Tak – zarówno wydatki na zakup domeny internetowej, jak i na usługi hostingowe mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, o ile spełniają ustawowe warunki. Potwierdzają to polskie przepisy podatkowe, liczne interpretacje organów skarbowych oraz orzecznictwo. Wydatki te co do zasady rozlicza się jako koszty bieżące (operacyjne), a nie jako wartości niematerialne i prawne podlegające amortyzacji.

Dla przedsiębiorcy oznacza to możliwość obniżenia podstawy opodatkowania o kwoty wydane na rejestrację domeny i wynajęcie przestrzeni na serwerze. Prawidłowe rozliczenie wymaga jednak uwzględnienia specyficznych zasad zależnych m.in. od formy prowadzenia działalności, kraju dostawcy usług oraz wybranej metody rozliczania kosztów.

W praktyce domena i hosting bezpośrednio wspierają osiąganie przychodów, dlatego – przy właściwej dokumentacji i wykazaniu związku z działalnością – można je zaliczyć do kosztów podatkowych.

Ustawowa definicja kosztów uzyskania przychodu i ich fundamentalne znaczenie

Rozumienie pojęcia kosztów uzyskania przychodu stanowi fundament prawidłowego rozliczania wydatków biznesowych. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Definicja ma charakter funkcjonalny – o zaliczeniu wydatku do kosztów podatkowych decyduje jego związek z działalnością gospodarczą, a nie formalna klasyfikacja czy miejsce w planie kont. Ustawodawca ujął ją w sposób otwarty, co pozwala zaliczać do kosztów wydatki racjonalnie służące działalności, nawet jeśli nie są wymienione wprost w przepisach.

Przepisy przewidują katalog wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (art. 23 ustawy o PIT). Katalog ten nie zawiera pozycji odnoszących się do domeny internetowej ani hostingu, co otwiera drogę do uznania ich za koszty podatkowe, jeśli są związane z działalnością. Organy podatkowe potwierdzają to w interpretacjach – np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (15.01.2010, IPPB5/423-720/09-2/PJ) wskazał, że koszty nabycia praw do domeny należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia.

Domena internetowa jako koszt uzyskania przychodu – analiza prawna i praktyczna

Natura domeny internetowej a jej klasyfikacja podatkowa

Aby prawidłowo rozliczyć wydatki na domenę, trzeba zrozumieć jej naturę prawną oraz to, co faktycznie nabywamy przy rejestracji. Domena to unikalny adres w internecie (np. z rozszerzeniem .pl, .com, .org). W świetle przepisów domena nie jest traktowana jako wartość niematerialna i prawna (WNiP), co potwierdzają liczne interpretacje indywidualne.

Umowa z rejestratorem ma charakter nienazwany, zbliżony do najmu lub dzierżawy. Nie dochodzi do nabycia prawa majątkowego w rozumieniu praw autorskich ani licencji na oprogramowanie, lecz do oddania do używania „bytu wirtualnego”, jakim jest domena. Nazwa domeny nie stanowi utworu ani znaku towarowego. W konsekwencji nabycie domeny nie powoduje powstania WNiP w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie. Gdyby domena była WNiP, należałoby ją amortyzować przez okres użytkowania (zwykle co najmniej 60 miesięcy). Katalog WNiP podlegających amortyzacji (art. 16b ust. 1 ustawy o CIT) ma charakter zamknięty i nie obejmuje domen internetowych, dlatego wydatki na domenę rozlicza się jako koszty bieżące. Potwierdza to m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 19.07.2023 r., 0111-KDIB1-3.4010.318.2023.1.AN – domena internetowa nie stanowi WNiP.

Klasyfikacja wydatków na domenę w księdze przychodów i rozchodów

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) wydatki na domenę ujmuje się w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”. Dla czynnych podatników VAT do kosztów trafia wartość netto, a dla podatników zwolnionych – wartość brutto.

