Czy przy księgowości internetowej należy przygotować zasady polityki rachunkowości?

Każda jednostka podlegająca przepisom ustawy o rachunkowości musi opracować własne zasady rachunkowości. Brak takiego dokumentu oznacza karę dla kierownika jednostki, lepiej więc tego obowiązku nie lekceważyć. Jak jednak wygląda to w przypadku księgowości internetowej? 

Kogo obowiązuje polityka rachunkowości?

Zgodnie z przepisami, politykę rachunkowości przygotować musi każdy podmiot podlegający ustawie o rachunkowości. Precyzuje to art. 2 tej ustawy – mowa jest między innymi o spółkach handlowych, spółkach cywilnych, osobach fizycznych, spółkach partnerskich, których przychody netto za miniony rok obrotowy wyniosły 1,2 mln euro (przeliczenie według średniego kursu NBP na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy).

Jeśli dana działalność gospodarcza podchodzi pod ten artykuł, zasady rachunkowości muszą być opracowane i zatwierdzone przez kierownika jednostki już w momencie otwarcia ksiąg rachunkowych. Zasady te określają, w jaki sposób prowadzona jest ewidencja rachunkowa, dzięki czemu firma będzie w stanie przygotować prawidłowe sprawozdanie finansowe. Nie ma jednego określonego wzorca takiego dokumentu, dlatego jego przygotowanie nie jest łatwe – zajmuje się tym zazwyczaj dział księgowy w firmie lub biuro rachunkowe obsługujące finanse danego przedsiębiorstwa.

Co zawierają zasady polityki rachunkowości?

W dokumencie musi się znaleźć opis sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji finansowej, sposób amortyzacji środków trwałych, plan kont, metoda księgowania kosztów. Koniecznie też należy podać jaki jest rok obrotowy i okresy sprawozdawcze, sposób inwentaryzacji, podział kosztów na działalność programową i administracyjną, system przetwarzania danych i zabezpieczania dokumentów. Wszystkie te informacje muszą oczywiście pokrywać się ze stanem faktycznym.

Zmiany w polityce rachunkowości firmy są możliwe, ale tylko w określonych przypadkach, opisanych w art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zmiany przeprowadzane są między innymi po to, by poprawić jakość przygotowywanych sprawozdań finansowych i lepiej odzwierciedlić rzeczywistą sytuację majątkową przedsiębiorstwa.

Polityka rachunkowości a księgowość internetowa

Z punktu widzenia przepisów, nie ma znaczenia, czy firma prowadzi księgowość tradycyjną, czy też internetową. Dlatego także wtedy, gdy przedsiębiorstwo korzysta z nowoczesnych metod rozliczania swoich finansów, nie jest ono zwolnione z obowiązku przygotowania polityki rachunkowości – dotyczy to oczywiście tylko tych firm, które podlegają ustawie o rachunkowości. Jeśli tak jest, politykę rachunkowości przygotowuje się dokładnie według takich samych wytycznych co w przypadku księgowości tradycyjnej.

Dokumentacja dotycząca sposobu prowadzenia rachunkowości musi w takim przypadku zawierać szczegółowy opis danych tworzących księgi rachunkowe oraz proces ich przetwarzania, należy też wskazać nośniki, na których te dane są przetrzymywane. W polityce rachunkowości nie może też zabraknąć wykazu programów używanych do rozliczeń finansowych, ze szczególnym uwzględnieniem algorytmów i zasad ochrony danych.