Kwestia, czy testy na COVID-19 mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu dla firm, stała się jednym z najważniejszych zagadnień podatkowych dla polskich przedsiębiorstw w czasie pandemii. Dostępne interpretacje przepisów oraz oficjalne wytyczne jednoznacznie potwierdzają, że wydatki na testy COVID-19 mogą stanowić koszty uzyskania przychodu pod określonymi warunkami. Podstawą prawną jest art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a stanowisko Ministerstwa Finansów i Krajowej Informacji Skarbowej uznaje takie wydatki za spełniające kryteria utrzymania i zabezpieczenia źródeł przychodów. Kluczowy pozostaje cel biznesowy związany z zachowaniem ciągłości operacyjnej i bezpieczeństwa pracy – zarówno dla pracowników, kontraktorów, jak i przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Podstawa prawna kosztów uzyskania przychodu w Polsce

Polski system podatkowy precyzyjnie określa ramy uznawania wydatków firmy za koszty uzyskania przychodu. Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT stanowi, że kosztami są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, ich zachowania lub zabezpieczenia (z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23).

Definicja obejmuje nie tylko wydatki generujące przychód, ale też te, które pozwalają utrzymać źródła przychodów i zapewnić ciągłość działania. W przypadku testów COVID-19 ich główną funkcją jest ochrona interesu firmy, a nie bezpośrednie zwiększanie zysku.

Każdy wydatek może być zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu, jeśli spełnia następujące kryteria:

• związek przyczynowo-skutkowy,
• cel biznesowy,
• brak wyłączenia ustawowego,
• prawidłowe udokumentowanie.

Analiza charakteru wydatku i okoliczności jego poniesienia jest niezbędna, a organy podatkowe każdorazowo podkreślają potrzebę indywidualnej oceny.

Testy COVID-19 jako koszt firmowy – analiza prawna

Analiza przepisów i interpretacji urzędowych potwierdza, że testy na COVID-19 spełniają warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, przy właściwym umotywowaniu biznesowym oraz dokumentacyjnym. Oto jak konkretne kryteria przekładają się na realia firm:

• związek przyczynowy – testy przeciwdziałają absencjom i stratom finansowym chroniąc ciągłość działalności,
• cel biznesowy – testy chronią interes firmy poprzez zapewnienie bezpiecznych warunków pracy i nie mają charakteru wyłącznie osobistego,
• praktyki zarządzania ryzykiem – testowanie traktowane jest jak swoisty „biznesowy system ubezpieczeniowy” firm przed przestojami i stratami,
• oficjalne interpretacje – zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów z 21 lipca 2020 r. wydatki na testy COVID-19 mogą być kosztem pod warunkiem prawidłowego ich udokumentowania.

Pandemia wymusiła wdrożenie przez firmy wielu działań prewencyjnych, a testy COVID-19 w pełni wpisują się w uzasadnione potrzeby biznesowe.

Zastosowanie względem różnych relacji pracowniczych

Możliwość odliczenia kosztów testów obejmuje kilka wariantów zatrudnienia. Poniżej przedstawiono zastosowanie w zależności od formy współpracy:

• pracownicy etatowi – wydatki na testy są kosztami firmowymi, służą efektywności, zmniejszeniu absencji i spełnieniu przepisów BHP,
• kontraktorzy i freelancerzy – jeśli pracują w siedzibie firmy lub mają kontakt z zespołem, testy sfinansowane przez firmę również mogą być kosztami podatkowymi; sytuacja wymaga jednak indywidualnej oceny,
• jednoosobowa działalność gospodarcza – podatnik musi wykazać, że celem testów jest zachowanie zdolności operacyjnych, a nie wyłącznie osobisty interes zdrowotny.

Prawidłowe uzasadnienie i dokumentacja są kluczowe w każdej z powyższych sytuacji.

Oficjalne wytyczne i interpretacje rządowe

Państwowe organy podatkowe wielokrotnie przedstawiały stanowisko potwierdzające możliwość zaliczania kosztów testowania do kosztów uzyskania przychodu:

• wytyczne Ministerstwa Finansów z 21 lipca 2020 r. – koszty testowania uznane za koszt firmowy pod warunkiem należytego udokumentowania,
• Krajowa Informacja Skarbowa – liczne indywidualne interpretacje potwierdzające odliczalność kosztów niezależnie od formy zatrudnienia, jeśli wydatek służy celom biznesowym.

