W polskim systemie podatkowym kwestia możliwości zaliczenia wydatków udokumentowanych paragonami do kosztów uzyskania przychodów stanowi jeden z najczęstszych problemów praktycznych dla przedsiębiorców. Analiza przepisów prawnych, orzecznictwa sądów administracyjnych oraz stanowisk organów podatkowych pokazuje, że paragon może stanowić podstawę do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów, jednak pod określonymi warunkami prawnymi i formalnymi. Kluczowe jest rozróżnienie między paragonami spełniającymi wymogi faktury uproszczonej (do kwoty 450 złotych z NIP nabywcy), które mogą być bezpośrednio księgowane, a paragonami niespełniającymi tych warunków, które wymagają dodatkowego uzupełnienia w formie dowodów wewnętrznych. Praktyka podatkowa wskazuje też na liczne wyjątki, w tym paragony za autostrady, parking czy zakupy za granicą, objęte specjalnymi regulacjami. Właściwe dokumentowanie kosztów paragonami wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również zrozumienia specyfiki branżowej działalności gospodarczej.

Podstawy prawne i definicje kosztów uzyskania przychodów

Na gruncie polskiego prawa podatkowego obowiązuje zasada, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych wymienionych w art. 23 ustawy. Kluczowy jest tu wymóg związku kosztu z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz jego merytorycznego uzasadnienia. Organy podatkowe i sądy podkreślają konieczność obiektywnej oceny tego związku, uwzględniając specyfikę działalności i okoliczności jej prowadzenia.

Równie istotne jest odpowiednie udokumentowanie poniesionych kosztów. Koszty mogą być zaliczone do kosztów podatkowych tylko, jeśli zostały odpowiednio udokumentowane (art. 24a ust. 1 ustawy o PIT). To oznacza, że dokumenty muszą zawierać wszystkie informacje identyfikujące operację gospodarczą oraz jej uczestników.

W odniesieniu do paragonów jako dowodów księgowych obowiązują ogólne wymagania ustawy o rachunkowości. W szczególności dokument księgowy musi określać rodzaj dowodu, jego numer, strony operacji, opis, wartość, datę oraz podpisy osób odpowiedzialnych. W przypadku paragonów problemem może być identyfikacja nabywcy.

Paragony jako faktury uproszczone – regulacje prawne i praktyczne zastosowanie

Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest potraktowanie paragonu jako faktury uproszczonej. Zgodnie z przepisami, paragon może pełnić funkcję faktury uproszczonej, jeśli kwota należności nie przekracza 450 złotych (lub 100 euro) oraz zawiera NIP nabywcy.

Taki paragon musi obejmować:

• datę wystawienia,
• numer paragonu,
• nazwę i adres sprzedawcy,
• NIP sprzedawcy i nabywcy,
• datę dokonania dostawy (jeśli różni się od daty wystawienia),
• nazwę towaru/usługi,
• kwoty opustów lub obniżek,
• kwotę należności ogółem,
• dane dotyczące podatku VAT dla poszczególnych stawek.

Paragon spełniający wymogi faktury uproszczonej uprawnia czynnych podatników VAT do odliczenia podatku na równi ze zwykłą fakturą. Ułatwia to rozliczenia oraz eliminuje konieczność wystawiania dodatkowej dokumentacji.

Paragony bez NIP jako dowody księgowe – procedury i ograniczenia

W przypadku paragonów bez NIP lub przekraczających 450 zł kosztów, zachodzi konieczność ich dodatkowego uzupełnienia. Pozwala na to stosowna procedura przewidziana w rozporządzeniu dotyczącym podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Aby taki paragon mógł stanowić podstawę księgowania:

• na odwrocie paragonu należy wpisać imię i nazwisko/nazwę firmy, adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru lub usługi,
• dokument ten należy potwierdzić własnoręcznym podpisem,
• określić datę dokonania wydatku oraz inne wymagane przez przepisy dane.

Możliwość ta dotyczy ograniczonej kategorii kosztów, takich jak:

• zakupy materiałów biurowych,
• środków czystości i BHP,
• materiałów eksploatacyjnych,
• paliwa i olejów kupowanych za granicą.