Warunkiem ujęcia wydatku jest prawidłowe udokumentowanie fakturą wystawioną przez rejestratora domeny. Dokument „pro forma” nie jest fakturą i nie stanowi podstawy do ujęcia kosztu – konieczna jest faktura spełniająca wymogi prawa (m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, numer i data wystawienia, opis usługi/okres, kwoty netto/brutto, stawka VAT, jeśli dotyczy).

Jeżeli wartość netto wydatku nie przekracza 10 000 zł, można ująć go bezpośrednio w kosztach. Gdy łączny zakup obejmuje szerszy pakiet (np. domenę, hosting i wykonanie strony) o znacznej wartości, warto rozbić pozycje na elementy (usługi bieżące vs. nabycie praw) – co do zasady jednak sama domena nie jest klasyfikowana jako WNiP.

Metody rozliczania wydatków na domenę – kasowa i memoriałowa

Sposób ujęcia kosztu zależy od wybranej metody rozliczania w PKPiR – kasowej lub memoriałowej, stosowanej konsekwentnie przez cały rok.

Przy metodzie kasowej, popularnej w JDG z uproszczoną księgowością, koszt ujmuje się w dacie poniesienia (wystawienia faktury), nawet jeśli usługa będzie wykorzystana w kolejnym roku podatkowym.

Przy metodzie memoriałowej (częściej w pełnych księgach) koszt rozlicza się proporcjonalnie do okresu, którego dotyczy, zwykle poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (RMK). Nowoczesne systemy księgowe (np. wFirma.pl) automatycznie rozkładają koszt po wprowadzeniu dat początku i końca świadczenia.

Hosting jako usługa – aspekty podatkowe i księgowe

Definicja hostingu i jego rola w prowadzeniu działalności internetowej

Hosting to usługa polegająca na udostępnieniu zasobów serwerowych, czyli wynajęciu miejsca i mocy obliczeniowej na zewnętrznym serwerze w celu utrzymywania stron i aplikacji (w tym poczty).

Zakres typowego hostingu obejmuje między innymi:

• zarządzanie serwerem,
• zapewnienie łączności z internetem i transferu danych,
• zabezpieczenia (firewall, certyfikaty, monitoring),
• kopie zapasowe i procedury odtwarzania,
• wparcie techniczne i utrzymanie środowiska (np. PHP, bazy danych, CMS).

Wyróżnia się m.in. hosting współdzielony (tańszy, dla mniejszych stron) oraz VPS i serwery dedykowane (dla serwisów o większym ruchu). Roczny koszt podstawowego hostingu często wynosi ok. 500 zł brutto, w zależności od pakietu.

Hosting w kontekście kosztów uzyskania przychodu

Usługi hostingowe nie są wymienione w art. 23 ustawy o PIT jako wyłączone z kosztów, dlatego mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, jeśli są związane z działalnością. Hosting jest niezbędny do utrzymania strony i zabezpieczenia źródła przychodów, a więc spełnia kryterium celowości.

Wydatki na hosting to koszty pośrednie – nie da się ich powiązać z konkretnym przychodem, lecz wspierają całą działalność. Nie ujmuje się ich jako WNiP i nie amortyzuje, tylko rozlicza bezpośrednio (w roku poniesienia albo proporcjonalnie – zależnie od wybranej metody).

Klasyfikacja w księdze przychodów i rozchodów i rozliczenie VAT

Analogicznie do domeny, wydatki na hosting ujmuje się w kolumnie 13 PKPiR jako „pozostałe wydatki”. Dla czynnych podatników VAT kosztem jest wartość netto, a dla zwolnionych – wartość brutto.

Na gruncie VAT usługi hostingowe klasyfikuje się jako usługi elektroniczne, co wpływa na zasady ustalania miejsca świadczenia (i opodatkowania) w transakcjach B2B.

Rozliczenie VAT – krajowe i międzynarodowe aspekty

Hosting i domena jako usługi elektroniczne – zasady ogólne

Na gruncie VAT zarówno domena, jak i hosting są usługami elektronicznymi. Zgodnie z art. 28b ustawy o VAT w transakcjach B2B miejscem świadczenia jest kraj siedziby usługobiorcy. Jeśli polski podatnik kupuje domenę lub hosting od zagranicznego dostawcy (z UE lub spoza UE), miejscem opodatkowania jest Polska.

