Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) odgrywa kluczową rolę w systemie wsparcia osób z niepełnosprawnościami w Polsce. Jednak jego rola w odniesieniu do podatku dochodowego budzi liczne pytania wśród przedsiębiorców i księgowych. Wpłaty na PFRON nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu – jest to zamierzone działanie ustawodawcy, mające motywować pracodawców do zatrudniania osób niepełnosprawnych.

Istota i funkcjonowanie PFRON

PFRON to fundusz celowy, którego głównym zadaniem jest wsparcie osób niepełnosprawnych oraz instytucji działających na ich rzecz. Jako organ administracji publicznej realizuje i współfinansuje politykę państwa w zakresie rehabilitacji oraz zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Fundusz wdraża zadania poprzez złożony system wsparcia, na który składają się:

• rehabilitacja zawodowa,
• poradnictwo zawodowe,
• szkolenia zawodowe,
• pośrednictwo pracy,
• mechanizm wpłat obowiązkowych dla pracodawców, którzy nie osiągają minimalnego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Zgodnie z ustawą o rehabilitacji, pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników (przeliczonych na pełny etat) ma obowiązek osiągnąć wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6%. W razie jego nieosiągnięcia musi dokonywać comiesięcznych wpłat na PFRON proporcjonalnych do liczby brakujących pracowników niepełnosprawnych.

Wysokość wpłaty na PFRON to iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale i różnicy między wymaganym a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

Wzór obliczeniowy:

Kz = 40,65% × Pw × (Zo × 6% – Zn)

• Kz – kwota składki na PFRON,
• Pw – przeciętne wynagrodzenie,
• Zo – liczba pracowników w przeliczeniu na pełny etat,
• Zn – liczba zatrudnionych osób niepełnosprawnych na pełen etat.

Podstawy prawne wyłączenia wpłat na PFRON z kosztów podatkowych

Polski ustawodawca jednoznacznie wyłączył wpłaty na PFRON z kosztów uzyskania przychodów. Wskazują na to m.in.:

• Art. 23 ust. 1 pkt 29 ustawy o PIT – wpłaty na PFRON nie stanowią kosztów uzyskania przychodów;
• Art. 16 ust. 1 pkt 36 ustawy o CIT – analogiczne wyłączenie w podatku dochodowym od osób prawnych.

Wyłączenie to dotyczy zarówno wpłat z tytułu nieosiągnięcia wskaźnika zatrudnienia, jak i wpłat sankcyjnych np. za niewyodrębnienie stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej po wypadku – w wysokości piętnastokrotnego przeciętnego wynagrodzenia.

Koszty sankcyjne z tytułu nieprawidłowego wykorzystania środków funduszu rehabilitacji także nie mogą być uznane za koszty podatkowe.

Ekonomiczne i społeczne uzasadnienie wyłączenia

Wprowadzenie wyłączenia miało charakter celowy – jego celem jest stworzenie systemu motywacyjnego, zachęcającego do realnego zatrudniania osób niepełnosprawnych. Wpłaty na PFRON traktowane są jako swoista „kara” dla firm, które nie spełniają wymagań zatrudnienia. Gdyby wpłaty mogły być kosztem uzyskania przychodów, minimalizowałoby to motywację do zatrudniania osób niepełnosprawnych.

System ma także wymiar sprawiedliwości społecznej – przedsiębiorcy, którzy nie angażują się w proces integracji zawodowej osób niepełnosprawnych, ponoszą wyższe koszty, a środki te trafiają do wsparcia faktycznie zatrudniających osoby niepełnosprawne.

Wyłączenie mieści się w szerszej zasadzie, że kosztami uzyskania przychodów są tylko te wydatki, które bezpośrednio służą generowaniu dochodów.

Aspekty księgowe i rachunkowe wpłat na PFRON

Mimo podatkowego wyłączenia, wpłaty na PFRON muszą być ewidencjonowane w kosztach działalności operacyjnej przedsiębiorstwa w księgach rachunkowych. Księgowo ujmuje się je w miesiącu, którego dotyczy obowiązek wpłaty, niezależnie od faktycznej zapłaty.

Taka rozbieżność ujmowania wpłat w księgach i podatkach wymaga odpowiednich korekt przy sporządzaniu sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych.

Zasady rozliczania odsetek są następujące:

• odsetki naliczane są od dnia po upływie terminu do dnia zapłaty,
• pracodawca nalicza i wpłaca odsetki samodzielnie,
• w przypadku częściowej wpłaty rozdziela się ją proporcjonalnie na kwotę zaległości i odsetki,
• odsetki zaokrągla się do pełnych złotych: mniej niż 50 groszy pomija się, a 50 i więcej groszy podwyższa do pełnego złotego.

Szczególne przypadki i wyjątki

W niektórych przypadkach wpłaty na PFRON mogą nie podlegać podatkowi dochodowemu:

• wpłaty finansowane z dotacji budżetowych – są wolne od podatku zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 47 ustawy o CIT;
• w systemie estońskiego CIT – wpłaty na PFRON nie są uznawane za koszt uzyskania przychodu, ale nie powodują dodatkowego opodatkowania.

