Zagadnienie zaliczania opłat sądowych, szczególnie opłat od pozwu, do kosztów uzyskania przychodu należy do najbardziej złożonych i kontrowersyjnych obszarów polskiego prawa podatkowego. Wymaga ono dogłębnej analizy przepisów, orzecznictwa sądów administracyjnych oraz interpretacji organów podatkowych, które w ostatnich latach nie prezentują jednolitego stanowiska. Opłata sądowa od pozwu może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu, jednak uzależnione jest to od spełnienia precyzyjnych warunków oraz udowodnienia związku przyczynowo-skutkowego między wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podstawy prawne kosztów uzyskania przychodów

Dla oceny możliwości zaliczenia opłat sądowych do kosztów uzyskania przychodów kluczowe są poniższe regulacje prawne:

• art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,
• przepisy wyłączające konkretne koszty w ustawach podatkowych,
• indywidualna ocena w każdym przypadku.

Koszty uzyskania przychodów muszą być poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodu, co zawsze ocenia się z perspektywy racjonalnego przedsiębiorcy w momencie podejmowania wydatku. Należy właściwie udokumentować ponoszone opłaty oraz ich związek z działalnością gospodarczą. Podatnik powinien przedstawić dowody potwierdzające celowość kosztu i jego powiązanie z przychodami. Opłaty sądowe stanowią koszty pośrednie, rozliczane w momencie ich poniesienia.

Opłaty sądowe a działalność gospodarcza

Opłaty sądowe są obligatoryjnym świadczeniem powiązanym z wniesieniem pisma do sądu. Ich wysokość zależy od wartości sporu i rodzaju sprawy.

• w sprawach do 500 zł wynosi 30 zł,
• w sprawach powyżej 20 000 zł stosuje się opłatę 5% wartości, maksymalnie 200 000 zł.

Z perspektywy przedsiębiorcy opłaty sądowe najczęściej pojawiają się w związku z dochodzeniem należności od kontrahentów, obroną przed nieuzasadnionymi roszczeniami, sporami umownymi czy sprawami pracowniczymi. Ważne jest udokumentowanie bezpośredniego związku między wydatkiem a działalnością gospodarczą. Organy podatkowe w interpretacjach uznają, że opłaty sądowe poniesione w celu uzyskania należności nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodu.

Warunki uznania opłat sądowych za koszt uzyskania przychodu

Aby opłata sądowa mogła być ujęta jako koszt podatkowy, muszą zostać spełnione następujące warunki:

• celowość wydatku – wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu;
• brak wyłączeń ustawowych – wydatek nie wymieniony w katalogu kosztów wyłączonych;
• prawidłowa dokumentacja – dowody poniesienia wydatku i jego związku z działalnością;
• uzasadnienie ekonomiczne – wydatek jest racjonalny i uzasadniony;
• moment poniesienia – musi nastąpić w trakcie prowadzenia działalności.

Konieczne jest udowodnienie choćby pośredniego związku wydatku z działalnością, na przykład w przypadku obrony przed nieuzasadnionym pozwem.

Stanowisko organów podatkowych i orzecznictwo

Warto wskazać na wybrane interpretacje podatkowe, które ilustrują rozbieżności w podejściu organów:

• Interpretacja indywidualna z 28 czerwca 2023 r. – koszty procesu mogą być kosztem podatkowym nawet przy przegranej sprawie;
• Interpretacja z 29 czerwca 2023 r. – koszty nie mogą być rozliczone, jeśli powstały z winy podatnika;
• Interpretacja z 25 kwietnia 2025 r. – brak spełnienia przesłanki celowości, więc nie uznaje się kosztu za podatkowy;
• Interpretacja z 22 sierpnia 2017 r. – koszty sądowe można zaliczyć do kosztów podatkowych, jeśli chronią interesy spółki.

Podobne rozbieżności pojawiają się w orzecznictwie sądów administracyjnych, zwłaszcza w sprawach pracowniczych oraz związanych z dochodzeniem własnych praw przez pracodawców.

Różnice w traktowaniu różnych typów spraw

Praktyka interpretacyjna organów różnicuje podejście w zależności od rodzaju sprawy:

• sprawy o dochodzenie należności i spory kontraktowe zwykle korzystnie traktowane,
• sprawy pracownicze wymagają szczegółowego udowodnienia związku z działalnością,
• sprawy frankowe – liberalne podejście,
• sprawy karne/administracyjne – zależność od okoliczności oraz braku umyślnego naruszenia prawa,
• spory korporacyjne oceniane przez pryzmat wpływu na spółkę i jej dochody.

Kryterium winy podatnika

Jednym z bardziej kontrowersyjnych kryteriów jest wina podatnika. Organy podatkowe niejednokrotnie odmawiają prawa do rozliczenia kosztu, jeśli powstał on ze „winy podatnika”.

