuje coraz większą liczbę pojazdów. Dla pojazdów elektrycznych i wodorowych przewidziano preferencję – limit 225 tysięcy złotych.

Nowoczesne telematyczne produkty ubezpieczeniowe (np. „pay as you drive”) mogą w przyszłości wymusić modyfikacje przepisów. Rozwój regulacji unijnych również może skutkować zmianami w polskim prawie podatkowym.

Najczęstsze błędy w praktyce

W praktyce podatnicy popełniają określone błędy. Najważniejsze z nich to:

• nieprawidłowe określenie wartości pojazdu w polisie (niepoprawna podstawa do obliczeń),
• brak albo nierzetelna ewidencja przebiegu pojazdu,
• nieprawidłowy moment rozliczenia kosztów (brak proporcjonalności do roku podatkowego),
• mylenie zasad rozliczania OC i AC,
• brak odpowiedniego rozliczenia przy zmianach statusu pojazdu w trakcie roku,
• nieprawidłowe rozliczanie zwrotów składek.

Porównania międzynarodowe i kontekst europejski

Polska, podobnie jak inne kraje UE, ogranicza podatkowe koszty związane z samochodami o wysokiej wartości:

• w Wielkiej Brytanii ważny jest poziom emisji CO2 przy ustalaniu ograniczeń,
• niemieckie regulacje premiują bardzo szczegółową dokumentację służbowego charakteru użycia,
• we Francji limity uzależnione są od poziomu emisji i ekologiczności pojazdu,
• kraje skandynawskie stosują wysokie limity dla standardowych pojazdów, bardzo restrykcyjne dla luksusowych.

Coraz częściej kraje wprowadzają preferencje podatkowe dla pojazdów elektrycznych i hybrydowych – Polska wpisuje się w ten trend, oferując wyższy limit kosztów dla takich aut.

Wnioski i rekomendacje dla przedsiębiorców

Dla bezpieczeństwa i optymalizacji podatkowej przedsiębiorcy powinni przestrzegać kilku zaleceń:

• prowadzić pełną i szczegółową dokumentację wykorzystania pojazdów,
• weryfikować wartość pojazdu przy kalkulacji składek ubezpieczeń,
• monitorować na bieżąco zmiany przepisów i interpretacje podatkowe,
• kalkulować rzeczywistą opłacalność przy zakupie pojazdu powyżej 150 tysięcy złotych,
• analizować formę wykorzystywania pojazdu (firmowy, prywatny, leasing),
• precyzyjnie dokumentować wykorzystanie pojazdu do celów służbowych,
• brać pod uwagę przyszłe preferencje podatkowe związane z napędami alternatywnymi przy zakupie auta,
• porównywać oferty ubezpieczycieli nie tylko pod kątem składki, ale także zasad kalkulacji wartości pojazdu,
• kierować się równowagą między korzyściami podatkowymi a realną ochroną ubezpieczeniową.

Optymalizacja wymaga połączenia rzetelnej dokumentacji, starannego wyboru pojazdu i odpowiedniego podejścia do rozliczania kosztów w firmie.