Katalog ten ma charakter zamknięty. Pozostałe wydatki wymagają faktur lub równoważnych dowodów.

Stanowiska organów podatkowych są w tej kwestii niejednoznaczne, przez co zaleca się ostrożność i zachowanie kompletnej dokumentacji uzasadniającej związek wydatku z działalnością gospodarczą.

Specjalne przypadki paragonów w praktyce podatkowej

Poniżej przedstawiono szczególne sytuacje, w których paragony mogą dokumentować koszty uzyskania przychodów mimo braku wymogów standardowych:

• Paragony za autostrady – mogą pełnić rolę faktury, jeśli zawierają: numer, datę wystawienia, nazwy stron, dane podatkowe, informacje o usłudze, kwotę podatku i należności ogółem;
• Paragony za usługi parkingowe – są akceptowane jako dowód księgowy, pod warunkiem związku z działalnością gospodarczą;
• Paragony zagraniczne – mogą być podstawą księgowania po uzupełnieniu o dane nabywcy i podpisaniu przez osobę rozliczającą;
• Paliwo kupione w UE – paragon za paliwo za granicą (UE) może być podstawą kosztu w PKPiR, a także podstawą do zwrotu VAT.

Wymogi formalne i dokumentacyjne dla paragonów

Każdy paragon jako dowód księgowy musi spełniać wymagania ustawy o rachunkowości:

• określenie rodzaju i numeru dokumentu,
• oznaczenie stron transakcji,
• opis i wartość operacji,
• datę operacji i (jeśli jest inna) datę sporządzenia dokumentu.

Jeżeli paragon nie spełnia wymogów faktury uproszczonej, konieczne jest jego uzupełnienie o brakujące informacje, w tym identyfikację nabywcy oraz szczegółowy opis zakupu.

W przypadku paragonów zagranicznych:

• przeliczyć kwotę na złote według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego operację lub ostatniego roboczego dnia poprzedzającego;
• zanotować kurs oraz datę przeliczenia.

Paragon musi być czytelny i trwały. W przypadku paragonów termicznych zaleca się wykonanie skanu lub kserokopii na potrzeby archiwizacji.

Praktyczne zastosowanie w różnych formach księgowości

Poniżej wymieniono najważniejsze różnice związane z ewidencjonowaniem paragonów w zależności od formy księgowości:

• Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) – tylko paragony spełniające wymogi faktury uproszczonej lub niektóre kategorie kosztów (biurowe, BHP, paliwo za granicą) po uzupełnieniu o wymagane dane;
• Księgi rachunkowe (pełna księgowość) – szerokie możliwości ujmowania kosztów na podstawie paragonów po ich odpowiednim uzupełnieniu;
• Ewidencja VAT – możliwość odliczenia VAT tylko przy paragonach uznanych za fakturę uproszczoną (z NIP nabywcy do 450 zł); pozostałe w kwocie brutto;
• Ryczałt od przychodów ewidencyjnych – paragony mogą służyć głównie celom zarządczym oraz podczas kontroli podatkowych.

Orzecznictwo sądów administracyjnych i stanowiska organów podatkowych

W ostatnich latach sądy oraz organy podatkowe wypracowały bogatą linię interpretacyjną dotyczącą paragonów. Przykłady najważniejszych orzeczeń:

• Wyrok NSA z 12 września 2017 r., II FSK 2300/15 – Sąd uznał, że nie istnieje zamknięty katalog kosztów możliwych do udokumentowania paragonem fiskalnym;
• Wyrok NSA z 29 maja 2012 r., II FSK 2323/10 – Wydatki muszą być nie tylko poniesione, ale przede wszystkim odpowiednio udokumentowane;
• Wyrok NSA z 21 marca 2013 r., II FSK 1552/11 – Ciężar dowodu w zakresie udokumentowania kosztów spoczywa na podatniku;
• Interpretacja indywidualna KIS z 28 marca 2024 r., 0115-KDIT3.4011.71.2024.4.JS – Katalog dopuszczalnych dowodów jest otwarty, można uwzględniać paragony bez NIP;
• Drugi Mazowiecki US w Warszawie – stanowisko restrykcyjne (paragon nie jest dowodem, jeśli można wystawić fakturę);
• Izba Skarbowa w Poznaniu – stanowisko liberalne (paragony mogą być dowodem przy braku możliwości uzyskania faktury).

