Opłaty za parking są jednymi z najczęstszych wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, zwłaszcza tych korzystających z pojazdów służbowych lub prywatnych samochodów wykorzystywanych w celach biznesowych. Analiza polskiego prawa podatkowego potwierdza, że opłaty parkingowe mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Jednak sposób ich rozliczenia uzależniony jest od wielu czynników – charakteru pojazdu, wykorzystania miejsca parkingowego oraz prawidłowej dokumentacji. Ważne jest rozróżnienie między parkingiem firmowym dla pracowników i klientów a opłatami związanymi z eksploatacją konkretnych pojazdów – to wpływa zarówno na rozliczenie podatku dochodowego, jak i VAT.

Podstawy prawne kosztów uzyskania przychodu w Polsce

Aby koszty opłat parkingowych mogły być uznane za koszt podatkowy, należy sięgnąć do definicji kosztów uzyskania przychodów w polskim prawie podatkowym. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT są to koszty poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów, z wyłączeniem wydatków wymienionych w art. 23. Podobnie, w ustawie o CIT, stosuje się tę samą zasadę.

Definicja ta jest szeroka i obejmuje wszystkie wydatki związane z działalnością gospodarczą, o ile nie zostały wprost wyłączone przez przepisy. W praktyce każdy wydatek służący osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodów może zostać uznany za koszt, jeśli spełnione są wymogi dotyczące udokumentowania.

Co istotne, przepisy podatkowe nie przewidują szczegółowych regulacji dotyczących opłat parkingowych. Oznacza to, że do rozliczania tych wydatków stosuje się zasady ogólne – wydatek musi mieć funkcjonalny związek z działalnością.

Za koszt uzyskania przychodu można uznać wydatki mające związek z działalnością gospodarczą – zarówno pośredni, jak i bezpośredni, o ile można je należycie uzasadnić. W praktyce, w przypadku opłat parkingowych, związek ten zachodzi, gdy parkowanie jest konieczne do wykonania czynności służbowych (np. spotkania, dostawy, świadczenie usług).

Opłaty parkingowe jako koszty uzyskania przychodu – zasady ogólne

Opłaty za parking związane z prowadzeniem działalności zasadniczo spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów, jeśli są właściwie udokumentowane oraz mają służbowy charakter.

Najważniejsze zasady rozliczania to:

• wykazanie służbowego charakteru wyjazdu,
• wyłączenie opłat parkingowych dotyczących przejazdów prywatnych (np. dojazd z domu do biura),
• stosowanie proporcji odliczeń w przypadku pojazdów wykorzystywanych do celów mieszanych,
• możliwość rozliczania opłat parkingowych w ramach całościowego ryczałtu delegacyjnego.

Opłaty parkingowe związane z działalnością gospodarczą (np. postój przy biurze klienta czy w trakcie załadunku) mogą być zaliczone do kosztów firmy, o ile podróż była służbowa. W przypadku pojazdów wykorzystywanych w sposób mieszany, odliczeń należy dokonywać proporcjonalnie.

Opłaty parkingowe poniesione podczas podróży prywatnych nie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.

W przypadku pojazdów wykorzystywanych w sposób mieszany oraz w ramach ryczałtu delegacyjnego stosuje się odpowiednie proporcje bądź rozlicza się je w ramach przedstawionej ryczałtowej kwoty.

Rozliczanie opłat parkingowych w zależności od rodzaju pojazdu

Warto przeanalizować sposób rozliczenia opłat parkingowych pod kątem statusu pojazdu. Rozliczanie opłat parkingowych w kosztach podatkowych różni się w zależności od rodzaju samochodu.

W poniższej tabeli prezentujemy sposoby rozliczeń w zależności od statusu pojazdu:

W przypadku pojazdu służbowego wykorzystywanego wyłącznie firmowo, do kosztów podatkowych zalicza się całość opłaty, pod warunkiem prowadzenia ewidencji potwierdzającej użytek służbowy. Przy sposobie mieszanym – 75%. Prywatny – tylko 20% z odpowiednimi dowodami.

Wymagania dokumentacyjne dla opłat parkingowych

Aby zaliczyć opłatę parkingową do kosztów podatkowych, konieczna jest poprawna dokumentacja. Odpowiednie dokumenty to:

• faktura VAT na dane przedsiębiorcy,
• bilet parkingowy lub paragon z danymi firmy i NIP (pod warunkiem spełnienia wymogów formalnych),
• w przypadku braku danych firmy na paragonie – dokument wewnętrzny z odpowiednimi informacjami,
• brak możliwości zaliczenia do kosztów opłat na podstawie paragonu bez danych nabywcy (z wyjątkiem ściśle określonych przypadków).