W myśl art. 2 pkt 9 ustawy o VAT jest to import usług, w którym podatnikiem jest usługobiorca. Polska firma rozlicza VAT w Polsce na zasadzie odwrotnego obciążenia, wykazując podatek należny i – przy sprzedaży opodatkowanej – podatek naliczony do odliczenia.

Zakup usług od dostawcy z Unii Europejskiej

Przy zakupie z UE – zgodnie z art. 28b – polski podatnik VAT rozlicza podatek w Polsce (odwrotne obciążenie). W systemie księgowym wybiera się zwykle „Import usług art. 28b” i wpisuje wartość netto faktury z odpowiednią krajową stawką VAT; system automatycznie wykaże VAT należny i naliczony. Importu usług nie wykazuje się w informacji podsumowującej VAT-UE.

Zakup usług od dostawcy spoza Unii Europejskiej

Przy zakupie spoza UE wybiera się opcję „Import usług” (bez dopisku art. 28b). Mechanizm rozliczenia jest tożsamy – podatek należny i naliczony wykazuje nabywca, co co do zasady zapewnia neutralność VAT.

Aby odliczyć VAT od importu usług, trzeba być czynnym podatnikiem VAT. Podatnicy zwolnieni z VAT nie mają prawa do odliczenia i muszą zapłacić VAT z własnych środków, wykazując go np. w deklaracji VAT-9M.

Specjalna kwestia podatku u źródła (WHT) dla usług hostingowych

Wątpliwości budziło, czy opłaty za zagraniczny hosting podlegają podatkowi u źródła (CIT, art. 21 ust. 1 pkt 1) jako użytkowanie urządzenia przemysłowego. Naczelny Sąd Administracyjny (23.07.2025, II FSK 1361/22) uznał, że standardowy hosting nie jest użytkowaniem urządzenia przemysłowego, gdy podatnik nie ma fizycznego dostępu do serwera ani wpływu na jego parametry. W konsekwencji opłaty za typowe usługi hostingu zasadniczo nie podlegają WHT.

Różne formy prowadzenia działalności – specyfika rozliczania

Poniżej zestawiono kluczowe zasady ujęcia kosztów domeny i hostingu w zależności od formy prowadzenia działalności:

Zagraniczne źródła usług – szczególne zagadnienia VAT i PIT

Import usług domeny i hostingu od dostawcy zagranicznego

Zakup domeny/hostingu od podmiotu z UE lub spoza UE oznacza import usług (art. 28b ustawy o VAT). Miejscem opodatkowania jest Polska, a polski podatnik VAT sam rozlicza VAT (odwrotne obciążenie).

W systemach księgowych wybiera się zwykle „Import usług art. 28b” (UE) lub „Import usług” (państwa trzecie). System wykazuje VAT należny i naliczony, co zapewnia neutralność podatku przy działalności opodatkowanej. Podatnik zwolniony z VAT musi złożyć VAT-9M i zapłacić VAT bez prawa do odliczenia.

Rozliczenie na gruncie PIT wydatków na usługi zagraniczne

Na gruncie PIT zasady są takie same jak przy zakupach krajowych: wydatki na domenę i hosting stanowią koszty uzyskania przychodu (kolumna 13 PKPiR). Czynni podatnicy VAT ujmują koszty w kwocie netto, zwolnieni – w kwocie brutto.

W przypadku faktur w walucie obcej kwoty przelicza się na złote według właściwego kursu NBP (co do zasady średni kurs z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu; dla VAT – z dnia powstania obowiązku podatkowego).

Praktyczne wskazówki dotyczące księgowania wydatków na domenę i hosting

Niezbędna dokumentacja i procedury

Faktura to podstawowy dowód księgowy – zwróć uwagę, by zawierała kluczowe informacje:

• prawidłowe dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres),
• numer dokumentu i data wystawienia,
• precyzyjny opis usługi oraz okres obowiązywania,
• kwoty netto/brutto i walutę rozliczenia,
• stawki i kwoty VAT (jeśli dotyczy),
• warunki płatności i ewentualne numery zamówień.

