Czy przedsiębiorca powinien rozliczyć fakturę proforma?

Faktura proforma jest często wystawianym dokumentem przez przedsiębiorców, choć na próżno można szukać jej pojęcia w rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącym wystawiania faktur. Stanowi ona formę reklamy i wezwanie do zapłaty. Jak ją rozliczyć i czy w ogóle istnieje taka konieczność?

Czym jest proforma?

Faktura proforma jest dokumentem, który z jednej strony informuje klienta lub kontrahenta o cenie produktu lub usługi, zakresie transakcji oraz o tym, w jaki sposób będzie wyglądała docelowa faktura VAT wystawiona dla niego. Wbrew powszechnemu przekonaniu, proforma nie stanowi potwierdzenia dokonania teraz lub w najbliższej przyszłości jakiejkolwiek czynności związanej z realizacją postanowień umownych pomiędzy stronami. Proforma jest podstawą do wystawienia właściwej faktury, o tożsamej lub podobnej treści, ale z inną datą wystawienia. Jeśli proforma zawierałaby wszystkie elementy oznaczone w ustawie o VAT dla faktury, wówczas musi być traktowana przez przedsiębiorców i fiskusa jak normalna faktura. Obecnie bowiem nie liczy się tyle to, jaki nagłówek widnieje na dokumencie, czy jest on nazwany fakturą proforma czy fakturą VAT lub nie ma nagłówka. Jeśli zawiera zestaw informacji właściwych dla faktury, tak też będzie traktowany.

Rozliczenie proformy

Generalnie rozliczenie przez przedsiębiorcę faktury proforma nie będzie wymagane, ponieważ nie jest ona dokumentem księgowym i nie rozlicza się jej w przychodach. Wystawienie faktury proforma nie powinno powodować powstania określonych skutków w zakresie podatku VAT. Podatnik nie ma obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku i proforma nie będzie stanowiła dla kontrahenta podstawy do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z interpretacją wydaną przez Ministra Finansów, dokument nazywany fakturą proforma nie jest dowodem księgowym, a dokumentem wystawianym w obrocie gospodarczym celem potwierdzenia złożenia oferty lub przyjęcia zamówienia do realizacji. Podmiot wystawiający fakturę proforma powinien ją odpowiednio oznaczyć, aby nie zostały jej przypisane walory faktury w rozumieniu przepisów o VAT. Wystawienie faktury proforma nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi. Początek formularza