Najlepszym dowodem księgowym jest faktura VAT z danymi przedsiębiorcy. Wielu operatorów parkingów udostępnia możliwość wystawienia faktury na podstawie biletu – należy o nią zadbać.

Bilety parkingowe i paragony muszą zawierać takie dane jak data, czas, miejsce, wartość opłaty oraz dane identyfikacyjne nabywcy. Paragon fiskalny bez danych nabywcy nie jest dowodem księgowym w przypadku opłaty parkingowej.

• paragon fiskalny bez danych firmy może służyć tylko jako załącznik do dowodu wewnętrznego;
• na odwrocie paragonu należy wpisać: swoje nazwisko/nazwę firmy, adres oraz rodzaj usługi;
• najkorzystniejsze są bilety z parkometrów z wpisanymi danymi firmy oraz NIP.

Archiwizacja dokumentów jest obowiązkowa! Powinny one spełniać wymogi prawne i być dostępne w razie kontroli.

Parking firmowy dla pracowników, kontrahentów i klientów

Wydatki ponoszone z tytułu utrzymania parkingu firmowego różnią się od opłat za parking związanych z eksploatacją konkretnych pojazdów. Koszty najmu, utrzymania i obsługi parkingu firmowego przeznaczonego dla pracowników, klientów oraz kontrahentów mogą być w pełni zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli nie są przypisane do konkretnych samochodów, lecz mają ogólny charakter, wspierając funkcjonowanie działalności.

Przy rozliczaniu parkingu firmowego kluczowe są następujące warunki:

• miejsca parkingowe nie mogą być przypisane do konkretnych pojazdów,
• parking musi być ogólnodostępny dla pracowników, klientów lub partnerów,
• wydatki muszą być definitywne i nie podlegają zwrotowi,
• wydatek należy odpowiednio udokumentować (umowa, faktura, rachunek).

Organy podatkowe podkreślają, że parking firmowy, z którego korzystają pracownicy i kontrahenci, można w pełni rozliczyć jako koszt podatkowy, jeśli nie odnosi się on do eksploatacji konkretnych pojazdów.

W praktyce warto prowadzić ewidencję osób korzystających z parkingu, aby w razie kontroli wykazać rzeczywiste wykorzystywanie parkingu w działalności gospodarczej.

Rozliczanie podatku VAT od opłat parkingowych

Rozliczenie podatku VAT od opłat parkingowych zależy przede wszystkim od wykorzystania pojazdu oraz charakteru miejsca parkingowego.

• W przypadku pojazdu używanego wyłącznie w celach służbowych lub parkingu ogólnodostępnego – można odliczyć 100% VAT;
• W przypadku pojazdu używanego w sposób mieszany – możliwość odliczenia VAT ograniczona jest do 50%;
• W przypadku paragonu bez danych VAT – możliwość częściowego rozliczenia kosztu (wartość netto + 50% hipotetycznego VAT – gdy podatnik jest VAT-owcem);
• Nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu przy pełnym odliczeniu VAT od parkingu ogólnodostępnego.

Odliczenie VAT od opłat parkingowych jest możliwe, jeżeli usługa parkingowa jest odpowiednio udokumentowana (najlepiej fakturą VAT na firmę).

Warto podkreślić, że interpretacje organów podatkowych potwierdzają możliwość pełnego odliczenia VAT przy parkingach ogólnodostępnych, które nie są związane z eksploatacją konkretnego pojazdu.

Przypadki szczególne i wyłączenia

W pewnych sytuacjach opłaty parkingowe nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Główne przykłady to:

• dodatkowe opłaty parkingowe wynikające z naruszenia przepisów prawa – np. przekroczenie czasu parkowania, kara za parkowanie w miejscu zakazanym,
• katalog opłat sankcyjnych wykluczonych z kosztów podatkowych – na podstawie osobnych przepisów, np. mandatów, kar administracyjnych.

Nie można rozliczyć opłat parkingowych za przejazdy prywatne, np. z domu do siedziby firmy.

W przypadku abonamentów czy opłat ryczałtowych należy rozdzielić udział służbowy i prywatny.