Dokumentację należy przechowywać przez co najmniej 5 lat (od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku). Przy zakupach zagranicznych warto zachować także potwierdzenie kursu wymiany.

Rozliczanie wydatków powyżej 10 000 zł

Próg 10 000 zł netto dotyczy zasadniczo kwalifikacji wybranych składników jako środków trwałych lub WNiP. Sama domena i hosting z reguły nie stanowią WNiP, dlatego nawet wyższe kwoty (dotyczące usług bieżących) można zaliczyć bezpośrednio do kosztów, jeśli są właściwie udokumentowane i spełniają kryteria ustawowe. Przy pakietach (domena + hosting + wykonanie strony) warto rozbić fakturę na elementy, by poprawnie je sklasyfikować.

Ewidencja kosztów w systemach informatycznych

W systemach dla małych firm (np. wFirma.pl) wydatki oznacza się jako „inne wydatki związane z działalnością”, a w razie potrzeby aktywuje RMK z datami początku i końca okresu; system automatycznie rozłoży koszt proporcjonalnie. W ewidencji ręcznej niezbędne jest samodzielne wyliczenie części kosztu przypadającej na poszczególne miesiące/lata.

Integracja z deklaracjami podatkowymi

Wydatki ujęte w kolumnie 13 PKPiR trafiają do zeznań rocznych (np. PIT-36 dla skali lub PIT-36L dla podatku liniowego) jako koszty pośrednie. W pełnych księgach koszty te ujmuje się zwykle w pozycji „usługi obce”.

Na gruncie VAT VAT naliczony od domeny i hostingu wykazuje się w rejestrze zakupów i w pliku JPK_V7M/JPK_V7K jako podatek podlegający odliczeniu (o ile wydatek służy sprzedaży opodatkowanej).

Wydatki powiązane z działalnością internetową – szerszy kontekst

Certyfikaty SSL i inne usługi wspierające stronę internetową

Do typowych kosztów towarzyszących utrzymaniu strony należą m.in.:

• certyfikaty SSL (część dostawców oferuje Let’s Encrypt),
• usługi SEO i analityka internetowa,
• materiały graficzne i copywriting,
• narzędzia e-mail i marketing automation,
• aktualizacje CMS, wtyczek i audyty bezpieczeństwa.

Wydatki na SSL oraz usługi wspierające co do zasady stanowią koszty uzyskania przychodu i ujmuje się je w kolumnie 13 PKPiR jako pozostałe wydatki. Wydatki na wykonanie strony mogą wyjątkowo stanowić WNiP, jeżeli dochodzi do przeniesienia autorskich praw majątkowych na zamawiającego.

Pozycjonowanie i reklama internetowa

Pozycjonowanie (SEO) oraz reklama online (np. Google Ads, Facebook Ads) zasadniczo stanowią koszty uzyskania przychodu i ujmuje się je w kolumnie 13 PKPiR. Każdy wydatek musi być udokumentowany fakturą i wykazywać związek z działalnością oraz potencjalnym przychodem.

Specjalne przypadki i problematyczne sytuacje

Zakup domeny w drugiej ręce – od innego przedsiębiorcy

Gdy domena jest nabywana od innego przedsiębiorcy, przeniesienie samego prawa do domeny rozlicza się jak standardowy koszt (analogicznie do rejestracji u rejestratora). Jeśli umowa obejmuje także przeniesienie praw autorskich do strony lub licencji, należy rozważyć kwalifikację tych elementów jako WNiP. Kluczowa jest treść umowy i zakres przenoszonych praw.

Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności

Wydatki poniesione przed rejestracją działalności (np. na domenę i hosting przygotowujące start firmy) można zaliczyć do kosztów w roku rozpoczęcia działalności, o ile będą wykorzystywane w firmie i są właściwie udokumentowane.