Powyższe wyjątki zależą od źródła finansowania oraz formy rozliczania podatku przez przedsiębiorstwo.

Dofinansowania z PFRON jako przychody podatkowe

Dofinansowania otrzymywane z PFRON stanowią przychód podatkowy podlegający opodatkowaniu (PIT lub CIT). Podlegają one ogólnym zasadom opodatkowania, z wyjątkami wynikającymi z konkretnych przepisów:

• zwroty, umorzenia lub zaniechane wpłaty na PFRON nie są przychodem podatkowym, jeżeli nie były zaliczone do kosztów uzyskania przychodów;
• w przypadku podatników PIT dofinansowania rozliczane są jako przychód wg formy opodatkowania, a podatnicy rozliczający się ryczałtem stosują stawkę 3%.

Możliwości obniżenia wpłat na PFRON

Pracodawcy mogą obniżyć swoje wpłaty na PFRON poprzez nabywanie produkcji bądź usług od firm zatrudniających osoby niepełnosprawne. Oto wymagane warunki:

• zatrudnienie przez dostawcę co najmniej 25 pracowników na pełny etat,
• osiągnięcie przez dostawcę wskaźnika zatrudnienia osób zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności (w przypadku choroby psychicznej, upośledzenia umysłowego, całościowych zaburzeń rozwojowych, epilepsji lub niewidomych) na poziomie 30%.

Aby skorzystać z ulgi, należy:

• udokumentować zakup fakturą,
• uregulować należność w terminie,
• posiadać informację o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedawcę.

Kwota obniżenia nie może przekraczać 50% zobowiązania PFRON za dany miesiąc i może być rozliczana w ciągu 6 kolejnych miesięcy.

Praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców

Wpłaty na PFRON są realnym, nieodliczalnym podatkowo kosztem działalności. Stanowią więc wyższe efektywne obciążenie podatkowe.

Z ekonomicznego punktu widzenia dla wielu firm bardziej opłacalne staje się zatrudnianie osób niepełnosprawnych niż ponoszenie wpłat na fundusz – nawet przy uwzględnieniu kosztów dostosowania stanowisk pracy.

Wpłaty wpływają na płynność finansową firm, które muszą je regulować terminowo – niezależnie od ewentualnych przyszłych obniżeń czy ulg.

Rzetelna ewidencja i dokumentacja rozrachunków z PFRON chroni przed nieprawidłowościami podczas kontroli skarbowych.

Z perspektywy zarządzania zasobami ludzkimi, zatrudnienie osób niepełnosprawnych może przynieść nie tylko korzyści finansowe, ale również wizerunkowe.

Przykłady interpretacji podatkowych i orzecznictwo

Organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych niezmiennie podkreślają, że wpłaty na PFRON nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. W interpretacji z 13 czerwca 2025 r. wskazano, że wpłaty na PFRON dokonane z dotacji są wolne od podatku, jeśli dotacja również była wolna od podatku.

W interpretacji dotyczącej estońskiego CIT z 16 listopada 2022 r. podkreślono, że wpłaty te nie stanowią „ukrytego zysku” ani wydatku niezwiązanego z działalnością gospodarczą.

Także opłaty sankcyjne za nieprawidłowe gospodarowanie środkami z funduszu rehabilitacji nie mogą być kosztami uzyskania przychodów ze względu na ich sankcyjny charakter.

Kierunki zmian i postulaty

W środowisku biznesowym pojawiają się postulaty uznania wpłat na PFRON za koszt uzyskania przychodu, argumentowane uproszczeniem rozliczeń i odciążeniem przedsiębiorców. Zwolennicy zmian uważają, że odliczalność wpłat mogłaby funkcjonować równolegle z innymi narzędziami motywującymi do zatrudniania osób niepełnosprawnych.

Ministerstwo Finansów podtrzymuje obecne rozwiązania, podkreślając ich znaczenie zarówno ekonomiczne, jak i społeczne. Eksperci wskazują, że zwiększanie innych form wsparcia (np. dotacje do wynagrodzeń, ulgi podatkowe) może być skuteczniejszym kierunkiem.

Wskazuje się również na potrzebę uproszczenia procedur związanych z dokumentowaniem obniżeń wpłat na PFRON.

Doświadczenia międzynarodowe

W Europie stosuje się różnorodne systemy wsparcia:

• Francja – obowiązkowy wskaźnik zatrudnienia i mechanizm finansowy zbliżony do polskiego,
• Niemcy – system zachęt podatkowych, brak obowiązkowych wpłat sankcyjnych,
• inne kraje – preferowanie rozwiązań pozytywnych zamiast restrykcyjnych.

Międzynarodowe porównania potwierdzają, że polskie rozwiązanie nie jest jedynym możliwym modelem realizacji wsparcia integracji zawodowej osób niepełnosprawnych. Inspiracje zagraniczne należy wdrażać z uwzględnieniem specyfiki polskiego rynku pracy.