Współczesne wyzwania i trendy w dokumentowaniu kosztów paragonami

Zmiany technologiczne oraz rozwój cyfryzacji powodują wyzwania przy archiwizacji i rozliczaniu paragonów. Coraz popularniejsze są paragony elektroniczne oraz aplikacje do skanowania i gromadzenia dokumentacji, jednak muszą one spełniać określone wymogi trwałości, czytelności i możliwości kontroli przez organy podatkowe.

Wzrasta również znaczenie transakcji zagranicznych w UE. Przedsiębiorcy muszą znać nie tylko polskie przepisy, ale i regulacje państw członkowskich UE dotyczące dowodów księgowych oraz rozliczania VAT. Trendem jest też coraz większa liczba kontroli z wykorzystaniem narzędzi informatycznych, co wymaga od podatników rzetelnej archiwizacji, kompletności i spójności danych.

Praktyczne rekomendacje dla przedsiębiorców

Dla prawidłowego dokumentowania kosztów uzyskania przychodów paragonami warto przestrzegać poniższych zasad:

• Dążenie do uzyskania faktury VAT – wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, lepiej uzyskać fakturę, ponieważ faktura stanowi najlepszy dowód księgowy, nie budzący wątpliwości organów podatkowych;
• Sprawdzenie, czy paragon może być potraktowany jako faktura uproszczona – wymaga to weryfikacji, czy zawiera on NIP nabywcy oraz czy wartość transakcji nie przekracza 450 złotych;
• Uzupełnianie paragonów niespełniających wymogów faktury uproszczonej – należy uzupełnić je o brakujące informacje zgodnie z procedurami określonymi w przepisach;
• Prowadzenie rejestru paragonów – rejestr powinien zawierać podstawowe informacje o każdym wydatku oraz uzasadnienie jego związku z prowadzoną działalnością;
• Prowadzenie szczegółowej ewidencji przejazdów i wydatków związanych z pojazdami – paragony za paliwo, autostrady oraz parking powinny być uzupełniane o informacje dotyczące celu podróży, trasy oraz osób uczestniczących.

Zaleca się także właściwe archiwizowanie paragonów oraz dodatkowej dokumentacji potwierdzającej związek kosztów z działalnością gospodarczą. Dokumentacja ta może być nieoceniona podczas kontroli podatkowej oraz dla sprawnego zarządzania finansami firmy.

Wnioski i perspektywy rozwoju regulacji

Paragon może być podstawą zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem spełnienia określonych wymogów prawnych i formalnych. Najkorzystniejsze jest potwierdzenie kosztu paragonem uznanym za fakturę uproszczoną (do 450 zł, z NIP nabywcy), w pozostałych przypadkach konieczne jest uzupełnienie dokumentu i ograniczenie się do określonych rodzajów wydatków.

Różnice w możliwościach ewidencjonowania kosztów w zależności od formy prowadzenia księgowości wymagają od przedsiębiorców znajomości przepisów i staranności przy gromadzeniu dokumentacji. Utrzymywanie związku wydatku z działalnością gospodarczą i jego prawidłowego udokumentowania jest warunkiem kluczowym zarówno w przypadku kontroli, jak i codziennego zarządzania.

Obecne trendy wskazują na liberalizację i otwarcie katalogu dowodów kosztowych, jednak wymagają one od podatników większej staranności i systematyczności. Istotne jest również przygotowanie się do cyfrowych form przechowywania dokumentacji i nadchodzących zmian prawnych związanych z digitalizacją rozliczeń oraz z handlem transgranicznym w UE.

Sukces w prawidłowym wykorzystywaniu paragonów jako dowodów kosztów uzyskania przychodów zależy od połączenia znajomości przepisów prawnych z praktyką oraz zorganizowanego systemu dokumentowania wydatków w firmie. Przedsiębiorcy powinni traktować paragony jako element całego systemu ewidencji, nie jako pojedynczy przypadkowy dokument, a konsekwencja w realizacji tej strategii znacząco wpływa na bezpieczeństwo podatkowe przedsiębiorstwa.