Przepisy podatkowe nie przewidują jednak kryterium winy – kluczowa jest celowość i racjonalność wydatku.

Należy odróżnić winę umyślną od nieumyślnej – błędy nieumyślne nie powinny automatycznie wykluczać kosztów obrony z kosztów podatkowych.

Aspekty rachunkowe i praktyczne

Z rachunkowego punktu widzenia, opłaty sądowe klasyfikowane są jako koszty pośrednie i ewidencjonowane w momencie poniesienia, w pozycji „Inne koszty operacyjne”.

W przypadku wygrania sprawy i zwrotu kosztów przez drugą stronę, otrzymane środki wykazuje się jako przychód operacyjny.

Szczególnie istotne jest posiadanie kompletnych dokumentów: dowodu wpłaty, pozwu oraz dowodów związku sprawy z działalnością firmy. Planowanie podatkowe wymaga uwzględnienia możliwych skutków postępowania sądowego na etapie podejmowania decyzji procesowej.

Postępowania windykacyjne – specjalny przypadek

Opłaty sądowe związane z postępowaniami windykacyjnymi najłatwiej uzasadnić podatkowo, ponieważ mają oczywisty związek z uzyskaniem lub zabezpieczeniem przychodu:

• posiadanie umowy, dokumentacji powstania należności i wykonania świadczenia,
• podjęcie windykacji w rozsądnym czasie i w sposób ekonomicznie uzasadniony,
• koszty windykacji pozasądowej można traktować jako koszty bezpośrednie, jeśli łatwo je przypisać do określonych należności,
• organy zwykle nie kwestionują częściowego odzyskania należności, jeśli działania były racjonalne.

Wpływ rodzaju działalności gospodarczej

Rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej decyduje o możliwości zaliczania opłat sądowych do kosztów uzyskania przychodu.

• w instytucjach finansowych (banki, spory frankowe) rozliczenie kosztów związane jest z relacją z klientami,
• w działalności handlowej spory z kontrahentami traktowane są jako naturalne ryzyko biznesowe,
• w usługach istotne jest wykazanie braku rażącego naruszenia standardów zawodowych,
• w produkcji i budownictwie łatwo powiązać spory z realizacją przychodów.

Wpływ wyniku postępowania sądowego

Na możliwość zaliczenia opłaty do kosztów teoretycznie wpływa moment poniesienia wydatku, ale w praktyce organy podatkowe coraz częściej biorą pod uwagę wynik sprawy.

Najbardziej racjonalną praktyką jest ocena działań podatnika w chwili ich inicjacji, nie zaś w świetle końcowego wyroku. Wyjątkami są sprawy o działaniu w złej wierze lub oczywistej bezcelowości wydatków.

Szczególne przypadki i sytuacje graniczne

Niektóre sytuacje wymagają indywidualnej analizy:

• spory między wspólnikami – koszty uzasadnione przy sporach dotyczących zarządu lub strategii firmy,
• spory majątkowe przy podziale prywatnego majątku firmy – koszty można dzielić proporcjonalnie,
• ochrona dóbr osobistych podatnika, jeśli powiązana z prowadzoną działalnością,
• koszty ochrony własności intelektualnej, jeśli wykorzystywana jest komercyjnie,
• koszty obrony w sprawach karno-skarbowych tylko, gdy nie wynikały z naruszenia przepisów umyślnie i są ściśle związane z działalnością gospodarczą.

Wnioski i rekomendacje praktyczne

Zaliczenie opłat sądowych do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od wykazania powiązania z działalnością gospodarczą, racjonalności i dobrego udokumentowania wydatku.

• kluczowe są: związek z działalnością gospodarczą, racjonalność, dokumentacja oraz brak ustawowych wyłączeń;
• największe szanse podatnik ma w sprawach o dochodzenie należności i spory kontraktowe;
• problematyczne są sytuacje, przy których można przypisać winę podatnikowi – konieczne szczegółowe dokumentowanie;
• warto uzyskiwać indywidualne interpretacje podatkowe przed poniesieniem kosztów;
• zaleca się tworzenie jasnych wytycznych oraz ew. zmiany legislacyjne;
• opłata od pozwu zostanie uznana za koszt uzyskania przychodu, jeśli spełni konkretne kryteria wynikające z ustaw podatkowych i interpretacji organów.

Opłata od pozwu może być kosztem podatkowym wyłącznie po spełnieniu formalnych i faktycznych warunków: udowodnieniu związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, racjonalności wydatku, prawidłowej dokumentacji oraz braku wyłączenia ustawowego. Szczególnie rekomendowane jest ostrożne podejście i monitorowanie aktualnych interpretacji organów podatkowych.