Prawidłowa dokumentacja jest warunkiem koniecznym do bezpiecznego rozliczenia wydatku, bez konieczności uprzedniej zgody organów podatkowych.

Takie podejście dotyczy zarówno pracy etatowej, jak i układów mieszanych (np. etat + kontraktorzy).

Aspekty praktyczne i dokumentacja wydatków

Bezpieczne zaliczenie testów na COVID-19 do kosztów uzyskania przychodu wymaga właściwego udokumentowania:

• faktury/rachunki – zawierające datę, koszt, rodzaj usług oraz wskazanie płatnika,
• regulaminy, korespondencja, notatki – potwierdzające biznesowe uzasadnienie testów,
• ewidencja księgowa – właściwe ujęcie wydatku w planie kont (świadczenia pracownicze, działania BHP itd.),
• polityka i procedury – opisujące odpowiedzialność i sposób ewidencji wydatków,
• właściwe przyporządkowanie wydatku do okresu podatkowego – księgowanie w roku poniesienia,
• monitorowanie efektów – np. zmniejszenie absencji lub liczby zakażeń – może wspierać uzasadnienie biznesowe podczas ewentualnej kontroli podatkowej.

Skutki podatkowe dla beneficjentów testów

Warto wyjaśnić, czy sfinansowanie testów przez firmę skutkuje powstaniem przychodu po stronie pracownika lub kontraktora. Aktualne przepisy oraz interpretacje mówią jasno:

• testy finansowane przez pracodawcę nie powodują powstania przychodu podatkowego pracownika – jeśli mają cel biznesowy,
• nie nalicza się z tego tytułu składek ZUS i NFZ,
• odpowiednio – również kontraktorzy nie wykazują przychodu podatkowego, jeśli test służy bezpieczeństwu interesów firmy.

Firma powinna zadbać o precyzyjną dokumentację celu biznesowego oraz komunikację z zespołem i kontrahentami.

Uzasadnienie ekonomiczne i biznesowe

Kwalifikacja wydatków na testy COVID-19 znajduje także silne uzasadnienie ekonomiczne w polityce zarządzania ryzykiem i długofalowej ochrony interesu firmy. Najważniejsze korzyści obejmują:

• wczesne wykrywanie zakażeń – zapobiega masowym absencjom i kosztownym przestojom,
• ograniczenie kosztów ekonomicznych – pozwala uchronić przed utratą płynności i kontraktów,
• budowanie przewagi konkurencyjnej – sprawia, że firma jest postrzegana jako odpowiedzialny partner,
• poprawę relacji z pracownikami – gwarantując ich bezpieczeństwo, zwiększamy lojalność i zaangażowanie,
• uzyskanie przewagi w branżach regulowanych – w wielu sektorach branża oczekuje regularnych testów jako standardu,
• wzmocnienie ochrony poprzez efekt zbliżony do ubezpieczenia – znikomy wydatek prewencyjny chroni przed dużymi stratami w przyszłości.

Nowe trendy i przyszłość rozliczania kosztów testów COVID-19

Zmieniające się otoczenie prawne i biznesowe wpływa na sposób, w jaki firmy rozliczają wydatki na testy. Aktualne trendy obejmują:

• dynamiczne wytyczne rządowe – coraz więcej indywidualnych interpretacji pod konkretne branże,
• ewolucję praktyk biznesowych – testy COVID-19 stają się elementem szerszej strategii zdrowia pracowników,
• nowe technologie testowania – szybkie testy antygenowe, testy domowe czy grupowe niosą nowe wymagania dokumentacyjne,
• wymogi międzynarodowe – firmy globalne często są zobowiązane do prowadzenia testów na podstawie umów lub przepisów zagranicznych,
• integrację testowania z polityką BHP – wyraźne rozdzielanie kosztów biznesowych i benefitów pracowniczych,
• wzrost roli testów jako narzędzia zarządzania ryzykiem – testowanie staje się stałym, a nie doraźnym elementem praktyk bezpieczeństwa.