Wydatki ponad ustawowe limity (20% dla prywatnych, 75% dla mieszanych) nie mogą zostać uznane za koszt podatkowy.

Opłaty parkingowe poniesione podczas użytkowania służbowego pojazdu do celów prywatnych również nie mogą być rozliczane.

Opłaty za parking długoterminowy podczas wyjazdów częściowo służbowych i częściowo prywatnych także wymagają proporcjonalnego rozliczenia.

Interpretacje podatkowe i praktyka organów skarbowych

Organy podatkowe prezentują liberalne podejście, jeżeli spełnione są warunki związku z działalnością gospodarczą oraz właściwej dokumentacji.

Poniżej najważniejsze stanowiska organów podatkowych:

• wydatki na wynajem parkingu firmowego udostępnionego pracownikom, kontrahentom i partnerom biznesowym mogą być w pełni zaliczane do kosztów uzyskania przychodów;
• ograniczenia dotyczą kosztów eksploatacji samochodów, a nie wydatków na parking ogólny;
• pełne odliczenie VAT za parking (nieprzypisany do konkretnego pojazdu) jest możliwe;
• właściwe udokumentowanie (faktura, bilet z danymi firmy) to klucz do rozliczenia opłaty parkingowej;
• ujęcie opłaty parkingowej w kosztach wymaga wykazania służbowego charakteru oraz prawidłowej archiwizacji dokumentu.

W przypadku wątpliwości warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. Sądy administracyjne podkreślają liberalne, korzystne dla przedsiębiorców podejście – obowiązują ogólne zasady kosztów uzyskania przychodów, jeśli wydatek służy działalności i jest odpowiednio udokumentowany.

Praktyczne aspekty księgowania i ewidencjonowania opłat parkingowych

Prawidłowe ujęcie opłaty parkingowej w księgach zależy od charakteru pojazdu oraz wybranego systemu księgowości w firmie.

• w księdze przychodów i rozchodów – wartość netto opłaty + nieodliczony VAT księguje się w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”;
• w pełnych księgach rachunkowych – opłaty parkingowe księguje się na koncie 405 „Usługi obce”;
• odliczony VAT ujmuje się w rejestrze zakupów VAT;
• przy pojazdach mieszanych – stosuje się odpowiednią proporcję (75% opłaty parkingowej do kosztów, VAT – 50%);
• przy pojazdach prywatnych – 20% wartości opłaty parkingowej razem z nieodliczonym VAT.

Każdy dowód opłaty parkingowej musi być podpisany, opisany (cel wyjazdu) i przyporządkowany do konkretnego pojazdu czy delegacji. Przy parkingu ogólnodostępnym – wystarczy adnotacja o związku z działalnością.

Należy archiwizować wszystkie dokumenty parkingowe, najlepiej z notką wyjaśniającą cel poniesienia wydatku.

Porównanie z regulacjami w innych krajach Unii Europejskiej

Przepisy dotyczące rozliczania opłat parkingowych na terenie UE są zasadniczo podobne, ale różnią się w szczegółach.

• Niemcy – wymagana szczegółowa ewidencja podróży lub ryczałt 0,03% wartości pojazdu za każdy kilometr prywatny;
• Francja – podobne zasady jak w Polsce, lecz z większym liberalizmem dla pojazdów służbowych;
• Wielka Brytania – pełne rozliczenie opłat parkingowych służbowych, wymagane udokumentowanie celu podróży;
• Włochy – rozliczanie opłat proporcjonalnie dla pojazdów służbowych używanych mieszanie;
• Hiszpania – możliwość pełnego rozliczenia, gdy koszt ma związek z działalnością gospodarczą.

Perspektywy rozwoju regulacji podatkowych

Oczekiwane zmiany i trendy, które mogą wpłynąć na przyszłe rozliczanie opłat parkingowych w Polsce, to:

• harmonizacja przepisów na poziomie UE;
• upowszechnianie elektronicznych systemów płatności i e-faktur;
• preferencyjne traktowanie wydatków ekologicznych (np. opłaty za parkowanie i ładowanie elektryków);
• wzrost znaczenia car-sharingu i sytuacji niestandardowych;
• nowe podejście do kosztów parkowania w kontekście pracy zdalnej i elastycznych form zatrudnienia.

Technologiczne nowinki, cyfryzacja i ekologia będą miały coraz większy wpływ na przyszłe rozliczanie kosztów parkingowych.