W kontekście rosnącego znaczenia kultury organizacyjnej i zespołowości w nowoczesnych przedsiębiorstwach, kwestia zaliczania wydatków na spotkania integracyjne do kosztów uzyskania przychodu należy do najczęściej komentowanych zagadnień w prawie podatkowym. Stanowisko organów podatkowych oraz sądów administracyjnych zależy w głównej mierze od statusu prawnego uczestników takich wydarzeń. Wydatki na integrację klasowych pracowników etatowych mogą być kosztami uzyskania przychodu, jeśli istnieje wyraźny związek przyczynowo-skutkowy z osiąganiem lub zabezpieczaniem przychodów. Natomiast analogiczne wydatki dotyczące osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych lub kontrahentów traktowane są jako koszty reprezentacji wyłączone z kosztów podatkowych.

Podstawy prawne kwalifikacji kosztów uzyskania przychodu

Kwalifikacja wydatków na spotkania integracyjne opiera się na następujących regulacjach prawnych:

• ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych,
• art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT określające definicję kosztów uzyskania przychodu,
• art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT wyłączające z kosztów podatkowych wydatki reprezentacyjne.

Każdy wydatek wymaga indywidualnej analizy pod kątem spełnienia warunków ustawowych, w szczególności wykazania związku celu integracji z przychodami firmy.

Jednocześnie brak precyzyjnej definicji legalnej pojęcia „reprezentacja” w ustawach podatkowych pozostawia duże pole do interpretacji, jednak ustawodawca, podając przykładowe usługi reprezentacyjne, wskazuje kierunek wykładni.

Charakterystyka podatkowa spotkań integracyjnych

Spotkania integracyjne mogą być uznane zarówno za koszty uzyskania przychodu, jak i za koszty reprezentacji – kluczowy jest skład uczestników oraz cel wydarzenia. Jeśli spotkanie rzeczywiście wpływa na poprawę atmosfery pracy i efektywność zespołu, wydatki mogą być kosztem podatkowym. W przeciwnym przypadku, gdy dominuje aspekt towarzyski lub konsumpcyjny, wydatki nie będą podatkowymi kosztami.

Usługi objęte kosztami integracyjnymi obejmują szeroki zakres działań, takich jak:

• zakup usług hotelowych,
• żywienie i catering,
• warsztaty, gry team building, wydarzenia kulturalne,
• napoje i poczęstunek.

Ostateczna klasyfikacja wydatków zależy od składu uczestników i rzeczywistego celu wydarzenia.

Koszty integracji dla pracowników etatowych

Wydatki na integrację osób zatrudnionych na umowę o pracę mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, jeśli służą budowaniu pozytywnych relacji w zespole i efektywnie wpływają na działalność firmy. Taka kwalifikacja jest możliwa, gdy uczestnikami są wyłącznie pracownicy etatowi, a wydarzenie ma realny wpływ na atmosferę i motywację.

Benefit ten obejmuje nie tylko aktualnych pracowników, lecz także:

• byłych pracowników,
• emerytów,
• osoby towarzyszące (zarówno członków rodzin, jak i inne osoby).

Dopuszczenie do uczestnictwa osób towarzyszących i byłych pracowników ma na celu budowanie pozytywnego wizerunku firmy i wspieranie klimatu organizacyjnego. Warunkiem jest jednak osobiste uczestnictwo pracownika w spotkaniu.

Wyjątkiem są wydatki na alkohol – zawsze wyłączone z kosztów podatkowych. Dodatkowo, organizacja imprez integracyjnych finansowanych z Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) nie może być ponownie wliczona jako koszt podatkowy.

Wydatki integracyjne dla osób na umowach cywilnoprawnych

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, B2B), organy podatkowe i sądy uznają, że wydatki integracyjne mają charakter kosztów reprezentacji wyłączonych z kosztów podatkowych. Różnice te wynikają z innego charakteru prawnego współpracy.

Bardzo ważne stanowiska potwierdzone zostały w orzecznictwie, w tym przez NSA:

• Wyrok NSA z 12 marca 2024 r. (II FSK 759/21) – spotkania z osobami na B2B nie są kosztem uzyskania przychodu;
• Wyrok NSA II FSK 326/21 z 11 października 2023 r. – koszty integracji współpracowników to koszty reprezentacji;
• Pojedyncze pozytywne interpretacje dotyczą wyłącznie części merytorycznej spotkań o charakterze szkoleniowym.

Zasadą jest, że koszt spotkania z osobami współpracującymi na podstawie umów cywilnoprawnych nie może być rozliczony jako koszt podatkowy.

Spotkania integracyjne z udziałem kontrahentów

Wydatki na wydarzenia z udziałem kontrahentów są traktowane przez organy podatkowe jako koszty reprezentacji, których celem jest kreowanie pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz. To podejście eliminuje możliwość podatkowego rozliczenia tych wydatków.

Zasady nakazują wydzielenie kosztów w przypadku spotkań mieszanych, w których biorą udział różne grupy uczestników:

• część kosztów przypadająca na pracowników może być kosztem podatkowym,
• koszty związane z udziałem kontrahentów klasyfikowane są jako koszt reprezentacji wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.

Nawet przy spotkaniach o mieszanym charakterze należy dokonać szczegółowego rozdziału kosztów na poszczególne grupy uczestników.

Najważniejsze orzecznictwo w zakresie spotkań integracyjnych

W orzecznictwie sądów administracyjnych wyraźnie ukształtowała się linia rozróżniająca:

• wydatki na integrację pracowników etatowych – jako możliwe do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu,
• wydatki na integrację współpracowników na umowach cywilnoprawnych lub kontrahentów – kwalifikowane jako koszty reprezentacji wyłączone z kosztów podatkowych,
• możliwość uznania w kosztach tylko części szkoleniowej wydarzeń o mieszanym charakterze, i wyłącznie w przypadku pracowników.

Orzeczenia NSA jasno wskazują, że nie jest możliwe uznanie za koszt podatkowy wydatków na integrację osób niebędących pracownikami etatowymi.

Przykładowe rozstrzygnięcia sądów: